L'etichetta aziendale dei saluti di posta vocale
I messaggi di posta vocale sono semplici e, in un'azienda, possono sembrare poco importanti. Tuttavia, un messaggio di saluto per le caselle vocali riscuote molto successo con clienti e collaboratori: pensa a quanto spesso non puoi fare una telefonata perché sei su un'altra linea, lontano dalla tua scrivania o fuori dall'ufficio. Pensa a quanto spesso hai sentito un messaggio vocale salutare quando chiami colleghi, colleghi e altri contatti di lavoro.
I messaggi di posta vocale definiscono il modo in cui i chiamanti percepiscono te e la tua azienda e sono modi sottili e semplici per promuovere relazioni commerciali positive. I messaggi ottimistici, brevi e pertinenti, sono i migliori. E non affrettare il tuo messaggio. Sii efficiente ma rilassato e prenditi il tuo tempo.
01 - Un saluto breve e ottimista
02 - Il tuo nome
Indica chiaramente il tuo nome completo e pronuncia ogni sillaba in modo che il chiamante sappia di aver raggiunto la persona a cui si aspettavano e così vogliono scrivere il tuo nome se lo desiderano. Se hai un nome lungo, rallenta in modo che il chiamante possa ascoltarlo.
03 - Nome dell'azienda e / o nome del reparto
Affermando il nome della tua azienda e il tuo dipartimento, il chiamante saprà di aver raggiunto il posto giusto, specialmente se ha seguito una serie di prompt degli operatori automatici o una directory del sistema telefonico di dipendenti o reparti. Questo è particolarmente importante per i saluti di voicemail esterni . Potrebbe essere saltato per le chiamate interne.
04 - Dichiarazione che non sei in grado di rispondere
Una breve affermazione (alcune persone come le scuse nella dichiarazione) che non si è in grado di rispondere alla loro chiamata è standard e sposta rapidamente il chiamante verso le informazioni su quando è possibile tornare a loro e l'importantissimo segnale acustico.
05 - Invito a lasciare un messaggio
Invita il chiamante a lasciare un messaggio dettagliato.
06 - Quando restituirai la chiamata
Se la tua politica è di restituire le chiamate entro la fine della giornata, dillo al tuo interlocutore. Se non esiste una politica, offri al chiamante una stima di quando restituirai la chiamata. Se sei lontano dall'ufficio per una settimana, falli sapere anche a loro.
07 - Fornire un contatto per l'assistenza immediata
A nessuno piace essere intrappolato nella "prigione della segreteria telefonica", in attesa di una risposta senza altre opzioni. Se c'è qualcuno che il chiamante può contattare per assistenza immediata, fornire indicazioni su come contattare quella persona.
08 - Continua a tenere la lunghezza del saluto breve
Tenerlo breve: da 20 a 25 secondi al massimo. Le persone sono occupate e non mi piace perdere tempo.
09 - Evita di dare troppe informazioni
Fornisci ai chiamanti solo le informazioni di cui hanno bisogno per lasciare un messaggio o entrare in contatto con te.