Ancora più importante, è necessario fornire informazioni su come contattare qualcuno nel business mentre si è lontani.
Sarebbe molto frustrante per un cliente essere respinto e non sapere come contattarti. Non importa se la tua posizione è nelle vendite, nel servizio o anche nello sviluppo del prodotto. Tutte le chiamate dei clienti sono importanti e devono essere seguite in modo professionale.
Il contenuto dell'e-mail che avvisa i clienti e i colleghi che cercano di comunicare con voi via email dovrebbe essere coerente con il contenuto del messaggio vocale che saluterà i chiamanti. Se si utilizza Outlook 2010 e si è connessi tramite un server Microsoft Exchange, fare innanzitutto clic sulla scheda File, quindi fare clic sull'icona Risposte automatiche.
Inizierà quindi il processo di creazione di un'e-mail temporanea inviata a tutti coloro che hanno inviato una e-mail mentre si è fuori sede. La risposta automatica viene inviata perché hai abilitato questo messaggio temporaneo. Un elenco dettagliato di istruzioni per la creazione di questa email può essere visualizzato qui: E-mail Fuori sede per Outlook Exchange
Se non si è connessi tramite un server Microsoft Exchange, la procedura è leggermente diversa perché non esiste l'icona "Risposte automatiche" su questi tipi di account e-mail. Una guida passo passo alla creazione di questo stesso tipo di e-mail per gli utenti non di Exchange può essere visualizzata qui: Fuori sede per tutti gli altri
Il passo successivo è creare il contenuto dell'e-mail che verrà inviata a tutti quelli che ti inviano email mentre sei lontano dall'ufficio. Questa e-mail dovrebbe comunicare per quanto tempo sarai fuori dall'ufficio, come puoi essere raggiunto durante la tua assenza (se appropriato) e chi nel business deve contattare al posto tuo se non desideri essere raggiunto durante il tuo tempo lontano dal ufficio.
Esempio:
Ciao,
Grazie per la tua email. Sono attualmente fuori ufficio e tornerò lunedì 1 ° dicembre. Avrò un accesso limitato alle e-mail durante questo periodo, quindi la mia risposta potrebbe essere leggermente ritardata. Se hai bisogno di assistenza immediata, invia una e-mail alla mia assistente, Barbara Colson. Il suo indirizzo email è bcolson@xyz.com.
Buone vacanze!
Shahira
Microsoft offre modelli e altri esempi che possono essere trovati qui: Modelli ed esempi fuori sede. Non dimenticare di disattivare questo messaggio temporaneo quando torni in ufficio, altrimenti, chiunque ti invii una email dopo essere tornato in ufficio continuerà a ricevere lo stesso messaggio.
Ora che hai creato l'e-mail in uscita, la creazione di un messaggio vocale in uscita coerente simile che saluta tutti i chiamanti è facile. Utilizza le stesse parole dall'email, indica chi deve essere contattato in tua assenza e indica quando tornerai.
Per il messaggio vocale, è necessario fornire il numero di telefono della persona, anziché il proprio indirizzo email.
Esempio:
Ciao,
Hai raggiunto la scrivania di Shahira Raineri. Si prega di ascoltare questo intero messaggio. Sarò fuori ufficio fino a lunedì 5 gennaio. Se hai bisogno di assistenza immediata, chiama il mio assistente, Barb Colson. Il suo numero di telefono è 212-555-xxxx.
Non vedo l'ora di parlare con te quando torno. Grazie.