Ulteriori informazioni su Deducting Repair and Maintenance Expenses

Una panoramica di cosa prestare attenzione nei nuovi Registri di riparazione dell'IRS

I proprietari unici, le aziende di tutte le dimensioni e i proprietari di immobili in affitto possono detrarre le spese per le riparazioni e la manutenzione delle loro proprietà e attrezzature. L'IRS ha emanato nuovi regolamenti entrati in vigore nel 2014. Questi nuovi regolamenti hanno rafforzato le regole per la detrazione delle spese di riparazione e di manutenzione.

Se una particolare riparazione rende l'attrezzatura migliore, ripristina la proprietà alla sua condizione normale, o adatta la proprietà a un uso nuovo o diverso, la spesa viene capitalizzata e ammortizzata per diversi anni.

Le spese di riparazione e manutenzione che non rientrano nelle categorie di migliorie, restauri o adattamenti possono essere dedotte integralmente nell'anno in cui è stata pagata la spesa.

Le basi

"Se si riparano, si può detrarlo", afferma Steve Nelson, un commercialista certificato che ha scritto ampiamente sulla deduzione delle riparazioni sul blog Evergreen Small Business e ha scritto un modulo di preparazione 3115 per l' e-book aggiornato per il Nuovi regolamenti sulla proprietà tangibile .

"Se quello che fai è un miglioramento, un restauro o un adattamento," dice Nelson, "le nuove regole dicono che ti faremo capitalizzare e svalutarlo a meno che non sia una tale quantità che siano piccole patate".

Riparazioni e manutenzione di routine che possono essere immediatamente rimosse

"Generalmente, è possibile detrarre gli importi pagati per le riparazioni e la manutenzione in beni materiali se gli importi pagati non sono altrimenti richiesti per essere capitalizzati." (IRS.gov, Pubblicazione 535, Spese aziendali, capitolo 7, sezione Costi di riparazione e manutenzione.)

Definendo cosa possiamo dedurre in termini di ciò che non è necessario capitalizzare, questo ci costringe a porre la domanda: questa spesa deve essere capitalizzata? Se no, allora possiamo detrarlo.

In un'altra sezione della pubblicazione 535, l'IRS chiarisce la distinzione tra manutenzione e riparazioni:

"Riparazioni Il costo di riparazione o miglioramento delle proprietà utilizzate nel vostro commercio o azienda è una spesa deducibile o di capitale Manutenzione ordinaria che mantiene la proprietà in una normale condizione operativa efficiente, ma che non aumenta materialmente il valore o sostanzialmente prolunga l'utile vita dell'immobile, è deducibile nell'anno in cui è stata sostenuta, altrimenti il ​​costo deve essere capitalizzato e ammortizzato. " (IRS.gov, Pubblicazione 535, Spese aziendali, capitolo 11, sezione Riparazioni).

Si noti che qui l'IRS definisce cosa intendono per manutenzione ordinaria. La manutenzione ordinaria, dice l'IRS, "mantiene la proprietà in condizioni operative efficienti e normali". Un esempio potrebbe essere cambiare l'olio su una macchina. Il cambio dell'olio mantiene l'auto funzionante normalmente ed efficientemente, ma non prolunga sostanzialmente la vita utile dell'auto. Sostituire la trasmissione o il motore, tuttavia, prolungherebbe sostanzialmente la vita utile della macchina, e quindi questo sarebbe più simile a una riparazione che deve essere capitalizzata.

Capitalizzare le riparazioni e la manutenzione: il test "BRA"

Le riparazioni e i costi di manutenzione che rendono migliore una proprietà, o ripristinano le condizioni di lavoro, o adattano la proprietà a un nuovo uso, devono essere capitalizzati e ammortizzati per diversi anni. Questo può essere facilmente ricordato se si utilizza il test BRA, un mnemonico coniato da Tony Nitti.

I settaggi sono le riparazioni che fanno qualcosa di meglio di prima. In particolare, le riparazioni rientrano nella categoria dei miglioramenti se:

• Risolvi un difetto che esisteva prima di acquistare la proprietà
• Correggere un difetto che si è verificato durante la creazione della proprietà
• Ingrandire o espandere la proprietà in modo che abbia più capacità o
• Si prevede che aumenti la qualità, la resistenza, l'efficienza o la produttività della proprietà

Per maggiori dettagli, vedi What is a Betterment? sezione delle Regole finali sulla proprietà tangibile.

I restauri, come ci si potrebbe aspettare, sono riparazioni che ripristinano qualcosa alle sue normali condizioni. Fissare un tetto o sostituire completamente il tetto sono due esempi di restauri. In particolare, le riparazioni rientrano nella categoria dei restauri se sono riparazioni che:

• Ripristina la proprietà deteriorata nella sua "condizione operativa ordinariamente efficiente"; o
• Sostituire un componente principale o una parte strutturale sostanziale di un pezzo di proprietà; o
• Ricostruisci la proprietà come nuova condizione; o
• Risultato in una perdita deducibile, vendita o cambio, o trattamento di perdita per sinistro per la proprietà o componente della proprietà.

