Potresti avere dei debiti (assegni non riscossi) che non sei in grado di inviare a un venditore, pagamenti eccessivi a un cliente o uno stipendio non reclamato da un dipendente o altre proprietà che appartengono a qualcun altro ma che la tua azienda ha in suo possesso e tu non so come ottenere questa proprietà dalla persona che lo possiede.
È importante notare che le leggi relative alla proprietà non reclamata (inclusi gli assegni) sono regolate dai singoli stati. I regolamenti sono quelli dello stato in cui si trova il beneficiario, non lo stato in cui si trova la tua attività.
Se la tua azienda si trova nella situazione in cui non sei in grado di trovare il proprietario della proprietà non reclamata, ci sono due cose che devi fare:
1. Fare ogni sforzo ragionevole per trovare il destinatario del pagamento in modo da poter dare loro i soldi.
2. Se non riesci a trovare il destinatario entro un tempo ragionevole, devi segnalare la mancanza di pagamento al tuo stato e pagare il denaro allo stato, quindi è disponibile per il destinatario in un secondo momento.
Diciamo che hai pagato un dipendente che ha lasciato la tua azienda e che non ha incassato uno stipendio. Hai i soldi nel tuo account dei salari aziendali, ma ricorda che non è di tua proprietà. La proprietà non reclamata è considerata una passività ai fini contabili; cioè, è proprietà che si sta tenendo ma che non è di proprietà della vostra azienda.
La vostra azienda ha due responsabilità per la proprietà non reclamata: (1) per segnalare e pagare beni non reclamati allo stato giusto, e (2) per assicurarsi che la società rifletta correttamente la passività sul suo bilancio.
Proprietà non reclamate e contabilità commerciale
Ai fini della contabilità, quando raggiungi il punto in cui devi segnalare l'assegno non reclamato al tuo stato, potresti voler considerare di annullare l'assegno e di mettere l'importo in un conto di deposito a garanzia. Ciò contribuirà ad assicurare che i fondi non vengano spesi accidentalmente.
Dovresti aver già pagato le tasse di lavoro su questo importo.
Mantieni tutti i record su questo beneficiario o dipendente e assicurati di continuare a contattare la persona regolarmente. Justin Pritchard, esperto di servizi bancari presso The Balance, ha un modello per gli assegni in sospeso che potresti voler prendere in considerazione.
Segnalazione e pagamento allo stato
Il principio di escheat (pronunciato "es-cheat" proprio come sembra) governa qui. Escheat significa "arrendersi" ed è basato su una dottrina della common law che richiede che la proprietà non reclamata venga restituita (restituita) allo stato, non custodita dalla persona che la possiede. L'idea è che la proprietà non è tua e che lo stato ha più risorse per trovare l'individuo o la società che ne ha la proprietà.
Se nessun proprietario viene trovato, lo stato mantiene la proprietà. I tipi di proprietà che potrebbero essere applicabili sono assegni (inclusi assegni di pagamento), fondi di deposito a garanzia, pagamenti in eccesso ai clienti, conti da pagare non possono essere pagati a fornitori, assegni di stipendi e assegni di provvigione.
Leggi statali sulla proprietà non rivendicata
Tutti gli stati hanno leggi di escheat che descrivono i periodi di tempo e le procedure. Le leggi dello stato di solito includono questi passaggi:
- Lo stato specifica un periodo di tempo senza alcun contatto con la proprietà.
- Poi ogni anno c'è un periodo di tentativi di localizzare i proprietari, spedendo le lettere di dovuta diligenza all'ultimo indirizzo conosciuto. Sarebbe bene inviare queste lettere per posta certificata o "ricevuta di ritorno richiesta", in modo da avere un record di cercare di contattare l'individuo o la società.
- Dopo questo periodo dell'anno, devi presentare un rapporto allo stato e una rimessa di importi dovuti ai proprietari che non sei riuscito a contattare.
Paycheck non reclamati
Gli stipendi non reclamati sono inoltre soggetti alle leggi di escheat come proprietà non reclamata. Si applicano le leggi dello stato in cui l'impiegato ha lavorato per l'ultima volta. Se hai uno stipendio per un ex dipendente o dipendente che non è stato reclamato per un periodo di tempo, devi seguire la stessa tempistica di reporting dello stato come per altre proprietà. Vedi questo articolo per ulteriori discussioni su come gestire gli stipendi non reclamati.
Leggi dello stato di Escheat
Puoi cercare in base al nome del tuo stato e alla parola "escheat". Ad esempio, cerca "Leggi dello Icheat dell'Iowa". È possibile consultare il sito Web del proprio tesoriere, dipartimento delle entrate o agenzia di tassazione per trovare informazioni. Ricorda, ogni stato ha requisiti diversi. Questo sito Web di un avvocato include ulteriori informazioni sulla proprietà non reclamata, compresi i collegamenti alle leggi di escheat in tutti gli stati.
Contabilità per proprietà non reclamate
La contabilizzazione di proprietà non reclamate varia a seconda della probabilità che la proprietà venga reclamata. Secondo il Journal of Accountancy, in molti casi è meglio riconoscere la perdita, da un punto di vista contabile, ancor prima di consegnarlo allo stato. Parla con il tuo consulente fiscale prima della fine dell'anno per discutere il tuo elenco di proprietà non reclamate.
Alcuni suggerimenti per affrontare la proprietà non reclamata
- Scopri le leggi del tuo stato o per tutti gli stati in cui hai dipendenti che lavorano. Prestare particolare attenzione al periodo dopo il quale è necessario segnalare la proprietà non ritirata allo stato.
- Impostare politiche e procedure per acquisire informazioni su proprietà non raccolte e una tempistica per rivedere l'elenco e inviare notifiche ogni anno.
- Quindi, imposta un'ora ogni anno per la segnalazione e il pagamento di una proprietà non ritirata.
Audit statali
Infine, ricorda che la proprietà non raccolta non è di proprietà della tua azienda. Gli Stati possono e fare audit per proprietà non ritirate e possono valutare multe e sanzioni per non conformità con le leggi statali.