I sistemi telefonici business class discussi qui sono per uffici con dieci persone o più.
Di quali caratteristiche hai bisogno
Le funzionalità che danno valore alla tua azienda e collegano la tua azienda al mondo aumenteranno il costo totale del sistema telefonico.
Il venditore di un sistema telefonico proverà a venderti tutti i campanelli e fischietti (questo è il loro lavoro), ma devi esaminare ogni funzionalità e decidere se aggiungere valore alla tua attività o risparmiare denaro.
Caratteristiche di base
Ecco alcune delle funzionalità più comuni disponibili su un sistema telefonico aziendale. Ogni marchio è diverso, quindi chiedi al venditore un elenco completo di opzioni.
L'assistente automatico di solito prende il posto di un addetto alla reception presentando ai chiamanti un elenco di opzioni per instradare la chiamata (ad es. "Premere 3 per parlare con qualcuno in Vendite"). Può anche consentire ai chiamanti di comporre direttamente l'interno di una festa.
- Le funzionalità di conferenza consentono a due o più estensioni di connettersi per condividere una conversazione. Di solito, il valore predefinito è due. Se ne occorrono più di due, chiedi quale sia il numero massimo di partecipanti. Alcuni sistemi consentono di conferire solo le estensioni interne. Se hai bisogno di chiamate in conferenza esterne, chiedi anche a questo.
- La Directory automatica consente ai chiamanti di cercare l'interno di un dipendente inserendo le prime lettere del loro nome.
- Voice Mail consente di lasciare i messaggi per i dipendenti che non sono disponibili o al telefono. Alcuni sistemi possono inoltrare messaggi voicemail all'e-mail di un dipendente e consentire a dispositivi di posta vocale di terze parti di interfacciarsi con le loro apparecchiature. A seconda del prezzo, questo potrebbe farti risparmiare denaro.
- Chiamata in attesa è la possibilità di mettere una chiamata in attesa mentre l'utente si occupa di altre questioni. Solitamente incluso con il sistema.
- Inoltro chiamate consente all'utente di inoltrare tutte le chiamate a un altro interno o alla segreteria telefonica temporaneamente.
- Speed Dial salva i numeri di telefono utilizzati di frequente e consente all'utente di comporlo con un pulsante o due. È un utile risparmio di tempo per i numeri chiamati di frequente.
- Ricomposizione consente di richiamare l'ultimo numero chiamato con il tocco di un pulsante.
- Il cercapersone consente a un utente di parlare su un sistema di indirizzi pubblici per chiamare un dipendente o dare annunci.
- La musica d'attesa offre ai tuoi ascoltatori qualcosa da ascoltare mentre sono in attesa. Può essere musica o messaggi preregistrati che pubblicizzano la tua azienda.
- Back Up Power fornirà una fonte di energia alternativa per 10 o 60 minuti in caso di interruzione di corrente.
Funzionalità avanzate
Le funzionalità avanzate aggiungeranno un costo significativo al sistema totale e aggiungeranno un costo costante per tutta la durata del sistema. Tuttavia, ciò potrebbe essere compensato da un ridotto servizio clienti e da vantaggi che consentono di risparmiare tempo.
- La funzione di localizzazione remota consente connessioni semplici a dipendenti fuori sede o piccoli uffici remoti componendo semplicemente un'estensione interna.
- Find Me / Follow Me consente agli utenti di inoltrare il proprio telefono su richiesta a un altro telefono, cellulare, telefono di casa, segretario, ecc.
- Computer Telephone Integration (CTI) consente al sistema telefonico di interagire con un sistema informatico. Gli esempi includono la possibilità per un utente di fare clic su un numero di telefono sullo schermo e fare in modo che il sistema telefonico componga automaticamente il numero (riducendo i numeri errati e risparmiando tempo); o il passaggio del numero di telefono di un cliente a un computer quando chiamano per prelevare l'account del cliente e visualizzarlo sullo schermo per il dipendente prima di rispondere al telefono. Questa opzione è molto costosa.
Quanto deve essere grande il sistema
La prossima domanda a cui devi rispondere è dove vuoi i telefoni. Il seguente elenco identifica i luoghi comuni in cui si desidera localizzare un'estensione del telefono:
- Addetto alla reception
- Ogni ufficio
- Fax
- Terminali di carte di credito, porte dati
- Sala conferenze
- Negozio / magazzino piano
- Aree comuni (sala d'attesa, corridoi, ingressi, ecc.)