Per maggiori dettagli, vedi Quali sono gli importi per ripristinare un'unità di proprietà? sezione delle Regole finali sulla proprietà tangibile.

A volte le riparazioni cambiano il modo in cui viene utilizzata la proprietà o l'attrezzatura.

Ad esempio, supponiamo che un proprietario di un edificio converta una fabbrica in uno showroom. Il modo in cui l'edificio viene utilizzato cambia dalla produzione alla vendita al dettaglio. Poiché il contribuente ha cambiato il modo in cui utilizza la proprietà, tutte le riparazioni relative all'adattamento della proprietà sono capitalizzate.

In particolare, l'IRS afferma che una spesa di adattamento è "Viene pagato un importo per adattare un'unità di proprietà a un uso nuovo o diverso se l'adattamento non è coerente con l'uso ordinario dell'unità di proprietà nel momento in cui l'hai originariamente messo in servizio "(dalla sezione" Che cosa adatta l'unità di proprietà a una nuova o diversa destinazione "delle Regole finali sulla proprietà tangibile delle domande e risposte).

Tasti di scelta rapida: tre regole Safe Harbor

La regola generale è che le spese per le riparazioni e la manutenzione devono essere capitalizzate e ammortizzate. Ci sono delle eccezioni a questa regola generale. In realtà, ci sono tre eccezioni, che l'IRS chiama porti sicuri. Ma anche con un porto sicuro, non si può semplicemente cancellare la spesa. L'IRS si aspetta che i contribuenti facciano una scelta formale (chiamata "elezione") allegando una dichiarazione elettorale alle loro dichiarazioni dei redditi.

$ 2.500 Elezioni Safe Harbor per i piccoli contribuenti.

Una persona o un'azienda può immediatamente detrarre le spese di riparazione e manutenzione se il costo è di $ 2,500 (o inferiore) per articolo o per fattura . Un'azienda con una "dichiarazione finanziaria applicabile", tuttavia, ha un ammontare di porto sicuro di $ 5.000. Questo limite di $ 2,500 ha effetto per l'anno fiscale 2016.

Per gli anni fiscali 2014 e 2015, il limite era $ 500. Vedi Avviso 2015-82, Incremento del Limite di approdo sicuro De Minimis per i contribuenti senza una scheda finanziaria applicabile (pdf), sul sito Web dell'IRS per dettagli su questa modifica. Per ulteriori dettagli su questa disposizione, consultare la sezione sull'elezione di "de minimis safe harbour" delle domande e risposte sul sito Web dell'IRS.

Porto sicuro per i piccoli contribuenti

Le riparazioni possono essere detratte immediatamente se l' importo totale pagato per le riparazioni e la manutenzione sulla proprietà è inferiore o uguale a $ 10.000 o al 2% della base non rettificata della proprietà, a seconda di quale importo sia inferiore . E il porto sicuro è disponibile solo per le imprese con entrate inferiori a $ 10 milioni e la proprietà in riparazione ha una base non corretta sotto $ 1 milione. Per ulteriori dettagli su questa disposizione, vedere l'elezione di safe harbor per i piccoli contribuenti della sezione Domande e risposte sul sito Web dell'IRS.

Safe Harbor per la manutenzione ordinaria

Se le riparazioni consistono in una manutenzione ordinaria, le spese di riparazione possono essere detratte immediatamente. Questi sono i tipi di riparazioni che si verificano regolarmente.

L'IRS lo ha spiegato in dettaglio. Affinché la manutenzione ordinaria sia immediatamente deducibile, l'IRS desidera che la spesa soddisfi tutti e quattro i seguenti criteri:

1. Le riparazioni sono attività ricorrenti del tipo che ti aspetteresti di eseguire;
2. Le riparazioni derivano dall'usura causata dall'uso in un'attività commerciale o aziendale;
3. Le riparazioni sono necessarie per mantenere la proprietà operativa in modo efficiente nelle sue condizioni normali;
4. Ed è del tutto previsto che le riparazioni debbano essere eseguite:
   • Più di una volta durante un periodo di 10 anni (per edifici e strutture relative agli edifici), o
   • Più di una volta durante la vita di classe della proprietà (per proprietà diverse dagli edifici).

(La durata della classe si riferisce al numero di anni durante i quali l'IRS si aspetta di deprezzare la proprietà, come descritto nella Pubblicazione 946, Come ammortizzare la proprietà , in particolare la sezione della classe di proprietà del capitolo 4 e Appendice B.) Sezione Manutenzione di routine della sezione Domande e risposte sul sito Web IRS. Una parola di cautela: il porto sicuro per la manutenzione ordinaria non si applica alle spese che rientrano nella categoria dei miglioramenti.

