Come mettere in pausa un chiamante in modo professionale

Etichetta commerciale delle tecniche telefoniche

L'ultima cosa che un chiamante vuole sentire al telefono è che verranno messi in attesa. Quando un chiamante è in attesa, 60 secondi sembra un'eternità. Un modo per interrompere questa percezione di una quantità irragionevole di tempo in attesa è programmare il sistema telefonico per riprodurre musica e / o messaggi informativi sulla tua azienda mentre il chiamante ti sta aspettando.

7 in sospeso Do's

1. Saluta educatamente il chiamante o usa il saluto standard della tua azienda (ad esempio "Grazie per aver chiamato." Questo è Jim Bucki. "Come posso aiutarti?").

1. Aspetta una pausa nella conversazione per dire che stai per metterli in attesa.
2. Spiega la ragione per metterli in attesa.
3. Dì loro che tornerai alla loro chiamata tra un minuto.
4. Scusarsi per l'inconveniente o ringraziare il chiamante per lo svolgimento quando si ritorna al chiamante.
5. Prendi il numero di telefono della persona e richiamale se sarai a più di 60 secondi di distanza. dal telefono o è necessario metterli di nuovo in attesa.
6. Utilizzare frequentemente il nome del chiamante per aggiungere una connessione personale al chiamante.

5 in sospeso Don'ts

1. Non interrompere la chiamata per metterli in attesa.
2. Non lasciarli in attesa per più di un minuto.
3. Non metterli in attesa più volte in una sola chiamata.
4. Non farti richiamare; li richiamerai.
5. Non essere scortese, non importa quanto pazzo possa essere un cliente.

2 Lead-in di esempio per mettere in attesa un chiamante

1. "Signor Smith, puoi tenerlo per favore mentre recupero il tuo file?" {pausa per una risposta} "Grazie, tornerò tra un minuto." {Il chiamante è in attesa} "Grazie per aver tenuto Mr. Smith. Ora posso aiutarti ..."

1. "Signora Jones, controllerò se il signor Johnson è disponibile per rispondere alla tua chiamata. Riesci a trattenerti per un minuto?" {pausa per una risposta} "Grazie, tornerò subito." {il chiamante è in attesa} "Mi dispiace per l'inconveniente, Mr. Johnson non è disponibile in questo momento. Posso avere che ti richiami?"

Hai bisogno di terminare la chiamata?

Dopo aver raccolto il telefono ci sono diversi motivi per cui potresti aver bisogno di terminare una telefonata in modo professionale.

Il più comune è il "lungo parlatore ventoso" che sta consumando il tuo tempo. Un altro motivo, ma meno comune è il chiamante che usa un linguaggio offensivo, minaccioso o volgare. In questo caso, è necessario consultare le politiche e le procedure della propria azienda su come gestire questa situazione al fine di evitare qualsiasi conseguenza legale. Scopri modi per terminare una telefonata in modo professionale, qui.

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