In definitiva, il contratto sarà un documento che delineerà tutte le regole che regoleranno il vostro rapporto in avanti e più chiaro e preciso, meglio sarà implementato e rispettato. L'obiettivo è trovare un equilibrio con il venditore e vederli come partner in modo che entrambi raggiungano i propri obiettivi e obiettivi aziendali firmando il contratto.
Negoziazione del contratto di successo significa che entrambe le parti cercano i lati positivi che vanno a beneficio di entrambe le parti in ogni settore, pur ottenendo un accordo giusto ed equo. Un contratto firmato a beneficio di entrambe le parti fornirà una solida base per costruire un rapporto duraturo con il venditore. Di seguito sono riportati gli obiettivi e le strategie semplici e facili da implementare per il successo delle trattative contrattuali.
Obiettivi dei negoziati contrattuali
Gli obiettivi di negoziazione del contratto possono essere utilizzati per valutare il contratto in base a ciascuno di questi criteri:
- Spiegare chiaramente tutti i prerequisiti, i termini e le condizioni essenziali.
- I beni o servizi da fornire sono dettagliati e definiti.
- Il risarcimento è chiaramente indicato, compreso il costo totale, i programmi di pagamento e le condizioni di finanziamento.
- Delineare tutte le principali pietre miliari quali date di validità, date di completamento / termine e possibili date di rinnovo.
- Identificare e affrontare potenziali rischi e responsabilità.
- Definizione e definizione di aspettative ragionevoli per la partnership, inclusa una strategia e una tempistica di comunicazione.
Negoziati contrattuali strategici
1. Elenca le priorità di rango e le alternative: avere l'elenco degli elementi più importanti rispetto a quelli che non sono così importanti ti consente di fare un trade-off se necessario. Questo elenco dovrebbe essere un elenco dinamico che viene tenuto aggiornato in base alle esigenze dell'azienda in merito al funzionamento con questo fornitore. Non è pratico presumere che sarete in grado di negoziare efficacemente tutte le aree del contratto contemporaneamente. Quindi, vuoi essere sicuro che ciò che è più importante per te è discusso e concordato prima di passare a elementi meno importanti.
2. Riconoscere la differenza tra ciò che è necessario e ciò che si desidera: rivedere le priorità frequentemente durante il processo di pianificazione dei negoziati contrattuali e un'ultima volta alla fine. Assicurati di porre le domande difficili: "È davvero una priorità per la nostra azienda, o è un 'bello avere'?" "Questa priorità è stata il risultato di qualche manovra politica interna, o è vera?" "Se dovessimo sacrificare questo oggetto, questo accordo può ancora essere vantaggioso per entrambe le parti?"
3. Conoscere la linea di fondo in modo da sapere quando andare via: c'è un costo o tariffa oraria che la vostra azienda non può superare?
Ti sei reso conto che una o due delle principali priorità sono veramente non negoziabili e sarà meglio allontanarsi da questo contratto se il venditore non è d'accordo? Elencateli insieme alla logica in modo che possiate usarli per negoziare l'accordo ottimale.
4. Definisci limiti di tempo e benchmark: imposta gli standard di misurazione delle prestazioni che ti aspetteresti dal tuo fornitore. Questo sarà un metodo chiave per monitorare le prestazioni del venditore. Il successo del fornitore sarà fondamentale per ottenere un buon valore da questo contratto. Pertanto, vorrai negoziare una sanzione equa ed equa quando gli indicatori di prestazione chiave (KPI) non vengono raggiunti.
5. Valutare potenziali passività e rischi: Comprendere la possibilità che qualcosa vada storto o non essere implementato come previsto al momento della definizione del contratto.
Cosa succede se si incontrano costi imprevisti? Chi sarà responsabile in caso di violazione delle normative governative? Di chi l'assicurazione coprirà i lavoratori a contratto? Queste sono solo alcune delle domande più comuni che devono essere affrontate in qualsiasi contratto. Proprio come era importante capire le priorità, è altrettanto importante non solo sapere la possibilità che qualcosa vada storto, ma essere proattivo su cosa fare al riguardo in caso lo faccia.
6. Riservatezza, non concorrenza, risoluzione delle controversie e cambiamenti nei requisiti: per completare l'elenco, questi elementi rappresentano solo alcune cose da considerare mentre si negozia il contratto con il fornitore. Se affrontato in modo proattivo, questo elenco potrebbe diventare un buon punto per stabilire un terreno comune con il venditore, invece di elementi che potrebbero essere potenziali ostacoli di negoziazione . Ad esempio, se il venditore o un rappresentante per il venditore ha la possibilità di essere esposto alle informazioni riservate della società, allora ci dovrebbe essere una clausola di riservatezza che limiterà la responsabilità sia per voi che per il venditore. È imperativo prendere tutte le precauzioni per proteggere tutta la proprietà intellettuale e i brevetti, oltre a dati finanziari sensibili.
Infine, prima che entrambe le parti si siedano per esaminare, discutere e negoziare i termini del contratto, assicurati di aver preso in considerazione anche altri criteri chiave che potrebbero rendere il processo uniforme.
7. Determina se i tuoi interessi aziendali potrebbero essere protetti al meglio attraverso l'uso di consulenti legali: negoziare un contratto per un anno di servizi di pulizia in un piccolo ufficio è molto diverso dalla negoziazione di un contratto per esternalizzare un call center abbastanza grande. Se si sente il meno problematico rivedere il contratto "legalese", non esitate a mantenere un avvocato specializzato in trattative contrattuali.
8. Determina se il contratto richiede la supervisione da parte o attraverso un contabile o altro esperto finanziario: tanto importante quanto il mantenimento del consiglio legale appropriato, può essere anche quello di conservare, o assegnare da un esperto che può gestire i termini finanziari del contratto all'inizio dei negoziati, così come durante tutto il processo. Fare un pro forma per la transazione stessa, così come il reporting finanziario in corso può essere un compito piuttosto complesso, ma di vitale importanza. Prenditi il tempo per capire come questo processo può essere gestito internamente da un contabile o se deve essere esternalizzato a una società di contabilità.
Un altro vantaggio di monitorare da vicino i dati finanziari per un particolare contratto è che questo potrebbe essere usato come KPI e un mezzo obiettivo per monitorare le prestazioni.