Successivamente, dovrai determinare il numero di chiamate telefoniche simultanee che arriveranno e usciranno dall'ufficio. La somma totale delle chiamate in entrata e in uscita in un dato momento è il numero di linee (o tronchi) di cui avrai bisogno.
Le configurazioni comuni sono 3, 8, 12, 16, 24 o 48 linee. I sistemi più grandi hanno slot di espansione in modo da poter aggiungere più righe in un secondo momento. Ricorda di tenere conto della crescita futura (il 25% non è raro). Importante: se sottovaluti questo, i chiamanti riceveranno un segnale di occupato se tutte le linee sono in uso.
Trovare un rivenditore di sistemi telefonici
Trovare un rivenditore non è difficile. Innanzitutto, puoi cercare sul Web "Apparecchiature e materiali telefonici" per trovare un rivenditore vicino a te.
Anche le fiere della tecnologia aziendale e degli uffici sono un buon punto di partenza. Non solo sarai in grado di incontrare le vendite e supportare le persone, ma potresti anche provare un sistema.
Infine, il modo migliore è chiedere in giro. Chiedi alle persone che conosci chi ha un'attività in un ufficio. È inoltre possibile ottenere una valutazione della qualità dell'attrezzatura e del livello di servizio fornito.
Calcolo del costo totale
Il costo totale del sistema sarà costituito dai seguenti componenti:
- Base Unit / System è l'unità che controlla l'intera infrastruttura telefonica. Il costo dipende dal numero di funzioni disponibili, dal numero di set telefonici che può gestire e dal numero di linee provenienti dalla compagnia telefonica.
I telefoni / set da scrivania sono le unità che si trovano sulla scrivania o sono attaccati al muro. Sono disponibili in diversi stili, funzionalità e prezzi. I prezzi possono variare da $ 70 a $ 1.000. Gli esempi includono: Basic (più economico), Mid-level, Executive / High-End, Set receptionist (più costoso) e Conference Table Units. Altre opzioni includono cuffie vivavoce e connessioni wireless. La maggior parte dei telefoni sono proprietari e funzionano solo con un sistema di base di quel produttore. Se si sostituisce un sistema telefonico esistente, il costo di tutti i nuovi telefoni (se si cambia marca) può effettuare l'aggiornamento al modello successivo più alto, l'unica soluzione conveniente che si ha.
- Il cablaggio è i vasi sanguigni dell'organizzazione e non deve essere emarginato. Se stai costruendo un ufficio, installa cavi e prese supplementari in qualsiasi area pensi che potresti avere bisogno di un telefono in futuro. Il costo sarà una frazione del costo se devi tornare più tardi e fare dei buchi nei soffitti e nei muri. Se lo si installa in un edificio con cablaggio esistente, chiedere al rivenditore di verificare la compatibilità del cablaggio prima di firmare il contratto.
- L'installazione e la configurazione iniziale saranno la parte che richiede più tempo del progetto. I sistemi telefonici non funzionano immediatamente e probabilmente dovranno essere installati e inizialmente configurati da un tecnico esperto. Per essere operativo il più rapidamente possibile, assicurati che sia incluso nel contratto. Altre opzioni che possono essere negoziate sono la manutenzione, le modifiche future e la formazione per i dipendenti.
Prendere la decisione finale
La decisione finale è sulle tue spalle. I venditori di sistemi telefonici possono essere aggressivi, ma ricorda che sei "il cliente" e che sei al comando. Per ottenere il prezzo migliore per il sistema che desideri, consegna le tue esigenze a diverse aziende e fai offerte per il progetto. Assicurati di avere una proposta dettagliata che copra tutte le aree sopra descritte.
Non si otterrà un confronto tra mele e mele, quindi chiedete che il costo delle funzionalità sia elencato separatamente (o dettagliato, se sono inclusi come un pacchetto di funzionalità). Questo ti permetterà di determinare che cosa sta causando le differenze nei prezzi. Se non sei ancora sicuro di un leader chiaro, chiedi di vedere una demo sul sito di un cliente esistente. Infine, confronta le proposte e scegli quella che soddisfa le tue esigenze, consente la crescita e, soprattutto, ti senti più a tuo agio.