W-4, I-9, domanda di lavoro, registrazione dello stato e altro
La prima responsabilità per documenti e regolamenti per i nuovi impiegati viene immediatamente dopo l'assunzione. Prima che il dipendente inizi a lavorare e riceva il suo primo stipendio , ci sono alcuni moduli necessari per completare il dipendente. Queste forme devono essere completate da ogni dipendente, in base alle leggi federali e statali.
nella maggior parte dei casi, non è necessario restituire i moduli a nessuno, ma è necessario conservarli. Una volta completati questi moduli, è necessario mantenerli in un luogo specifico, a disposizione dei dipendenti e di altri che hanno bisogno di vederli. Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti (sotto la Divisione Wage and Hour) ha requisiti specifici per le paghe e il personale che devono essere conservati su tutti i dipendenti.
Le agenzie federali, statali e locali possono anche controllare i record dei dipendenti per una serie di motivi, quindi è importante mantenere i registri.
01 - Modulo W-4 per la ritenuta d'imposta sul reddito federale
Tutti i nuovi assunti devono completare il modulo W-4 prima di ricevere il loro primo stipendio. Questo modulo include informazioni sullo stato civile, il numero di persone a carico e gli importi ritenuti aggiuntivi addizionali. Viene utilizzato per calcolare la ritenuta d' acconto per le imposte sul reddito federali. Non è necessario conservare copie di tutti i moduli W-4, solo quelli più recenti.
I datori di lavoro non dovrebbero dare ai dipendenti consigli su come compilare questo modulo, ma puoi indirizzarli a un articolo IRS che li aiuti a compilare questo modulo.
Assicurati di utilizzare la versione più recente del modulo W-4. La legge sui tagli fiscali e sull'occupazione del 2017 ha apportato modifiche significative alle tabelle delle ritenute e gli impiegati potrebbero voler cambiare la ritenuta d'acconto per evitare di trarre troppe tasse dalle loro buste paga. Dovresti utilizzare il modulo 2018 W-4 per i nuovi assunti e per i dipendenti che desiderano apportare modifiche al modulo.
I dipendenti possono cambiare la loro forma W-4 tutte le volte che vogliono. Ad esempio, un dipendente può ricevere un bonus e desidera cambiare la ritenuta d'acconto. È responsabilità del datore di lavoro tenere traccia degli ultimi cambiamenti e assicurarsi che gli stipendi dei dipendenti riflettano i desideri del dipendente per la ritenuta.
02 - Modulo I-9 e sistema di verifica elettronica per l'ammissibilità al lavoro
In qualità di datore di lavoro, è necessario documentare l'ammissibilità dei nuovi dipendenti a lavorare negli Stati Uniti. Il documento da utilizzare è F orm I-9 , Verifica dell'idoneità all'impiego, che deve essere completato da ogni nuova assunzione. Il nuovo dipendente deve fornire la documentazione di (a) identità e (b) idoneità al lavoro.
Ci sono due passaggi per il processo I-9. In primo luogo, il dipendente compila il modulo e stabilisce quali documenti di idoneità all'identità e al lavoro verranno utilizzati. Quindi, tu come datore di lavoro devi guardare quei documenti e assicurarti che siano adeguati e appropriati.
È necessario conservare questo modulo nel documento del dipendente, ma non è necessario inviarlo a nessuno. Se un funzionario dell'immigrazione arriva nella tua azienda o desidera ispezionare i documenti dei tuoi dipendenti, il modulo è la prova che hai verificato l'idoneità al lavoro del dipendente.
I datori di lavoro più grandi (con molti dipendenti) possono iscriversi al sistema E-Verify e utilizzarlo per verificare l' idoneità dei nuovi dipendenti a lavorare negli Stati Uniti. Il sistema utilizza le informazioni sul modulo I-9 per confrontare i database federali.
03 - Modulo di domanda di lavoro
Ogni nuovo dipendente deve compilare un modulo di domanda di lavoro, anche se questa persona ha già inviato un curriculum per il lavoro. Il modulo di domanda di lavoro contiene informazioni sul nuovo dipendente che possono essere verificate, come i precedenti datori di lavoro e l'istruzione. Include anche diverse dichiarazioni che il richiedente deve firmare.
Una dichiarazione sul modulo di domanda attesta che le informazioni sulla domanda sono vere e corrette, mentre altre dichiarazioni consentono al datore di lavoro di condurre controlli di riferimento e verifiche di background.
Avere un modulo di domanda per ogni dipendente ti protegge come datore di lavoro da un richiedente che presenta reclami fraudolenti e ti consente di agire se il modulo di domanda non è accurato.
04 - Stato ritenuta e registrazione
I datori di lavoro devono registrare nuovi dipendenti con il nuovo sistema di notifica del noleggio dello stato; questa registrazione consente allo stato di riscuotere i pagamenti per il mantenimento dei figli da questi dipendenti. Un elenco dei sistemi di notifica dello stato è incluso in questo articolo.
Ogni stato che raccoglie imposte sul reddito ha i requisiti per i datori di lavoro di segnalare e pagare tali imposte. Contattare il dipartimento delle entrate dello stato (o equivalente) per informazioni su come registrarsi come datore di lavoro nello stato. Questa agenzia statale fornirà anche informazioni su moduli e requisiti di ritenuta per la segnalazione e il pagamento di importi trattenuti.
Per gli stati che hanno una imposta sul reddito, sarà necessario detrarre tali imposte dagli stipendi dei dipendenti e inviare le imposte trattenute all'agenzia statale appropriata.
05 - Una lista di controllo per assumere nuovi dipendenti
Ecco una lista di controllo in 12 passaggi di nuovi processi di noleggio, in modo da non dimenticare nulla. Comprende l'ottenimento di un numero ID del datore di lavoro (un numero di identificazione del datore di lavoro federale) che si registra con l'IRS per i rapporti e i pagamenti fiscali e la registrazione con l'entità fiscale del proprio stato (se è richiesta una imposta sul reddito statale). Sono elencate anche altre registrazioni e requisiti.
06 - One More Thing - Your Employee Handbook
Se la tua azienda ha diversi dipendenti, dovresti avere un manuale per i dipendenti o un manuale delle procedure e delle politiche. Un manuale può includere descrizioni e vantaggi del processo di lavoro in aggiunta alle politiche e alle procedure.) Tutti i nuovi dipendenti dovrebbero ricevere una copia di questo manuale e firmare di aver letto e compreso.
Il manuale del dipendente diventa un documento legalmente vincolante per te e i tuoi dipendenti. Avere dipendenti leggono il manuale del dipendente può aiutare a prevenire dipendenti scontenti, aspettative non soddisfatte e possibili cause legali.