Come funziona il processo
Il processo di relazione del fornitore inizia in genere con la creazione di una RFP / RFQ o di un altro documento a cui i produttori rispondono per consentire all'azienda di valutare obiettivamente le capacità e le risorse dei fornitori.
Quando viene selezionato il miglior fornitore per l'attività , inizia un processo di negoziazione del contratto che delinea tutte le linee guida e le aspettative sul rendimento a cui un venditore sarà legalmente obbligato ad aderire.
Una volta che i termini del contratto sono stati concordati con l'acquirente e il venditore, viene eseguito un accordo vincolante che riassume le reciproche aspettative, in particolare per quanto riguarda il monitoraggio e la misurazione frequenti delle prestazioni dei venditori. È necessaria una comunicazione regolare e frequente per garantire un processo di gestione dei fornitori di successo
Monitoraggio delle prestazioni del fornitore
Come illustrato nella Guida alle best practice di Vendor Management , uno dei criteri chiave per le prestazioni è un processo per monitorare le prestazioni del fornitore. Per fare ciò, è necessario disporre di una scorecard di gestione del fornitore. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, una scorecard di gestione dei fornitori deve soddisfare i seguenti criteri:
- La scorecard dovrebbe misurare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) a cui il fornitore è vincolato. Un modo semplice per sviluppare questo elenco è utilizzare i termini del contratto del fornitore come elenco di articoli misurati. In altre parole, sfrutta lo sforzo che è stato utilizzato per sviluppare i termini del contratto per creare un elenco degli elementi più importanti da misurare con la scheda punteggi.
- La scorecard dovrebbe essere facile da usare da tutti i dipendenti che devono interagire con questo strumento. Non importa quanto sia completo l'elenco degli indicatori di prestazione se lo strumento è troppo macchinoso e scostante per l'utente. Anche se lo scorecard sarà completo nella sua definizione di cosa dovrebbe essere misurato, se non è intuitivo, nessuno lo userà, il che vanifica lo scopo di avere una scorecard.
- La scorecard dovrebbe avere una timeline e un insieme di pietre miliari corrispondenti che sono in sincronia con gli indicatori di performance. Cioè, le prestazioni sono una funzione sia di tempo che di qualità. I due non si escludono a vicenda e la scorecard dovrebbe essere il tempo, così come le prestazioni basate sulla qualità.
- La scorecard non dovrebbe sorprendere che un'impresa decida all'improvviso di rivolgersi a un venditore se scoprono che il venditore ha prestazioni inferiori. Idealmente, il venditore è stato informato che le sue prestazioni saranno monitorate e misurate per tutta la durata del contratto. La misurazione si baserà su audit o valutazioni coerenti e pianificati concordati da entrambe le parti. Questa consapevolezza dovrebbe essere creata durante la fase di negoziazione del contratto della relazione del fornitore.
- I dati raccolti e analizzati dalla scorecard dovrebbero essere utilizzati per seguire il venditore. A che cosa servono dati accurati sulle prestazioni dei fornitori se l'azienda non intraprende azioni con il fornitore sulla base delle conclusioni sulla performance del fornitore che la scheda punteggi ha reso visibile e fornito di informazioni dettagliate.
A seconda delle dimensioni dell'azienda, forse un semplice foglio di calcolo della scheda di valutazione del fornitore, come questo, è sufficiente per questo scopo. Per le aziende più grandi, sono disponibili molti scorecard dei fornitori disponibili in commercio.