Pensala come un "biglietto" per i tuoi prodotti o beni che provengono dal magazzino del produttore al tuo negozio al dettaglio.
Proprio come hai bisogno di un biglietto per volare su un aereo, i tuoi prodotti hanno bisogno di un biglietto o in questo caso di un BOL per arrivare dalla sua destinazione originale a te. Serve come ricevuta della merce da parte tua. E garantisce anche che ciò che ottieni è ciò che ti è stato spedito.
Un BOL viene spesso ignorato o "minimizzato" dai dipendenti del settore retail, ma è davvero un documento importante. Ricordo che un dipendente ha firmato una consegna una volta che non ha controllato il BOL o le pratiche burocratiche e abbiamo concluso un caso a breve sull'ordine. Poiché il dipendente aveva firmato il modulo , non c'era nulla che potessi fare - tranne mangiare la perdita della scatola e il suo contenuto. E questo è il restringimento dell'inventario e la perdita di profitto.
Il BOL funge anche da meccanismo di tracciamento per il corriere. Un corriere come UPS o FedEx o altro trasportatore è responsabile della consegna sicura delle merci elencate sul BOL. Quando i segni da parte del corriere, significa che sono d'accordo con i contenuti.
E poi, quando firmato dal rivenditore nel negozio, significa che il dipendente (il tuo dipendente) è d'accordo con il contenuto. Questo è un fatto importante perché, nella maggior parte dei casi, il proprietario del negozio non è colui che firma per le spedizioni. La pratica comune nella vendita al dettaglio è per la prima persona che il conducente del corriere trova per firmare per le merci.
Inoltre, usare cautela con un corriere. Hanno fretta e talvolta sanno anche che c'è un danno o un problema, ma se ottengono una firma, vengono assolti; è il tuo problema ora.
Questo documento serve per dettagliare le istruzioni del vettore, la gestione dei pacchetti, le quantità e altro. Ad esempio, le scatole potrebbero dover rimanere in piedi o non essere impilate più di due in alto. Se il BOL descrive queste cose e noti che queste istruzioni non sono state seguite quando ricevi la merce, hai il diritto di rifiutare la consegna. Per questo motivo, assicurati di ispezionare sempre il camion mentre scarica e non aspettare fino a quando tutto entra nel negozio. Le scatole possono sembrare giuste o intatte, ma la merce all'interno potrebbe essere stata danneggiata a causa di un uso improprio. Nei nostri negozi, abbiamo spesso rotto tutte le scatole e fatto un'ispezione visiva prima di firmare. Non stavamo controllando la merce, ma ci assicuravamo che le scatole fossero piene, che avessero la merce giusta e che non ci fossero danni evidenti. Una volta ho sentito di un rivenditore che ha preso una scatola piena di carta da imballaggio. Molte scatole sono generiche anche all'esterno. Soprattutto quando riceviamo merce con marchio privato ,
Questo documento non deve essere confuso con la fattura o il "biglietto di prelievo" del produttore, ma ha lo scopo di dettagliare il movimento.
Non conterrà informazioni come termini di pagamento o appuntamenti . Questi dettagli sono riportati sulla fattura. Questo documento è pensato per il tracciamento del movimento, non per il rimborso del debito.
È responsabilità dei rivenditori leggere e concordare con la polizza di carico prima di firmarla. Una buona pratica è allegare questo documento alla bolla di accompagnamento, alla copia della fattura e / o all'ordine di acquisto come prova della ricezione della merce. Questo crea una traccia cartacea per i tuoi record. Troppo spesso, il BOL finisce come un pezzo di spazzatura per il rivenditore. Il corriere si prende cura di esso perché è la sua prova di fare correttamente il lavoro in modo che possa essere pagato. Ma il rivenditore deve prenderlo sul serio.