Decidere: richiesta di proposta o richiesta di offerta
Richiesta di proposta (RFP)
Una RFP viene utilizzata per servizi o prodotti complessi in cui la qualità, il servizio o il prodotto finale ingegnerizzato saranno diversi da ciascun fornitore che risponde.
Richiesta di preventivo (RFQ)
Una RFQ viene utilizzata per merci, servizi semplici o parti semplici / semplici con poco o nessun spazio per differenziazione di prodotti o servizi tra i fornitori che rispondono. I punti di negoziazione potrebbero includere programmi di consegna, opzioni di imballaggio, ecc.
Obiettivi di una RFP o RFQ
- Ottieni proposte dettagliate al fine di valutare la risposta di ciascun fornitore in modo che i migliori interessi della tua azienda siano soddisfatti su tutti i fronti
- Sfrutta la natura competitiva del processo di selezione dei fornitori per negoziare il miglior accordo possibile
- Garantire che vengano raggiunti gli interessi di tutte le parti interessate all'interno della vostra azienda e raggiunto un consenso
- Mette la tua azienda in controllo dell'intero processo di selezione del fornitore e imposta le regole di selezione in anticipo
- Inizia la costruzione della partnership tra te e il venditore fin dall'inizio
Sezioni della richiesta di proposta o richiesta di offerta
La RFP o RFQ dovrebbe contenere le seguenti sezioni. Tieni presente che ciascun documento sarà diverso a seconda del tipo di azienda e del prodotto che stai cercando.
Personalizza ogni sezione per le tue esigenze individuali.
- Dettagli di invio
Scadenze, indirizzo postale della vostra azienda, persona di riferimento per domande e chiarimenti - Introduzione e Sommario esecutivo
Scrivi questa sezione l'ultima volta che l'intero documento è finito. Questo viene utilizzato per fornire ai potenziali fornitori una breve panoramica della vostra azienda e i requisiti per il vostro prodotto o servizio. - Panoramica aziendale e background
Fornisci una breve panoramica della tua attività, dei tuoi prodotti e del settore di mercato a cui ti rivolgi. Ciò aiuterà i potenziali fornitori a capire quali esigenze aziendali si stanno cercando di completare con il processo di selezione del fornitore. Inoltre, fornire importanti informazioni di base che andranno a beneficio del fornitore quando risponderà. - Specifiche dettagliate
Questa dovrebbe essere la sezione più lunga del documento. Per una RFP, conterrà le misure e i requisiti qualitativi che guideranno la decisione di selezione del fornitore. Per una richiesta di offerta questa sezione dovrebbe fornire le misure quantitative che si cercheranno nella risposta del fornitore. Il criterio di esempio include:- Disegni del prodotto
- Tolleranze ingegneristiche
- Livelli di servizio
- Pietre miliari
- Forniture e tempistiche
- Requisiti tecnici o aziendali
- Funzionalità del software
- Requisiti hardware
- Presupposti e vincoli
Qualsiasi ipotesi e / o vincolo che i potenziali fornitori devono essere messi a conoscenza devono essere elencati qui. Il fallimento di essere schietti e schietti con il venditore aprirà le porte alla rinegoziazione dell'accordo in un secondo momento e darà la possibilità di mettere a dura prova il rapporto che intrattiene con il venditore. I possibili argomenti includono le spese di viaggio, i costi di aggiornamento / modifica, i diritti di licenza, ecc. - Termini e condizioni
Tutti i termini e le condizioni del contratto devono essere elencati in modo che il venditore possa dare una risposta equa e onesta. Questi possono includere opzioni di finanziamento, durata del contratto, opzioni di rinnovo, garanzie, penali di consegna, livelli di servizio, ecc. - Criteri di selezione
La sezione finale dovrebbe essere una panoramica dei criteri di selezione che userete per prendere la vostra decisione. Alcune aziende preferiscono mantenere queste informazioni totalmente confidenziali; mentre altre aziende credono che questo aiuterà i potenziali fornitori a concentrarsi su ciò che è importante per la vostra azienda.
Distribuire la RFP / RFQ ai fornitori selezionati
Infine, componi una lettera di accompagnamento e invia due copie della tua RFP o RFQ a ciascuno dei fornitori selezionati dal processo di ricerca. Assicurarsi che siano incluse le informazioni di contatto appropriate per fornire assistenza a qualsiasi fornitore che ne abbia bisogno.