Nota importante: l'IRS chiarisce che se si utilizza un servizio di gestione stipendi o qualcun altro per eseguire il lavoro della busta paga, inclusi rapporti e depositi, ciò non le solleva come datore di lavoro della responsabilità di vedere che le dichiarazioni dei redditi sono archiviate in modo tempestivo base e che tutte le tasse siano pagate correttamente e in tempo.
Quali tasse sui salari devo pagare?
Le tasse sui salari federali e statali includono:
- Imposte sul reddito federale e statale che devono essere trattenute dalla retribuzione dei dipendenti e pagate all'IRS (imposte sul reddito federali) e agli stati (imposte sul reddito statali) come richiesto dalla legge.
- Le tasse FICA (tasse di previdenza sociale e Medicare ) trattenute dal salario dei dipendenti e compensate dai datori di lavoro. Le tasse FICA devono essere pagate semestralmente o mensilmente, a seconda delle dimensioni del tuo stipendio, e segnalate trimestralmente sul modulo 941 .
- Tasse di disoccupazione federali che vengono pagate in base alla retribuzione lorda di tutti i dipendenti. Queste tasse sono pagate trimestralmente o annualmente e sono riportate nel modulo 940.
- Le tasse statali sulla disoccupazione , raccolte, denunciate e pagate secondo le leggi statali.
Altri obblighi relativi alle imposte sui salari, inclusi i salari annuali e le dichiarazioni fiscali per i dipendenti sul modulo W-2 e gli impiegati a contratto sul modulo 1099 .
La pena di recupero del fondo fiduciario
La penalità per il recupero del fondo fiduciario è una sanzione imposta alle aziende che raccolgono denaro, rappresentano quel denaro e pagano quel denaro alle entità di tassazione.
Le tasse di vendita sono una tassa TFRP, così come le tasse sui salari. Il TFRP può essere imposto dall'IRS per:
- Fallimento intenzionale di riscuotere tasse,
- Fallimento intenzionale a rendere conto e pagare le tasse, o
- Tentativo intenzionale in qualsiasi modo di eludere o sconfiggere le tasse o il loro pagamento.
Notare l'uso del termine "volontario", che viene definito dall'IRS come "intenzionale, deliberato, volontario e consapevole, in quanto distinto dall'accidentale.
"Volontà" è l'atteggiamento di una persona responsabile che con libero arbitrio o scelta ignora intenzionalmente la legge o è chiaramente indifferente alle sue esigenze. "In alcuni casi, un disprezzo sprezzante di fatti evidenti sarà sufficiente per mostrare ostinazione.
Responsabilità personale per le imposte sui salari
L'utente come parte responsabile della propria azienda può essere ritenuto personalmente responsabile per omissione intenzionale di trattenere le imposte sui salari e sui salari dei dipendenti o per pagare imposte sul reddito trattenute e altre imposte sui salari alle agenzie federali e statali.
Quali sono le penalità?
Le penalità sono complicate; questa lista è breve e generale. Per maggiori dettagli sui rigori, consultare la Pubblicazione IRS 15: Guida fiscale del datore di lavoro . Queste sanzioni si applicano alle tasse del modulo 941 (ritenute alla fonte e imposte FICA) ma possono essere applicate anche ad altre forme simili.
Mancato reclamo Per il modulo 941 e moduli simili: 2% 1-5 giorni di ritardo, 5% 6-15 giorni di ritardo, 10% in più di 16 giorni di ritardo o entro 10 giorni dal primo avviso dall'IRS, massimo 15%.
Trust Fund Recovery Penalty per mancato pagamento delle imposte sui salari quando è dovuto, imposto alla parte responsabile. L'IRS afferma: "Se le imposte sul reddito, sulla sicurezza sociale o Medicare che devono essere trattenute non vengono trattenute o non vengono pagate, tu [come parte responsabile] potresti essere personalmente responsabile della sanzione per il recupero del fondo fiduciario."
Ricorda, il TFRP è il 100% della tassa non pagata (reddito, sicurezza sociale e Medicare). Oltre alle sanzioni, gli interessi maturano dalla data di scadenza.
Cosa succede se faccio depositi in ritardo? Come vengono applicati i depositi?
I depositi vengono applicati alla responsabilità più recente. Diciamo che è necessario effettuare un deposito di $ 1500 ogni mese. Non effettui il deposito il 15 marzo, ma effettui un deposito di $ 2000 il 15 aprile per recuperare. $ 1500 vengono applicati al 15 aprile e $ 500 al 15 marzo. Potresti ricevere una sanzione per i $ 1000 non depositati per il 15 marzo.
Altri tipi di penalità legate al libro paga
- Anche se puoi dimostrare che il tuo mancato pagamento o rapporto fiscale non è "intenzionale", e tu eviti di dover pagare la penalità per il recupero del fondo fiduciario, puoi ancora pagare multe per i pagamenti in ritardo.
- Potresti anche essere penalizzato per le imposte sui salari non corrisposti se hai classificato erroneamente i lavoratori come contraenti indipendenti anziché come dipendenti .
- La mancata compilazione di moduli W-2 per i dipendenti e la loro consegna entro la scadenza (la fine di gennaio, per l'anno precedente) può comportare una sanzione di $ 50 per ogni dichiarazione che avrebbe dovuto essere inviata o che era stata erroneamente preparata.