L'etichetta aziendale dei saluti di Voicemail
Quando l' operatore automatico trasferisce una chiamata a tale interno, la successiva estensione disponibile riceverà la chiamata. Se tutte le estensioni del reparto contabilità sono occupate o non disponibili, la chiamata verrà trasferita nella casella vocale del dipartimento.
Opzioni di saluto Voicemail
A seconda del sistema telefonico che hai in azienda, potrebbero esserci diverse opzioni per il tipo di messaggi di posta vocale che puoi compilare. Questi includono:
- Saluto di Voicemail generale
Il saluto generale della voicemail viene utilizzato come saluto predefinito della voicemail se non è impostato nessun altro tipo di annuncio. - Saluto Voicemail interno
È usato per salutare le persone che chiamano il tuo dipartimento dalla tua stessa azienda (cioè da un'altra estensione). Generalmente, questo è applicabile solo a società molto grandi. - Saluto di Voicemail esterno
Questo saluto verrà riprodotto per le persone che chiamano da fuori dalla tua azienda. L'addetto automatizzato del sistema telefonico può riprodurre un saluto generale dell'azienda che tutti i chiamanti esterni sentiranno. Se il nome della tua azienda è menzionato in quel saluto, non è necessario ripeterlo nel tuo saluto dipartimentale.
- Saluto voicemail temporaneo o "fuori ufficio"
Il saluto di voicemail temporaneo o fuori ufficio viene impostato quando l'intero reparto non sarà disponibile per un determinato periodo di tempo. Ad esempio, il dipartimento ha solo personale tra le 8:00 e le 17:00 o c'è una riunione del dipartimento obbligatoria che rimuove tutte le persone dal rispondere al telefono. La maggior parte dei sistemi di posta vocale consente di impostare una data e un'ora di scadenza in modo da non dover ricordare di spegnerlo quando il reparto torna alle normali operazioni.
- Sul telefono (occupato) Saluto della segreteria
Questo saluto viene utilizzato per informare i chiamanti che il reparto è disponibile ma nessuno può prendere la chiamata immediatamente perché tutte le estensioni nel pool di reparto sono occupate con altri chiamanti.
Elementi di buon saluto Voicemail del dipartimento
- Nome Dipartimento
- Dichiarazione che non puoi rispondere alla chiamata in questo momento
- Invito a lasciare un messaggio
- Quando possono aspettarsi una chiamata di ritorno
- Opzioni aggiuntive disponibili (ad es. "Premere il tasto cancelletto per tornare a ...")
- Indirizzo del sito Web se può fornire informazioni significative
- Non più di 20-25 secondi (regola del pollice)
- Non iniziare con la scritta "La tua chiamata è molto importante per noi ...". Questa frase è abusata e di solito è un "spegni" ai chiamanti.
- Evita di dare troppe informazioni e fare un saluto troppo lungo.
Campione Buoni saluti Voicemail del campione
- Hai raggiunto il dipartimento contabilità. Tutti i nostri rappresentanti sono impegnati a servire altri chiamanti. Anziché perdere tempo prezioso, vorremmo restituire la chiamata entro due ore lavorative. Se si desidera tornare al menu precedente, premere asterisco ora. Altrimenti, lasciaci un messaggio dettagliato con il tuo nome e numero. Dopo aver registrato il messaggio, è possibile premere il tasto cancelletto per ulteriori opzioni. Grazie per la chiamata.
- Hai raggiunto il reparto vendite presso Operations Tech, Inc. Tutti i nostri rappresentanti di vendita sono impegnati a servire altri clienti, ma vorremmo ricambiare la chiamata il prima possibile. Per informazioni aggiornate sui prezzi o per verificare lo stato del tuo ordine, visita il nostro sito web. Altrimenti, per favore lasciaci un messaggio con il tuo nome e il numero dopo il tono. Se si desidera tornare al menu precedente, premere il tasto asterisco ora.
- Hai raggiunto il dipartimento contabilità presso Operations Tech, Inc. Il reparto è attualmente chiuso. I nostri normali orari di apertura sono dalle 8:00 alle 17:00 dal lunedì al venerdì. Siamo chiusi il sabato e la domenica. È possibile premere il tasto asterisco in qualsiasi momento per tornare al menu precedente. Altrimenti, ti preghiamo di lasciare un messaggio con il tuo nome e numero e ti risponderemo alla riapertura dell'ufficio. Puoi riagganciare dopo aver lasciato il tuo messaggio o premere il tasto cancelletto per ulteriori opzioni. Grazie per la chiamata.
Saluti di Bad Voicemail
- Hai raggiunto il reparto vendite. Lasciaci un messaggio.
- Ciao. Hai raggiunto il dipartimento contabilità di XYZ.com. Tutti i contabili partecipano attualmente a una riunione di dipartimento obbligatoria e nessuno è disponibile per rispondere alla chiamata. La tua chiamata è molto importante per noi e vorremmo rispondere alla tua chiamata non appena torneremo. Tuttavia, è la fine dell'anno e il nostro backlog delle chiamate è molto lungo. Se stai chiamando per effettuare un pagamento su un account scaduto, assicurati di comunicarcelo nel tuo messaggio in modo che possiamo richiamarti immediatamente. Altrimenti, per favore attendi il tono e lasciaci un messaggio confidenziale dettagliato.
- Il dipartimento è chiuso. Si prega di lasciare un messaggio dopo il tono.