Prima di iniziare a scrivere il tuo manuale, una nota di cautela:
Assicurati di avere un avvocato che è un esperto nel campo del diritto del lavoro rivedere il tuo manuale per essere certo che non vi è nulla in esso che potrebbe causare problemi. Pagare un avvocato per fornire questa recensione potrebbe salvarti dall'includere qualcosa che potrebbe essere frainteso da un lettore.
L'introduzione al manuale del tuo dipendente è più di poche parole sulla tua azienda.
Permette ai dipendenti di comprendere l'importanza del manuale e include un'area che i dipendenti devono firmare per riconoscere di aver letto il manuale. Ecco ulteriori informazioni su cosa include la sezione Introduzione:
- La storia del tuo business
In breve, descrivi la tua attività, compreso come è iniziata e gli eventi significativi della sua storia. - La tua dichiarazione di scopo o dichiarazione di missione.
Se hai creato una visione o una dichiarazione di missione per la tua azienda, discuterla qui. Affermare la tua visione aiuta i dipendenti a vedere in cosa credi e li entusiasma nel lavorare per la tua azienda. - Lettera di benvenuto
Includere una lettera di benvenuto, parlando direttamente ai dipendenti e facendogli sapere quanto ritieni importanti per l'organizzazione. - Dichiarazione di "Questo non è un contratto"
Nella tua lettera di benvenuto o in una dichiarazione separata, fornisci una dichiarazione per far sapere ai dipendenti che non hanno ricevuto alcuna garanzia:"Questo manuale non costituisce un contratto di lavoro, né fornisce alcuna garanzia di impiego."
- Una pagina di firma
Includi una dichiarazione che tutti i nuovi dipendenti devono firmare il manuale per dimostrare di aver letto il documento e capirlo.
L'introduzione è una parte importante del manuale del tuo dipendente. Assicurati che il tuo avvocato riveda questa sezione in particolare.
Creazione di un manuale dei dipendenti
La prima sezione principale del manuale del dipendente contiene le politiche dei dipendenti.
Queste politiche danno informazioni ai dipendenti circa le vostre aspettative su di loro.
Benefici per i dipendenti
L'ultima parte del Manuale del dipendente descrive i benefici e il tempo libero da fornire ai dipendenti:
- Frequenza e puntualità
Includere una sezione in cui si afferma che i dipendenti devono essere al lavoro tutti i giorni e in orario. Definire "eccessivo" assenteismo e "abituale" ritardo. - Pause, orari di pranzo, sala del personale
I dipendenti possono fare delle pause in qualsiasi momento o ci sono dei momenti di pausa specifici? Che mi dici del pranzo? Descrivere i protocolli per l'utilizzo della sala del personale. - Software e documenti per computer
Rendere consapevoli i dipendenti delle leggi sul copyright relative ai documenti. Quali documenti non possono essere copiati? Quali copie possono essere fatte del software? Dove sono le licenze software e cosa dicono? - riservatezza; i regali
Politiche statali in materia di affari e procedure proprietarie. I dipendenti non devono accettare regali dai clienti ad eccezione di token molto piccoli. - Disciplina / terminazione
Descrivere le procedure per la disciplina, compresi gli avvertimenti, scritti e orali. Includere un processo di ricorso, anche per un piccolo ufficio, in modo che i dipendenti sentano di avere "un posto dove andare". Descrivere le circostanze in cui l'occupazione può essere risolta. Quanto preavviso viene dato? Come vengono pagate le ferie accumulate?
- Droga e consumo di alcol; politica sul fumo
Dichiarare che l'uso di droghe o alcol nei locali dell'azienda è causa di licenziamento immediato. Consenti al fumo nei locali dell'azienda? - Dichiarazione EEOC
Non si discrimina nessuno per nessuna ragione; si potrebbe anche discutere di alloggi per le osservanze religiose e le politiche relative a candidati e dipendenti con disabilità. - Equal Pay
Valutare la retribuzione dei dipendenti in base al livello della posizione e alle prestazioni, non a fattori esterni come il sesso. - valutazioni
Spiega ai dipendenti come e quando conduci le recensioni delle prestazioni. - Status del dipendente (a tempo pieno vs. part-time; prova).