Disposizioni parziali

Supponiamo che un proprietario sostituisca un tetto in una proprietà in affitto. Pensiamo a questa situazione. Quando la proprietà fu messa in servizio come affitto, il costo della proprietà fu diviso in due: terreno ed edificio. Il terreno è un bene non deprezzabile. Il costo dell'edificio è stato capitalizzato e ammortizzato in un periodo di anni (27,5 anni per immobili residenziali o 39 anni per immobili commerciali). Quindi il costo del vecchio tetto è incluso nel costo dell'edificio e viene ammortizzato nel tempo.

Ora il proprietario ha sostituito il tetto. Questo tipo di restauro deve essere capitalizzato e ammortizzato (oltre 27,5 anni o 39 anni, a seconda dei casi). Quindi ora il proprietario ha due beni ammortizzati: l'edificio originale e il nuovo tetto. Ma il vecchio tetto è incluso nell'edificio. Quindi in un certo senso, il padrone di casa sta svalutando un bene (il vecchio tetto) che non esiste più. In questo scenario, l'IRS consente al proprietario di disporre di una disposizione parziale. In sostanza, il proprietario può cancellare il costo del vecchio tetto (rimuovendo così quella parte del costo dal programma di ammortamento dell'edificio).

Qual è il vantaggio? Ciò ottiene una detrazione immediata per il vecchio tetto, che compensa il lato negativo di dover ammortizzare il nuovo tetto per diversi anni. E questo rimuove il vecchio tetto (il suo costo storico e il suo deprezzamento accumulato) del bilancio del contribuente. Un ulteriore vantaggio: "Non c'è riacquisto di ammortamento perché non c'è stata alcuna vendita o scambio", afferma Phil Zaman, un direttore presso l'Ufficio delle imposte del CBIZ. Pertanto, le disposizioni parziali comportano un ammortamento meno accumulato da riacquistare se la proprietà viene mai venduta in futuro.

Quello che devi guardare

Per determinare correttamente ciò che può essere dedotto e ciò che deve essere capitalizzato, esaminiamo quale sia la spesa, quanto costa e in che modo la spesa si riferisce alla proprietà riparata o mantenuta. "Dobbiamo stare attenti non solo a scrivere cose", dice Nelson, "queste norme di proprietà tangibili hanno detto, dobbiamo davvero guardare a queste spese". Quindi, come possiamo davvero guardare a queste spese?

Per ogni spesa di riparazione o manutenzione:

1. Rivedere la fattura per la spesa
2. Qual è la spesa? Applicare il test BRA: la spesa è un miglioramento, un restauro o un adattamento?
3. Quanto costa?
4. Ogni articolo sulla fattura è uguale o inferiore a $ 2,500? La fattura totale è uguale o inferiore a $ 2,500? In tal caso, prendere in considerazione l'utilizzo del porto sicuro de minimis .
5. L'importo è uguale o inferiore a $ 10.000? Uguale o inferiore al 2% della base non rettificata della proprietà in riparazione? In tal caso, prendere in considerazione l'utilizzo dell'elezione sicura per i piccoli contribuenti.
6. Qual è la natura della riparazione? La riparazione è una parte prevista e necessaria per mantenere la proprietà in condizioni operative ordinariamente efficienti? In tal caso, considerare l'utilizzo del porto sicuro per la manutenzione ordinaria.
7. Considera se uno può cancellare una "disposizione parziale".
8. Capitalizza le spese secondo necessità e imposta un programma di ammortamento per cancellare le spese di riparazione.

Risorse per scavatore più profondo in riparazioni e detrazioni di manutenzione:

• Aspetto approfondito: IRS conclude i registri sulle disposizioni della proprietà ammortizzabile tangibile (Parker Tax Publishing, 8 settembre 2014).
• Avviso 2015-82 (IRS.gov, pdf), che ha modificato il porto sicuro de minimis da $ 500 a $ 2,500; riassunto in IR-2015-133: Per le piccole imprese: l'IRS solleva la soglia di spesa della proprietà tangibile a $ 2.500; Semplifica archiviazione e registrazione (IRS.gov, 24 novembre 2015).
• Normative sui beni materiali - Domande frequenti (IRS.gov, 13 marzo 2015).
• Decisione del Ministero del tesoro 9636: orientamenti in materia di detrazione e capitalizzazione delle spese relative alla proprietà materiale (IRS.gov, data effettiva 19 settembre 2013).
• Entrate 2015-20 (IRS.gov, pdf); riassunto in IR-2015-29: IRS rende più facile per le piccole imprese l'applicazione di regolamenti di riparazione per il 2014 e per gli anni futuri (IRS.gov, 13 febbraio 2015).
• Norme sulla proprietà tangibile - Riparazione Regs Guidance and Resources (AICPA.org)
• Attuazione del New Tangible Property Regulations ( Journal of Accountancy , 31 gennaio 2014).
• Manutenzione di routine Safe Harbor in base alle nuove normative per la riparazione dell'IRS (Nolo.com)
• Piccolo porto sicuro per le riparazioni e la manutenzione (Nolo.com)
• Requisiti dei proprietari ai sensi delle normative per la riparazione dell'IRS (Nolo.com)