Chiusura per ufficio: notifica a dipendenti, clienti e venditori
Assicurati di informare le principali parti interessate nella tua azienda almeno due o quattro settimane prima del tempo. I dipendenti possono essere avvisati / ricordati utilizzando un inserto nella loro busta paga. I clienti possono essere informati sul tuo sito web e tramite il tuo messaggio di operatore automatico sul tuo sistema telefonico. I venditori (in particolare quelli con orari di consegna ricorrenti) possono essere avvisati tramite e-mail o posta ordinaria.
Notifica al personale di sicurezza / servizio
Invia un promemoria al personale di sicurezza o al servizio di sicurezza che notifica loro le date di chiusura. Assicurati che il tuo elenco dei contatti di emergenza sia aggiornato con i numeri di telefono dei dipendenti.
Modifica il saluto dell'operatore automatico
Pianifica il saluto automatico dell'operatore sul tuo sistema telefonico per riflettere che l'ufficio è stato chiuso. Assicurati di indicare anche quando riaprirà l'ufficio. Se fornisci servizi di emergenza (riscaldamento e raffreddamento, impianti idraulici, ecc.) Assicurati di dire ai tuoi chiamanti come raggiungere il servizio di risposta o il telefono cellulare durante lo spegnimento.
Notifica al servizio di risposta
Se si utilizza un servizio di risposta, assicurarsi di notificare loro le date in cui l'ufficio verrà spento e assicurarsi che l'elenco dei contatti sia aggiornato con i numeri di telefono dei dipendenti che saranno in servizio.
Modifica i messaggi di posta vocale e crea messaggi di risposta automatica
Se il sistema telefonico consente alle chiamate esterne di chiamare direttamente le postazioni dei dipendenti, è necessario assicurarsi che utilizzino un messaggio di saluto vocale temporaneo o "Fuori sede" che consenta al chiamante di sapere che non si trovano in ufficio.
I dipendenti dovrebbero anche informare il chiamante quando torneranno e cosa fare se hanno bisogno di assistenza immediata mentre l'ufficio è chiuso per le vacanze. Inoltre, assicurarsi di creare una risposta automatica di Fuori sede .
Ridurre il termostato
Risparmia energia e denaro ripristinando (o riprogrammando) il termostato dell'ufficio durante l'arresto.
Backup dei server
Se si dispone di computer e server critici, assicurarsi che il ciclo di backup funzioni correttamente prima e dopo l'arresto. Riduce l'esposizione a un disastro programmando il backup offsite per una raccolta anticipata, piuttosto che attendere dopo la fine del periodo di ferie.
Spegni le apparecchiature per ufficio
- Luci da scrivania
- copiatrici
- Calcolatrici
- Luci a soffitto
- trituratori
Disattiva computer e periferiche
- Computer
- Tenere sotto controllo
- Scanner
- Stampante
Non spegnere
- Macchine fax
- Sistema telefonico
- Computer server
- Riscaldatori / luci per serbatoi di pesci tropicali