Descrivere le ore settimanali richieste per un impiego a tempo pieno (32? 35? 40?). I dipendenti a tempo pieno hanno benefici (come l'assicurazione sanitaria) che i part-time non lo fanno? I part-time ricevono ferie pagate?
- molestia
Dichiara che la tua azienda non lo tollera, né tra i dipendenti né tra i clienti. Discutere su come gestire i reclami di molestie. - Politiche di assunzione
Descrivi come pubblicizzi una posizione, internamente ed esternamente, e il tuo processo di intervista. - Codice di abbigliamento per ufficio
Puoi includere una dichiarazione generale sull'aderenza alle norme sui vestiti, inclusi capelli, trucco, gioielli. Se ai dipendenti è richiesto di indossare uniformi specifiche, chi paga per queste? Chi paga per la pulizia? Linguaggio osceno o offensivo può essere "giusta causa" per la fine. - Orientamento / formazione di nuovi dipendenti
Descrivi il programma della tua azienda di formazione e orientamento sul posto di lavoro. Il tempo di orientamento è pagato? - Paga periodi / orari / buste paga / straordinari
Quanto spesso vengono pagati i dipendenti? (Ogni due settimane o due volte al mese sono tipiche). Sottolinea che i fogli di lavoro / gli orari devono essere gestiti da tutti i dipendenti; quando devono essere consegnati? Indicare che le buste paga includono informazioni sulle detrazioni, informazioni aggiornate l'anno. Indicare quando i dipendenti sono idonei per gli straordinari. - Parcheggio per i dipendenti
Descrivi il tuo parcheggio e eventuali restrizioni sul suo utilizzo. I dipendenti hanno bisogno di un contrassegno di parcheggio per entrare nei lotti? Come vengono monitorati i lotti? - Telefonate e visitatori personali
Descrivi le tue politiche sui visitatori e le telefonate personali. - Periodo di prova
È una buona idea includere un periodo di tempo, in genere non superiore a 90 giorni, durante il quale viene valutato un nuovo dipendente e l'impiego è "temporaneo" o "a volontà". È possibile regolare la retribuzione dopo questo periodo di prova, per fornire un incentivo a un nuovo dipendente. Di solito, i dipendenti in prova non ricevono sussidi, ma pagherai dipendenti in prova per ferie pagate che rientrano nel periodo di prova? I dipendenti in prova iniziano ad accumulare tempo per il calcolo del pagamento delle ferie durante questo periodo? - dimissioni
Richiedi che un dipendente che desideri dimettersi ti dia almeno due settimane di preavviso. - Giorni di tempo
Descrivi come e quando avviserai i dipendenti se l'attività è chiusa per maltempo. Includi una dichiarazione su come tratterai il tempo libero dei dipendenti per il tempo quando l'attività rimane aperta. - Tempi di attesa
I dipendenti devono attendere un certo tempo per ricevere benefici? I dipendenti in prova possono accumulare (accumulare) benefici? - Tempo libero retribuito (vacanze, giorni personali, tempo di malattia)
Questa sezione è gestita in vari modi. Non esiste una legge federale che richieda di pagare un dipendente per il tempo libero, comprese le vacanze, le vacanze, il tempo personale o il tempo di malattia, anche se il "tempo libero" è in cima alla lista delle aspettative dei dipendenti. I dipendenti hanno la possibilità di prendersi una pausa senza retribuzione. Qualsiasi periodo di ferie retribuito influirà direttamente sulla produttività e sul servizio clienti. Un modo per gestire questo è fornire un beneficio complessivo di "retribuzione a pagamento" che si accumula nel tempo fino a un massimo di "x" ore. Il tempo pagato può essere utilizzato per qualsiasi scopo. Questa procedura premia i dipendenti che sono sul posto di lavoro ogni giorno, fornendo loro l'opportunità di prendersi delle ferie o giorni personali occasionali. Richiedere ai dipendenti di programmare la PTO in anticipo, tranne che per le malattie. Una volta completata questa sezione, sei quasi pronto a mostrarlo ai dipendenti. Ma prima di farlo, portalo dal tuo avvocato o da un avvocato che è un esperto in diritto del lavoro per la revisione.
