Come viene creato e utilizzato il record di guadagni di un dipendente
Un record di guadagni dei dipendenti è un record di come viene calcolata la retribuzione di un dipendente, per ciascun periodo di retribuzione durante l'anno, con un totale da inizio anno in corso.
Cosa è incluso in un record di guadagni dei dipendenti
Il record di guadagni dei dipendenti include le seguenti informazioni e calcoli per ogni busta paga.
- In primo luogo, viene calcolata la retribuzione lorda , per i dipendenti orari e per lavoratori dipendenti.
- Quindi, vengono calcolate le ritenute d'acconto federali, statali e locali in base all'importo lordo delle retribuzioni. L'importo dell'imposta sul reddito federale è calcolato in base al modulo W-4 del dipendente.
- Le detrazioni fiscali FICA (previdenza sociale e Medicare) sono calcolate in base alla retribuzione lorda.
- Altre deduzioni volontarie sono incluse.
- Tutte le trattenute e le deduzioni sono sommate.
- La retribuzione netta è calcolata come retribuzione lorda meno trattenuta e trattenute totali.
Un esempio di una riga da un record di guadagni dei dipendenti:
Questo è un record, da un periodo di paga per un dipendente. Gli importi trattenuti sono sommati. La retribuzione netta è la retribuzione lorda meno la trattenuta totale.
Record dei guadagni dei dipendenti
| Retribuzione lorda | Tassa d'acquisto federale trattenuta | Imposta sul reddito statale trattenuta | Imposta FICA trattenuta | Totale trattenuto | Retribuzione netta |
| $ 850.00 | $ 170.00 | $ 65.02 | $ 25.99 | $ 261,01 | $ 588,99 |
Come viene utilizzato un record di guadagni dei dipendenti
Le informazioni sul record di guadagni dei dipendenti hanno diversi scopi:
- Lo scopo principale di questo record è calcolare la retribuzione netta del dipendente (lo stipendio)
- Il record viene dato al dipendente per dimostrare come sono stati effettuati i calcoli, nel caso in cui il dipendente abbia delle domande.
- Il record viene utilizzato per tenere traccia di tutti i guadagni dei dipendenti per l'anno, al fine di preparare il modulo W-2 - la dichiarazione annuale degli stipendi e delle imposte - consegnato al dipendente dopo la fine dell'anno.
- I totali per tutti i dipendenti per il periodo di retribuzione, per le trattenute fiscali federali, statali e finali della FICA, sono registrati in conti passivi, a fini di segnalazione per il modulo 941 - rapporto trimestrale del datore di lavoro
- Il conto per pagare le tasse FICA è anche aggiunto al contributo del datore di lavoro, che corrisponde alla ritenuta alla fonte. Quindi, nell'esempio sopra, sia il dipendente che il datore di lavoro devono 65,02 $ per questo periodo di paga.
- Il totale combinato della ritenuta dei dipendenti per le imposte sul reddito e le imposte FICA, più il contributo del datore di lavoro alle imposte FICA, viene calcolato e inviato all'IRS.
- I totali per la ritenuta FICA sono monitorati, per essere sicuri che la parte di sicurezza sociale venga interrotta quando il dipendente raggiunge il massimo di sicurezza sociale per l'anno.
- La retribuzione lorda viene monitorata per includere un'ulteriore imposta Medicare se la retribuzione lorda del dipendente supera un determinato importo.
Altri elementi che possono essere inclusi nel record di guadagni dei dipendenti
Nome, indirizzo e numero di sicurezza sociale del dipendente,
Stato civile del dipendente e numero di esenzioni (dal modulo W-4), ai fini del calcolo della ritenuta d'imposta sul reddito federale.
Detrazioni per i contributi volontari dei dipendenti ai piani sanitari dei dipendenti,
Detrazioni per i contributi dei dipendenti ai piani 401 {(k) o 403 (b)
Registrazioni di indennità accessorie pagate ai dipendenti e determinazione del loro valore
Date di assunzione per ciascun dipendente
Pagamenti speciali come indennità di malattia , assegni forfettari, indennità di invalidità e indennità di assicurazione sulla vita.
Rimborsi per viaggi, pasti e intrattenimento per dipendenti, o spese giornaliere
Rimborso per l'uso da parte dei dipendenti di un veicolo personale a fini commerciali.
Tutti i pagamenti a dipendenti e benefici per i dipendenti devono essere classificati nel registro dei guadagni del dipendente, in modo che possano essere registrati correttamente ai fini fiscali sul modulo W-2.