Quale anno W-2 per fini fiscali?
La domanda: le buste paga di fine anno sono tassabili nell'anno del lavoro o dell'anno della busta paga?
La regola è: lo stipendio è considerato come reddito imponibile nell'anno in cui lo stipendio è EMESSO (datato) , anche se il lavoro è stato svolto e la paga è stata guadagnata in un anno diverso (ma leggi l'eccezione di seguito).
Per esempio:
Paghi i dipendenti il 2 gennaio 2018, per lavori svolti nell'ultima settimana di dicembre 2017.
La retribuzione lorda è tassabile nel 2018, non nel 2017. Se paghi dipendenti l'ultimo giorno di dicembre per questo lavoro, la data di stipendio del 31 dicembre 2017, significherebbe che la paga è un reddito imponibile nel 2017.
Perché è importante l'anno della busta paga di un dipendente?
L'anno in cui viene pagata la busta paga influisce sul reddito imponibile del dipendente. Se un dipendente ha un bonus di fine anno , ad esempio, potrebbe influire sull'aliquota fiscale dell'impiegato. In alcuni anni, c'è un periodo di paga extra, che può far sì che i dipendenti ricevano quello che sembra essere uno stipendio "extra". Informare il dipendente della differenza prima che venga pagato dà al dipendente il tempo di cambiare il modulo W-4 della persona per aggiungere più trattenuta a quella busta paga.
Il problema si presenta quando un periodo di paga non termina l'ultimo giorno dell'anno. Se il periodo di pagamento termina prima della fine dell'anno, ci sono alcuni giorni nel primo anno che verranno pagati nel prossimo anno.
Se il periodo di paga termina dopo la fine dell'anno, ci sono alcuni giorni in più nella paga del prossimo anno.
Un'eccezione: ricevuta costruttiva
Se si mettono a disposizione degli impiegati buste paga entro la fine dell'anno, ad esempio attraverso un deposito diretto, la retribuzione deve essere considerata come ricevuta (e imponibile) in quell'anno, anche se il controllo di deposito diretto è datato l'anno successivo.
L'IRS dice che i dipendenti devono avere accesso allo stipendio "senza limiti sostanziali o restrizioni". Questo è chiamato " ricevuta costruttiva ". La ricevuta costruttiva è un termine contabile che si riferisce a quando il reddito è considerato in possesso di qualcuno e quando è disponibile per essere speso. Cioè, quando la persona ha il controllo sui soldi?
Assegni posticipati e ricevuta costruttiva
In generale, quando una persona riceve un pagamento per posta, si può ritenere che la persona abbia una ricevuta costruttiva dei fondi. Ma non è sempre vero. Un assegno potrebbe essere post-datato. Un controllo post-datato è un assegno che ha una data futura su di esso. Se ricevi un assegno nel 2017 datato 2018, non puoi incassarlo fino al prossimo anno. Solo perché hai l'assegno in mano, perché è datato l'anno prossimo - e non è più possibile incassarlo fino a quel momento - il controllo verrebbe incluso nelle tasse dell'anno successivo.
In che modo questa regola influisce sui moduli W-2 del dipendente?
I moduli W-2 sono le forme che fornisci ai dipendenti a gennaio per fornire informazioni sulla loro retribuzione e sugli importi trattenuti per le imposte sul reddito federali e le imposte FICA (previdenza sociale e Medicare).
L'ultimo stipendio datato a dicembre è incluso nei guadagni del W-2 di quell'anno.
La prima busta paga di gennaio è inclusa nei guadagni del W-2 del nuovo anno.
Dopo aver preparato i moduli W-2 , questi devono essere distribuiti ai dipendenti e archiviati presso l'Amministrazione della sicurezza sociale. Ecco le date da ricordare: i moduli W-2 devono essere consegnati ai dipendenti entro la fine di gennaio, per gli stipendi dell'anno precedente. È necessario inoltre archiviare i moduli W-2 con l'Amministrazione della sicurezza sociale entro il 31 gennaio (non il 28 febbraio, come negli anni precedenti.) Questa nuova data di archiviazione W-2 precedente inizia nel 2017, per le tasse del 2016.) Se si utilizza il software di contabilità delle buste paga , il software dovrebbe occuparsi del problema fiscale per il dipendente W-2s.
In che modo il software di gestione stipendi gestisce questo problema?
Patriot Software afferma: "L'utente [che è tu, l'azienda] selezionerebbe la data di pagamento che includerebbe giorno, mese e anno, ma per essere chiari, in genere la data di deposito della busta paga è anche la" data di pagamento ". è sempre un ritardo per qualche motivo nel deposito dei fondi, il dipendente W2 rifletterà comunque la data di pagamento nel libro paga ".
Come gestisco questo problema?
Alcuni suggerimenti:
1. Non andare avanti da solo e non provare a pensare troppo. Distribuisci gli assegni quando sono distribuiti in genere. Se si sta tentando di calcolare da soli le imposte sui salari, potrebbe essere saggio prendere in considerazione l' idea di ottenere un software per i salari.
2. Informare i dipendenti. Consenti ai dipendenti di sapere in quale anno fiscale si troverà l'ultimo stipendio. È sempre meglio avvisare i dipendenti che farli scoprire in seguito ed essere turbati.
3. Puoi ottenere aiuto dal tuo CPA o da altri professionisti fiscali. Se sei VERAMENTE confuso, potresti prendere in considerazione l' idea di ottenere un servizio di gestione stipendi per risolvere questo tipo di problemi.