- Vacanze.
Descrivere l'ammissibilità delle ferie; per quanto tempo un dipendente deve lavorare per avere diritto a una vacanza? Come viene determinata la lunghezza? Come vengono pagate le vacanze? Cosa succede se qualcuno lascia; riceve il pagamento per le ferie non utilizzate? La maggior parte dei datori di lavoro non consente ai dipendenti di ricevere la retribuzione anziché la vacanza, per diversi motivi. Non permettere a un dipendente di riportare le ferie all'anno successivo; tutti dovrebbero andare in vacanza ogni anno Quando i dipendenti devono annunciare i loro piani di vacanza? Chi ha la priorità nella programmazione? - Vacanze.
Nessuna legge federale richiede il pagamento delle ferie; se l'ufficio è chiuso, non è necessario pagare per questa volta. Quali sono le vacanze pagate che offri? Elenca le festività specifiche per ogni anno. Puoi decidere di cambiare le festività di anno in anno, ma di solito devi mantenere lo stesso numero. I dipendenti devono lavorare il giorno prima e il giorno dopo una vacanza per ricevere il pagamento delle ferie? Non è necessario pagare i dipendenti part-time per le vacanze, anche se i dipendenti a tempo pieno li ricevono. Se decidi di chiudere l'ufficio in un determinato giorno e di non pagare i dipendenti, dovresti dare loro preavviso in anticipo. - Tempo di malattia / Giorni personali
La maggior parte degli uffici di piccole dimensioni ritiene che sia un onere gravoso per i dipendenti dedicare ulteriore tempo libero, sia in termini di personale che di costi finanziari. Potresti voler dare ai dipendenti un numero limitato di giorni personali / di malattia pagati all'anno, sapendo che probabilmente li prenderanno, sia che ne abbiano bisogno o meno. Si consiglia di designare questi giorni collettivamente come giorni "personali", compresi i giorni di malattia; non far mentire le persone sull'essere ammalato per avere un giorno libero. Non permettere ai dipendenti di riportare questi giorni a un altro anno; usali o li perdi. I dipendenti possono impiegare ½ giorni o un certo numero di ore, anziché un giorno intero? Di solito i dipendenti part-time non hanno diritto al tempo di malattia. Descrivi la procedura per richiedere giorni personali / per malattia. - Giuria
Sei tenuto a dare ai dipendenti il tempo libero se un dipendente riceve una convocazione per dovere di giuria. Come gestirai questo? Li pagherai durante questo tempo? Richiederete loro di consegnare il loro dovere di giuria o potrebbero mantenerlo? Quando devono riferire al lavoro ("quando il tribunale non è in sessione" è comune)? Assicurati di considerare lo scenario "worst case" in questa sezione. - Foglie di assenza
Sebbene non sia necessario fornire un congedo non retribuito, si consiglia di prendere in considerazione questa disposizione, in particolare per i dipendenti di valore. Qual è il tempo massimo in cui qualcuno può prendere un congedo non retribuito e avere comunque una posizione al suo ritorno al lavoro? Se fornisci l'assicurazione, la persona può continuare questa assicurazione se paga i premi? Cosa succede quando il dipendente ritorna; riceve la prima posizione? - Congedo militare
La legge sui diritti di impiego e di reimpiego dei servizi uniformi del 1994 impone ai datori di lavoro di compiere uno sforzo ragionevole per riqualificare o aggiornare le competenze dei dipendenti che ritornano dal servizio militare. Che dire dei dipendenti che vanno al campo estivo o ad altri obblighi militari a breve termine? Come sarà gestito il loro ritorno?
Una volta completata questa sezione, sei quasi pronto a mostrarlo ai dipendenti. Ma prima di farlo, portalo dal tuo avvocato o da un avvocato che è un esperto in diritto del lavoro per la revisione.
Disclaimer: non sono un avvocato e non sto fornendo consulenza legale. Questo articolo viene fornito per informazioni e non dovrebbe essere invocato. Consultare un avvocato per questo documento e tutti i documenti di questo tipo.