De minimis in benefici per i dipendenti
Il termine d e minimis è generalmente usato per descrivere qualcosa che è troppo piccolo o insignificante per essere considerato, qualcosa di non importante. il termine deriva da una frase latina, " de minimis non curat lex ", che significa sostanzialmente che la legge non tratta di argomenti banali. Questo termine ha diversi significati in diverse aree di business. (Nota l'ortografia di questo termine. Non è scritto, come potresti pensare, "de minimus" ma è " de minimis ".)
Per legge, de minimis si riferisce a qualcosa che è troppo piccolo per preoccuparsi. Ad esempio, in una causa per un account da $ 1 milione, un errore di $ 10 sarebbe de minimis.
Perché il concetto di De Minimis è importante per le tasse aziendali?
Nelle tasse aziendali, il concetto di " de minimis" è importante per i benefici per i dipendenti, per le imposte sulle plusvalenze e in altre aree fiscali aziendali. Un piccolo vantaggio non può essere soggetto a tasse; l'importo varia a seconda del caso.
Che cosa significa De Minimis per i vantaggi per i dipendenti?
L'IRS dice che un vantaggio de minimis è:
... qualsiasi proprietà o servizio fornito a un dipendente che ha un valore scarso (tenendo conto della frequenza con cui si forniscono vantaggi simili ai dipendenti) che la sua contabilità sarebbe irragionevole o amministrativamente impraticabile
I benefici che un datore di lavoro fornisce a un dipendente sono imponibili come reddito per il dipendente. Ma un beneficio de minimis non è tassabile per il dipendente come reddito.
Da un punto di vista fiscale, un beneficio de minimis è una piccola quantità di beneficio per i dipendenti, e l'IRS dice che questi piccoli importi non sono soggetti a tassazione. In altre parole, se il vantaggio è de minimis , non è tassabile per il dipendente. Se non è de minimis , è tassabile per il dipendente, proprio come gli altri benefici per i dipendenti.
Esempi di vantaggi per i dipendenti che potrebbero essere De minimis
Gli esempi di seguito danno un'idea di ciò che è considerato de minimis . In alcuni casi, è perché l'importo è piccolo (come il tacchino delle vacanze), e in altri casi, è troppo difficile risolvere l'uso personale dei dipendenti dall'uso commerciale (come la fotocopiatrice dell'ufficio).
L' IRS fornisce alcuni esempi di riconoscimenti de minimis che possono essere esclusi dalle imposte per i dipendenti:
- Tacchini o prosciutti di vacanza
- Fiori, placche o tazze da caffè per occasioni speciali
- Un orologio d'oro in pensione
- Parcheggio per un impiegato del mese, se l'importo non supera determinati limiti.
- Cene premio occasionali o cene di vacanza per dipendenti e ospiti.
- Altri pasti che potrebbero essere considerati de minimis sarebbero il caffè e le ciambelle durante una riunione del personale o pasti occasionali forniti ai dipendenti che devono fare gli straordinari .
- Biglietti occasionali per eventi sportivi o spettacoli teatrali (utilizzo del box aziendale a una partita di hockey o basket, per esempio)
- Permettendo ai dipendenti di utilizzare occasionalmente la fotocopiatrice dell'ufficio, se tu (il datore di lavoro) puoi dimostrare che viene utilizzato almeno all'85% per motivi di lavoro
- Assicurazione sulla vita a termine del gruppo a $ 2000,
- Tariffe di trasporto occasionali (come un abbonamento per il bus o un biglietto per il parcheggio) fornite ai dipendenti.
Cosa NON sono Benefici De minimis
I seguenti non sono mai de minimis, secondo l'IRS :
- Contanti, inclusi gli equivalenti in contanti come le carte regalo, eccetto per i rari pasti per consentire il lavoro straordinario
- Utilizzo dell'appartamento del datore di lavoro, casa vacanze, barca o aereo
- Pendolarismo sull'uso del veicolo del datore di lavoro più di una volta al mese
- Iscrizione a un country club o a una struttura sportiva
Notare anche l'uso della parola "occasionale" nella lista dei vantaggi de minimis sopra. Se un beneficio viene fornito regolarmente, non è quasi mai de minimis.
Benefici De Minimis e telefoni cellulari
L'IRS ritiene che i telefoni cellulari forniti dai datori di lavoro siano de minimis se non fanno parte del compenso aziendale per il dipendente e se vengono forniti per "sostanziali motivi commerciali". Alcuni esempi sono:
- Se il datore di lavoro ha bisogno di contattare il dipendente in ogni momento per le emergenze legate al lavoro (per un gestore di data center, ad esempio)
- Se il dipendente ha bisogno di parlare con i clienti quando è fuori ufficio (in una posizione di vendita, per esempio),
- O se il dipendente ha bisogno di contattare gli uomini d'affari in altri fusi orari nei momenti in cui l'ufficio del dipendente è chiuso (un business manager internazionale che deve parlare con dipendenti o clienti a Tokyo, ad esempio).
Un'eccezione alla regola De Minimis - Dipendenti altamente retribuiti
Come altre imposte, la regola de minimis deve essere applicata in modo equo. Non è possibile trattare i pasti che l'azienda fornisce a una struttura di datore di lavoro fornita ai dipendenti di alto livello come " de minimis" se lo stesso beneficio non è disponibile per tutti i dipendenti o per un gruppo di dipendenti all'interno del quale i dipendenti di alto livello fanno parte.
Ad esempio, se hai una sala da pranzo speciale per i dirigenti e nessuna sala da pranzo (o nessuna sala da pranzo simile) per gli altri dipendenti, non puoi affermare che la sala da pranzo executive fosse de minimis . Se non è de minimis , è tassabile per i dirigenti. L'IRS ha un linguaggio che spiega cosa significa "impiegati altamente retribuiti" in questo caso.
Registra per dimostrare i vantaggi De Minimis
È sempre difficile dimostrarsi negativo. Conserva registrazioni eccellenti dei tempi in cui fornisci piccoli vantaggi ai dipendenti, spiegando lo scopo del business e la data e l'ora. Dimostrare di tenere sempre buoni registri ti aiuterà a difendere l'uso de minimis in una verifica fiscale.
Altri esempi di una regola De Minimis in altre aree fiscali e legali
Il PATH Act del 2015 fornisce protezione contro le multe e le sanzioni per i contribuenti aziendali per gli errori de minimis (meno di $ 100) sui rendimenti delle informazioni.
In un altro esempio, nel modulo 1099-S, ricavato da transazioni immobiliari, un trasferimento inferiore a $ 600 è considerato de minimis .
I limiti de minimis sono considerati nelle imposte sulle plusvalenze sull'acquisto di obbligazioni.
Nella legge sul copyright, de minimis viene utilizzato per determinare se un lavoro rientra nei limiti del fair use. Una piccola quantità di lavoro può essere utilizzata senza permesso; l'importo considerato de minimis varia a seconda dei casi.