L'etichetta commerciale degli assistenti automatici
Il modo più semplice e veloce per programmare e registrare la funzione di operatore automatico del sistema telefonico è scrivere uno script su un programma di elaborazione testi. Seleziona una persona per registrare la sceneggiatura che ha una voce amichevole, può parlare senza balbettare o esitare e può pronunciare e annunciare chiaramente ogni parola e nome.
Saluto automatico dell'operatore
La prima parte della sceneggiatura sarà il saluto. È la tua opportunità di presentare la tua azienda ai tuoi interlocutori e di accoglierli verbalmente nella tua azienda.
Saluto automatico degli assistenti
- Inizia con un apprezzamento per la loro chiamata o affari
- Mantenere il saluto breve in modo che i chiamanti di ritorno non vengano ritardati ogni volta che chiamano
- Usa il tuo slogan, lo slogan della società e il nome del sito web, o entrambi, se li hai.
Saluto automatico degli assistenti
- Non utilizzare più di due o tre frasi per salutare i chiamanti
- Non promuovere il tuo sito Web se non ha nulla di valore da offrire ai tuoi clienti
- Non inventare uno slogan o uno slogan solo per riempire il saluto.
Opzioni di assistente automatico
La parte più importante dell'assistente automatico è la presentazione delle opzioni che i chiamanti devono selezionare per raggiungere la persona con cui hanno bisogno di parlare. Esistono due tipi di chiamanti: (1) persone che non hanno familiarità con la tua azienda e avranno bisogno di guida e (2) chiamanti che sappiano esattamente con chi devono parlare e conoscano la loro estensione.
Opzioni di assistente automatico
- Usa le opzioni che sono comunemente accettate. Ad esempio, "Premere zero per l'addetto alla reception", "Premere il tasto cancelletto per tornare al menu precedente."
- Comunicare ai chiamanti il prima possibile quando possono comporre l'interno del proprio gruppo se già lo conoscono.
- Fai sapere in anticipo ai chiamanti se le tue opzioni di menu sono cambiate di recente. Rimuovi questo avviso dopo tre settimane.
- Prima metti le opzioni chiamate più frequentemente.
- Fornire la descrizione dell'opzione prima di fornire il numero dell'opzione. Ad esempio, "Per l'assistenza clienti, premere '5'."
- Controlla la documentazione del tuo sistema per i numeri di opzione del menu riservati. (ad esempio, tutte le estensioni iniziano con il numero "8" e quindi "8" non può essere usato come opzione di menu).
Opzioni di operatore automatico non fare
- Non dire "Per favore" prima di presentare ogni singola opzione (es. "Prema 1 per ... Prema 2 per ... Prema 3 per ..." ecc.)
- Non presentare più di sei opzioni alla volta. Se hai più di sei opzioni, crea una struttura di menu a più livelli. Ad esempio, "Per le vendite e le opzioni di servizio, premere 5."
- Non dare per scontato che tutti abbiano un telefono con touchscreen. Se non si seleziona un'opzione di menu entro tre secondi dalla fine del saluto, connettere il chiamante al receptionist.
Esempi di script di assistente automatico
- Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company, dove "Tecnologia e affari si uniscono". Se conosci l'estensione del tuo gruppo, puoi comporlo in qualsiasi momento. Altrimenti, scegli tra una delle seguenti opzioni. Per il servizio clienti, premere "1". Per il supporto tecnico, premere "2". Per i nostri orari di lavoro regolari, premere "3". Per la contabilità, premere "4". Per acquisti, premere "5". Per trovare una posizione vicino a te, premi "6". Altrimenti, premi '0' per l'addetto alla reception o rimani in linea e qualcuno ti assisterà a breve.
- Benvenuto in The Tech Company. Per verificare lo stato del tuo account, visitaci sul web. Se conosci l'estensione della persona, puoi comporla in qualsiasi momento. Per la directory della società, premere "1". Se conosci l'estensione della persona, puoi comporla in qualsiasi momento. Per la directory della società, premere "1". Per il supporto tecnico, premere "2". Per il servizio clienti, premere "3". Per vendite e marketing, premere "4". Se desideri parlare con l'addetto alla reception, premi '0' o rimani in linea e uno dei nostri membri dello staff amichevole ti assisterà. Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company, dove "Tecnologia e affari si uniscono".
After-hours, Weekend & Holiday Shutdown Automatic Attendant Greeting
Se la tua attività si chiude dopo un certo periodo di tempo o nei fine settimana e non c'è nessuno a cui rispondere o assistere i chiamanti, creare un saluto automatico per gli assistenti automatici. Dì ai tuoi chiamanti in anticipo che l'attività è chiusa e chiedi loro di richiamare alla fine. Inoltre, includi i tuoi normali orari di apertura.
Esempio di Assistente automatico di fine settimana / Script del fine settimana
- Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company. Al momento siamo chiusi. Siamo aperti dalle 9:00 alle 22:00 dal lunedì al venerdì e dalle 10 alle 12 il sabato, ora solare centrale. Se conosci l'estensione del tuo gruppo, puoi comporlo in qualsiasi momento. Altrimenti, si prega di richiamare durante il normale orario lavorativo in modo da poterti assistere. Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company, dove "Tecnologia e affari si uniscono". Addio.
- Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company. Al momento siamo chiusi. Se si tratta di una situazione di emergenza, si prega di chiamare il nostro servizio di risposta al 585-555-1234. Se conosci l'estensione del tuo gruppo, puoi comporlo in qualsiasi momento. Se hai un account con noi, puoi controllare il tuo stato 24 ore al giorno 7 giorni alla settimana su www.operationstech.about.com. Le nostre normali ore di lavoro sono dalle 9:00 alle 17:00, dal lunedì al venerdì, e dalle 10:00 alle 12:00 di sabato, Central Standard Time. Altrimenti, si prega di richiamare durante il normale orario lavorativo in modo da poterti assistere. Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company, dove "Tecnologia e affari si uniscono". Per ripetere questo messaggio, premere il tasto cancelletto. {3 secondi di pausa} Arrivederci.
Saluti dell'operatore automatico stagionale
Per promuovere gli speciali stagionali della tua azienda o semplicemente per estendere un saluto stagionale speciale a tutti i tuoi interlocutori, ti consigliamo di inserire il saluto automatico degli assistenti per un periodo di tempo limitato. Usalo con parsimonia e solo se riflette lo spirito della tua compagnia. Ad esempio, un saluto stagionale per le vacanze che augurasse gioia e prosperità ai chiamanti nel nuovo anno non sarebbe appropriato per un'agenzia di collezioni.
- Hai raggiunto The Operations Tech Company. Dalla "nostra famiglia" alla "tua famiglia", vorremmo augurarti un felice periodo di festa e un nuovo anno di successo. Se conosci l'estensione del tuo gruppo, puoi ...
- Grazie per aver chiamato The Operations Tech Company. Chiedi al tuo rappresentante del servizio clienti gli sconti del 4 luglio su tutti i servizi di sostituzione. Se conosci l'estensione del tuo gruppo, puoi ...
Ripetizioni e test
Prima di registrare lo script dell'operatore automatico, chiedi alla persona che hai selezionato di leggerlo di provarlo più volte di fronte a te. Utilizzalo per mettere a punto la pronuncia e l'annuncio. Dopo aver registrato il nuovo saluto, chiamare immediatamente il sistema telefonico per controllare la registrazione per errore e assicurarsi che tutte le opzioni annunciate funzionino come previsto.