Cosa fare prima di partire per le vacanze
Preparare il tuo ufficio prima di chiudere per le vacanze richiede un'attenta preparazione. Una corretta messaggistica garantirà che i vostri clienti, fornitori e dipendenti possano pianificare l'arresto e ciò significa che non dovrete affrontare molti reclami arrabbiati prima e dopo la pausa. Ciò dovrebbe rendere una vacanza spensierata e un meritato riposo.
Ecco una semplice lista di passaggi, dall'impostazione dei messaggi andati-per-le-vacanze ai reimpostazioni dei termostati, che renderanno le vostre vacanze chiuse e redditizie.
01 - Notifica a dipendenti, clienti e venditori
È possibile informare i clienti tramite il sito Web e il messaggio di operatore automatico sul proprio sistema telefonico.
I venditori (in particolare quelli con orari di consegna ricorrenti) devono essere avvisati tramite e-mail, telefono o posta ordinaria.
02 - Notifica al personale o ai servizi di sicurezza
Comunicare al personale di sicurezza o al servizio di sicurezza le date di chiusura imminenti. Assicurati che i tuoi fornitori di sicurezza abbiano un elenco aggiornato dei contatti di emergenza che contenga le informazioni di contatto, inclusi i numeri di telefono, per te e per i tuoi dipendenti chiave. Dovrebbero sapere chi contattare in caso di problemi di sicurezza anche quando l'ufficio è chiuso per lavoro e chi è autorizzato a entrare nell'edificio durante l'arresto.
03 - Modifica il saluto dell'operatore automatico
Una settimana o due prima della chiusura, registra un saluto automatico dell'operatore sul tuo sistema telefonico che spiega che l'ufficio sarà chiuso per un periodo prolungato. Includere la data in cui si chiuderà e quando si prevede di riaprire. Poco prima di partire, registra un secondo saluto automatico che enfatizza il momento in cui tornerai e, quando opportuno, a chi chiamerà dovrebbe indirizzare qualsiasi domanda in tua assenza.
Se si forniscono servizi di emergenza, come riscaldamento e raffreddamento, impianti idraulici o altri servizi essenziali per i clienti, accertarsi di comunicare ai chiamanti come raggiungere il servizio di risposta o il telefono cellulare in caso di emergenza.
04 - Notifica al servizio di risposta
Informare il servizio di risposta delle date in cui verrà chiuso l'ufficio e aggiornare l'elenco dei contatti con i numeri di telefono dei dipendenti che saranno in servizio. Assicurati che sappiano chi contattare in situazioni specifiche; per esempio, non vuoi che i manager di primo livello vengano allertati in caso di problemi di consegna.
05 - Modifica dei messaggi di posta vocale
Se il sistema telefonico consente ai dipendenti di ricevere chiamate esterne alla propria scrivania, richiedere loro di registrare un messaggio "chiuso per le vacanze" o un messaggio vocale "fuori sede" che fornisca ai chiamanti i dettagli essenziali sulla chiusura. I dipendenti devono informare i chiamanti quando torneranno in ufficio e cosa fare se hanno bisogno di assistenza immediata mentre l'ufficio è chiuso. Nella maggior parte dei casi, non vuoi che i dipendenti forniscano informazioni di contatto personali.
06 - Riduci i termostati, spegni le apparecchiature per ufficio
Risparmia energia e denaro impostando o riprogrammando i termostati dell'ufficio durante l'arresto. Rimarrai sorpreso dal risparmio che puoi accumulare e potrebbe essere una buona opportunità di PR; mostra che la tua azienda si impegna a preservare le risorse.
È inoltre possibile risparmiare energia e denaro disattivando tutte le apparecchiature da ufficio non essenziali, tra cui luci da tavolo, copiatrici, stampanti e computer.
07 - Server di backup
Se si dispone di computer e server, assicurarsi che il ciclo di backup funzioni correttamente prima e dopo lo spegnimento. Riduci l'esposizione a un disastro pianificando il backup offsite per un ritiro anticipato, piuttosto che aspettare che l'attività venga riaperta. Questa è un'area in cui si desidera avere istruzioni chiare per chi contattare in caso di problemi, quindi assicurarsi che il servizio di risposta sia correttamente informato.
08 - NON spegnere
Ci sono alcune apparecchiature da ufficio che non dovresti spegnere, tra cui:
- Macchine fax
- Sistema telefonico
- Server e sistemi di backup
- Unità di refrigerazione
- Sistemi di sicurezza