Le cose da fare e da non fare per usare la posta elettronica nel mondo degli affari
L'e-mail è diventata così popolare che, in alcuni casi, le persone lo usano più spesso del telefono. Poiché la parola scritta può essere facilmente fraintesa, la comprensione dell'etichetta e-mail corretta è essenziale nell'ambiente aziendale.
Sfortunatamente, molte persone non capiscono come usare l'e-mail a loro vantaggio, e spesso i vantaggi che può conferire a un'azienda vengono persi. Le seguenti regole di etichetta e-mail aziendale possono aiutare i dipendenti a comporre e-mail efficienti ed efficaci.
01 - Invia solo e-mail chiare e concise
02 - Usa sempre una linea tematica significativa
Non lasciare mai vuoto l'oggetto dell'email. Una riga dell'oggetto vuota può far sì che la tua e-mail venga contrassegnata come spam e non raggiungerà mai la sua destinazione. Anche le email con righe vuote vengono spesso trascurate, in particolare se il destinatario previsto riceve in genere molte e-mail in un dato giorno. Usa sempre una riga dell'oggetto che rifletta adeguatamente il contenuto della tua email. Aiuterà i destinatari a ordinare le e-mail in modo più efficiente e incoraggerà una risposta più rapida alla tua e-mail.
03 - Evita email formattate in modo stravagante
Invia email in formati professionali. Evita i caratteri e le immagini multicolori per gli sfondi. Questi accorgimenti possono distrarre il lettore o rendere difficile la lettura del messaggio. Qualsiasi immagine di sfondo che aggiungi può gonfiare le dimensioni del file della tua email. Ciò potrebbe costringere i destinatari con connessioni lente ad aspettare un tempo angosciosamente lungo per il tuo messaggio da scaricare. Le immagini di sfondo che aggiungi possono gonfiare le dimensioni del file della tua email. Ciò potrebbe costringere i destinatari con connessioni lente ad attendere un tempo angosciosamente lungo per il download del messaggio.
Se la tua azienda insiste sul fatto che usi particolari elementi di cancelleria e-mail per proiettare un aspetto coerente, approfittane. Il logo aziendale e la linea della firma possono proiettare un'immagine professionale sulle tue e-mail.
04 - Invia risposte tempestive
Non fare in modo che le persone attendono risposte tempestive alla loro posta elettronica. Rispondere prontamente con un messaggio chiaro e conciso. Se hai bisogno di più tempo per cercare una risposta o raccogliere più informazioni, comunica al mittente della posta elettronica quando può aspettarsi una risposta.
05 - Utilizzare gli strumenti di risposta fuori sede
Se stai per allontanarti dall'ufficio e non riesci a leggere la tua email, usa lo strumento fuori sede del sistema email per rispondere automaticamente a chiunque tenti di contattarti. Assicurati che la tua risposta automatica consenta ai mittenti di sapere quando possono aspettarsi di ricevere una risposta.
06 - Non piangere lupo con bandiere ad alta priorità
La maggior parte dei sistemi di posta elettronica consente di contrassegnare un'e-mail come "Priorità alta" o "Rush". Non rendere questo il tuo flag di posta elettronica predefinito. Usalo con parsimonia, altrimenti i tuoi destinatari ignoreranno il flag di priorità. Quando alla fine invii un'e-mail veramente importante, non otterrà l'attenzione che merita.
07 - Considerare se è necessario "Rispondi a tutti"
Non fare istintivamente clic sul pulsante "Rispondi a tutti" per ogni messaggio di posta elettronica con più mittenti o destinatari. Considera l'argomento e decidi chi deve leggere la tua risposta. Rispondere continuamente a tutti senza necessità ti farà guadagnare rapidamente la reputazione di "spammer di business" e le persone potrebbero iniziare a ignorare del tutto le tue e-mail.
08 - Separa gli account di posta elettronica aziendale e personale
A meno che non si tratti di un'emergenza, non utilizzare mai l'e-mail aziendale per la corrispondenza personale. Anche se possiedi la tua attività, è una buona idea avere due account email separati. Ti consentirà di stabilire la priorità delle tue e-mail e di tenere fuori dalla rete aziendale i messaggi personali non collegati.
09 - Usa nomi account email professionali
Usa il tuo nome come parte di qualsiasi indirizzo email aziendale. Ad esempio james.bucki@example.com o jbucki@example.com. Evita nickname, maniglie, moniker o riferimenti oscuri. Ad esempio, non utilizzare soccer.mom@example.com o baseball.nut@example.com.
10 - L'email è la migliore per questa risposta?
Non utilizzare l'e-mail come unico strumento di comunicazione. Non tutti i messaggi sono appropriati all'e-mail e ci saranno momenti in cui una breve telefonata o una breve visita in ufficio possono essere un modo più efficace per trasmettere un messaggio. Incontrarsi o parlare al telefono può introdurre un elemento umano nelle interazioni, e questo può fare la differenza quando stai cercando di spiegare qualcosa, o se vuoi convincere qualcuno a fare qualcosa.
11 - Sii sensibile e accessibile
Non usare mai la posta elettronica per interrompere una relazione o un contratto. Nella corrispondenza commerciale professionale, includere sempre una linea di firma che fornisce modi alternativi per contattarti. Ad esempio, è possibile includere l'ufficio, il fax, i numeri di telefono cellulare e l'indirizzo postale dell'ufficio.
12 - Evita di inviare email con allegati di massa
Non sai mai come o dove il tuo destinatario accederà alle loro email. I dispositivi mobili possono iniziare a scaricare il file prima di chiedere all'utente di confermare il download. Potrebbe richiedere molto tempo e consumare la larghezza di banda che il destinatario deve pagare. Mantieni le dimensioni combinate degli allegati inferiori a 50 MB.
Se devi inviare un file di grandi dimensioni, contatta prima i destinatari e chiedi come vorrebbero ricevere il file. Si utilizza anche un servizio di trasferimento file per inviare il file.
13 - Pensa prima di inviare quell'e-mail
Infine, prenditi un momento e considera ciò che hai scritto prima di premere il pulsante "invia". È qualcosa che non dovrebbe essere inviato in una e-mail? È di natura personale e non è appropriato utilizzare il sistema di posta elettronica della società? Hai scritto l'e-mail mentre arrabbiato e incluso passaggi che potresti rimpiangere più tardi? In tal caso, premere il pulsante "Elimina".