Assicurati di trasmettere rispetto ai clienti e agli altri chiamanti
Voicemail è diventato una parte standard di ogni sistema telefonico di classe business . Non solo sapendo come lasciare un messaggio telefonico professionale di posta vocale rifletterti positivamente sulla tua azienda, è importante anche per la tua immagine professionale .
Ogni dipendente che utilizza il telefono come parte del proprio lavoro dovrebbe sapere come lasciare un messaggio telefonico professionale. Ecco alcuni suggerimenti per dipendenti nuovi o inesperti per lasciare il tipo di messaggi telefonici professionali e cortesi che verranno restituiti.
01 - Pensa prima
02 - Presentati
Inizia ogni messaggio vocale introducendo te stesso, in modo che il destinatario sappia chi chiama subito. Dovrebbe includere il nome completo e il nome della società. Esempio: "Questa è Jane Doe che chiama dalla società X per Suzy Jones riguardo al tuo account." Assicurati di sapere come pronunciare il nome della persona che stai chiamando, non vuoi insultarli prima ancora di aver parlato con loro.
03 - Parla lentamente
Parla abbastanza lentamente in modo che la persona che riceve il messaggio possa ascoltare ogni parola. È molto frustrante quando vai a recuperare un messaggio solo per scoprire che l'altra persona sta parlando troppo velocemente per essere capita. Assicurati di lasciare un numero di richiamata ripetendolo due volte in modo che la persona possa annotarlo.
04 - Parla chiaramente
Parla direttamente nel microfono del tuo telefono con un tono di voce chiaro e adeguatamente modulato. Non tenere il telefono tra la guancia e la spalla in modo che il boccaglio sia posizionato vicino al collo; va bene mentre stai componendo il telefono o mentre il telefono sta squillando dall'altra parte, ma non una volta che sei connesso.
05 - Keep It Short
Non devi lasciare ogni dettaglio sul tuo messaggio di posta vocale . La maggior parte dei sistemi telefonici aziendali ha un limite di tempo da 1 a 2 minuti per i messaggi prima di terminare la chiamata. Lascia un breve riassunto del motivo della chiamata e chiudi una richiesta di richiamata.
06 - Fine professionalmente
Proprio come una lettera di lavoro professionale, finisci dando le tue informazioni di contatto. Se la persona non ha familiarità con te o potrebbe avere problemi nel collocarti, ripeti il tuo nome e la tua azienda insieme al modo migliore per raggiungerti. Se hai già un forte rapporto di lavoro, potresti essere in grado di saltare ripetendo il tuo nome, ma assicurati di dare loro il numero migliore per richiamarti e a che ora sarai disponibile.
07 - Chiamata persa?
Se ritieni che il tuo messaggio di posta vocale sia stato eliminato dal sistema di posta vocale prima di aver terminato, prova a chiamare di nuovo e conduci dicendo alla persona che ritieni che il messaggio precedente possa essere stato eliminato. Cerca di tenerlo breve; non vuoi venire come una peste. Basta indicare nuovamente il tuo nome e lasciare il tuo numero, con un saluto come "Volevo solo essere sicuro di aver ricevuto il mio messaggio, sembrava che fossimo disconnessi. Grazie!"
08 - Esercitati e mettiti alla prova
Se non sei sicuro o sei nervoso di lasciare messaggi di lavoro, e, esercitati con un amico o un collega. Lascia un messaggio di posta vocale di esempio e chiedi loro di esprimere una critica: parli troppo in fretta o sei altrimenti difficile da capire? Potrebbe anche valere la pena di lasciarti un messaggio vocale per ascoltare come suoni.