Le spese "ordinarie e necessarie" per la tua attività sono generalmente deducibili dalle tasse
Tenere traccia di tutte le spese aziendali farà molto per ridurre le passività fiscali.
Qual è una spesa legittima?
La definizione di base è che una spesa deve essere "ordinaria e necessaria" per il tuo commercio o professione. Questa definizione deriva direttamente dal codice fiscale (sezione Internal Revenue Code 162, vedi anche la sezione 1.162-1 del Regolamento del Tesoro). "Una spesa ordinaria", afferma l'IRS nella Pubblicazione 535, Spese aziendali, "è una cosa comune e accettata nel vostro settore: una spesa necessaria è quella che è utile e appropriata per il vostro commercio o azienda".
Facciamo cinque distinzioni nell'analisi delle spese. Separiamo le spese personali dalle spese aziendali. Separiamo le spese di business in tre tipi: costo dei beni venduti, spese in conto capitale e spese deducibili. Alcune spese potrebbero essere solo parzialmente deducibili o non deducibili affatto. Quindi, le cinque distinzioni sono:
- Spese personali
- Spese aziendali
- Costo dei beni venduti
- Spese in conto capitale
- Spese deducibili
Separare le spese personali
I problemi sorgono quando una spesa può essere in parte personale e in parte legata al business. Un esempio comune: un libero professionista potrebbe usare una stanza nella sua casa come ufficio. In questa situazione, misureremmo la metratura dell'ufficio e di tutta la casa e troveremo la percentuale.
Questa percentuale verrà quindi utilizzata per misurare la parte commerciale delle spese condivise come affitto, assicurazione e servizi di pubblica utilità. La parte commerciale di queste spese diventerebbe parte della deduzione degli uffici domestici , mentre il resto delle spese sarebbe di natura personale.
La regola generale: "Generalmente, non è possibile detrarre le spese personali, di soggiorno o familiari. Tuttavia, se si ha una spesa per qualcosa che viene utilizzato in parte per lavoro e in parte per scopi personali, dividere il costo totale tra l'azienda e le parti personali. È possibile detrarre la parte aziendale "(IRS, Pubblicazione 535, Spese aziendali, sezione spese personali e aziendali).
Suggerimento per la contabilità: tieni traccia di tutte le tue spese. In questo modo è possibile rivedere le spese e chiedere al proprio commercialista se qualcuna di esse potrebbe essere deducibile dalle tasse.
Costo dei beni venduti
Il costo delle merci vendute sono le spese per l'inventario e le cose relative all'inventario. Produttori, grossisti e dettaglianti tengono traccia del costo dei prodotti che producono o acquistano per la rivendita.
La regola generale: "Se la tua azienda produce prodotti o li acquista per la rivendita, generalmente devi valutare l'inventario all'inizio e alla fine di ogni anno fiscale per determinare il costo dei beni venduti.
Alcune delle spese aziendali possono essere incluse nel calcolo del costo dei beni venduti "(IRS, Pubblicazione 535, Spese aziendali, sezione sul costo dei beni venduti).
Per spiegazioni dettagliate, vedere Pubblicazione 334, Guida fiscale per le piccole imprese, capitolo 6, Come calcolare il costo dei beni venduti. Vedi anche la sezione sugli inventari della Pubblicazione 538, Periodi e metodi contabili.
Spese in conto capitale
Alcune spese sono registrate come attività e i loro costi recuperati nel tempo attraverso l'ammortamento. Tali spese sono denominate beni capitali in quanto i loro costi sono capitalizzati come attività dell'azienda e il costo viene dedotto in un periodo di tempo attraverso l'ammortamento. Esempi di spese in conto capitale comprendono computer, mobili, attrezzature e immobili.
La regola generale: "è necessario capitalizzare tre tipi di costi: costi di avvio dell'attività, risorse aziendali e miglioramenti". (Pubblicazione 535).
Tenere traccia delle spese aziendali
Personalmente, utilizzo un software di contabilità completo per tenere traccia delle mie entrate e spese. Ma poi di nuovo sono un contabile e mi sento a mio agio usando software come Quickbooks e Sage Peachtree. Consiglio vivamente questi programmi alle piccole imprese. L'utilizzo di un software di contabilità completo ti aiuterà a monitorare la salute della tua azienda.
I programmi di contabilità completi possono impiegare un po 'di tempo per abituarsi. Ed è facile rimanere frustrati con tutte le funzionalità e le utilità.
Come bonus aggiuntivo, i migliori programmi software fiscali consentono di importare dati da Quicken o Money. Per rendere il processo di preparazione delle tasse il più agevole possibile, suggerisco di dedicare un po 'di tempo a fare in modo che le categorie di spesa siano impostate correttamente. È possibile aggiungere, eliminare e modificare categorie in tutti i software di finanza personale e contabilità. Avendo categorie intuitive e facili da ricordare, sarai in grado di generare report significativi. E la maggior parte dei programmi ti consente di collegare le categorie a particolari elementi pubblicitari nei moduli fiscali. L'impostazione di questo può fare molto per ridurre la quantità di tempo speso a preparare le tasse.
Tutti i programmi contabili che ho citato possono generare rapporti di profitti e perdite (chiamate dichiarazioni di reddito da parte dei contabili). Questi rapporti ti aiutano ad analizzare il modo in cui il tuo business freelance sta facendo, se sei redditizio e come spendi i tuoi soldi. Se si decide di assumere un commercialista, avere questi rapporti per accelerare la preparazione delle dichiarazioni dei redditi.