Questa è la tua occasione per lasciare una buona impressione una volta che la chiamata è finita
Ci sono diversi motivi per cui potresti aver bisogno di terminare una telefonata in modo professionale. Forse hai una scadenza o hai bisogno di passare alla prossima chiamata , o forse sei in linea con una persona chiacchierona e la chiamata non sta progredendo. Qualunque sia la ragione, è sempre importante terminare la chiamata educatamente e lasciare la persona dall'altra parte con un'impressione favorevole di te e della tua azienda.
Metti in pratica questi consigli sul galateo del telefono aziendale per assicurarti di fare sempre del tuo meglio per rendere felici i chiamanti.
01 - 1. Pensa prima
02 - 2. Sii sempre professionale
Scegli quello che dici attentamente; di nuovo, non vuoi che il chiamante si senta come se stessero ottenendo il brush-off. Non essere condiscendente con le tue parole o il tuo tono di voce. Ma allo stesso tempo, cerca di evitare di fare dichiarazioni o fare domande che prolungheranno la conversazione. Sii assertivo, ma evita di essere scortese o scortese.
03 - 3. Impostare un limite di tempo
Parte di ogni attività di successo sta creando relazioni con i tuoi clienti ed è bello sentire parlare della loro vacanza o dei loro nipoti. Questo tipo di attenzione personale ai dettagli è particolarmente importante se sei in vendita. Ecco un modo per assicurarti di trovare quell'equilibrio tra educato chiacchiericcio e sprecare tempo: quando sei sicuro che la parte commerciale della chiamata è terminata, guarda l'orologio o il timer delle chiamate sul tuo telefono. Lascia al chiamante altri tre o quattro minuti per concludere prima di iniziare a liquidare le cose.
04 - 4. Cogli la pausa
Attendi che il chiamante faccia una pausa nella loro conversazione e salti immediatamente con una piacevole dichiarazione di fine chiamata. chiarendo che stai guidando la chiamata fino alla fine. Per esempio:
- "Bene congratulazioni per la nuova casa! Ho intenzione di concludere così posso prendere questa prossima chiamata, ma per favore fatemi sapere se c'è qualcos'altro che vi serve. Hai il mio numero."
- "È stato bello parlare con te, ma ho bisogno di concludere. Possiamo fissare un orario per la nostra prossima chiamata?"
- "È sempre un piacere sentirti. C'è qualcos'altro che ti serve prima di lasciarti andare?"
05 - 5. Alternative di offerta
Potresti avere metodi diversi dal telefono che le persone possono usare per contattarti. Questi potrebbero includere e-mail, messaggi di testo, chat web o persino la tua segretaria o assistente. Se la tua telefonata sarebbe meglio servita da una di queste forme alternative di comunicazione, fai ruotare la conversazione.
Ad esempio, se un'e-mail sarebbe un modo più semplice per ricevere le stesse informazioni, quindi richiedi che il loro follow-up del chiamante nella posta in arrivo:
"Ho intenzione di lasciarti andare ora, ma qui è il mio indirizzo email se hai bisogno di qualcos'altro."
Puoi anche far sapere loro come possono contattare il tuo assistente o la persona che può gestire ulteriori dubbi o problemi. Meglio ancora, offriti di trasferirli direttamente a quella persona.
06 - 6. Usa tecnologia
Se si dispone di ID chiamante, scrivere i numeri di telefono del chiamante in questione su un elenco e tenerlo vicino al telefono. Quando li vedi chiamare, lascia che risponda alla segreteria e restituisca la chiamata via email.