La negoziazione della Supply Chain può essere semplice o complessa.
Un professionista degli acquisti deve mirare ad avere successo nelle trattative con i fornitori per ottenere il miglior prezzo con le migliori condizioni per ogni articolo acquistato.
Base di fornitori più piccoli e contratti a lungo termine
Il processo di negoziazione è diventato un settore più importante nel processo della catena di approvvigionamento poiché le aziende cercano di ridurre le loro spese aumentando il loro potere d'acquisto. Ciò significa che i professionisti degli acquisti devono negoziare tariffe sempre migliori con i fornitori pur mantenendo o aumentando la qualità e il servizio.
In passato, le aziende avevano una lunga lista di fornitori che avrebbero acquistato articoli diversi dai quali si richiedevano risorse d'acquisto per trascorrere un tempo limitato nella negoziazione dei prezzi più bassi. La migliore soluzione disponibile era confrontare i prezzi di listino dai cataloghi e selezionare il fornitore in base a tali informazioni. La tendenza nell'ultimo decennio è stata quella di razionalizzare la base di fornitori e stipulare accordi a lungo termine con il single-sourcing. Ciò offre alle aziende la possibilità di negoziare prezzi significativamente più bassi per gli articoli che stavano acquistando da un numero di fornitori separati.
I venditori sono partner
L'enfasi sulla negoziazione si è spostata dallo scenario di prezzo più basso alla negoziazione con un numero minore di venditori per ottenere il prezzo più basso con il miglior servizio, qualità e condizioni. L'obiettivo per le aziende era ridurre le spese complessive piuttosto che negoziare il prezzo più basso con un gran numero di venditori, il che non ha dato il miglior risultato complessivo.
I contratti negoziati a lungo termine con una base di fornitori più piccola hanno prodotto più di una relazione di partnership tra acquirente e fornitore. La relazione può diventare meno avversaria a vantaggio dell'acquirente e del venditore. In un tipo di partner o relazione, l'acquirente incoraggerà il venditore ad aumentare la qualità e il servizio e il venditore sa che così facendo la partnership continuerà con un contratto rinnovato con vendite garantite.
Negoziazione o RFQ
I reparti acquisti non governativi continuano a offrire una gamma di fornitori prequalificati una richiesta di offerta (RFQ) per articoli o servizi che desidera acquistare. Il processo di offerta competitivo può produrre una serie di offerte e condizioni che il reparto acquisti valuterà e quindi assegnerà l'attività. Questo può o non può implicare una qualche forma di negoziazione.
La maggior parte delle transazioni negoziate riguarderanno articoli o servizi che non sono necessariamente definibili da una RFQ. Il reparto acquisti e il venditore negozieranno più di un prezzo. La negoziazione riguarderà di norma ciò che deve essere prodotto o qual è l'estensione del servizio da fornire, la garanzia, i servizi di trasporto, l'assistenza tecnica, l'alternativa di imballaggio, i piani di pagamento, ecc.
L'acquisto di articoli o servizi di costo significativo richiederà trattative prolungate per arrivare a un contratto definitivo.
I professionisti degli acquisti sono tenuti a partecipare a questi tipi di trattative per garantire che le loro aziende ottengano il prezzo migliore con i termini più favorevoli e il personale potrebbe dover essere istruito sui metodi di negoziazione in quanto diventa più comune in un clima economico difficile.
Obiettivi di negoziazione
Il personale addetto agli acquisti dovrebbe inserire tutte le trattative con obiettivi chiaramente definiti. Senza avere obiettivi, la possibilità per il professionista degli acquisti di concedere prezzo, qualità o servizio è aumentata in modo significativo. Il negoziatore dovrebbe avviare discussioni con il venditore con obiettivi precisi che desidera raggiungere per la propria azienda.
L'obiettivo non dovrebbe essere assoluto e dovrebbe consentire una certa flessibilità.
Tuttavia, il negoziatore dovrebbe anche assicurarsi che non si discostino dagli obiettivi e si permettano di negoziare su aree che non facevano parte della discussione. Ad esempio, un negoziatore potrebbe aver collaborato con il fornitore per quanto riguarda i prezzi e il servizio, ma non la qualità. Quando il venditore inizia a discutere di qualità, il negoziatore dovrebbe astenersi da qualsiasi accordo in cui si trovi senza un obiettivo prefissato.
La negoziazione è una parte importante del ruolo del professionista degli acquisti. È un'abilità appresa e la formazione può aiutare il personale addetto all'acquisto a capire cosa è necessario quando si negozia con i fornitori.