Oltre alla pianificazione fiscale, dicembre è anche il momento per completare le attività di gestione stipendi di fine anno e prepararsi per il nuovo anno dei salari. Ecco alcuni promemoria per aiutarti a chiudere il tuo libro paga per quest'anno e prepararti per le tasse sui salari del prossimo anno
Modulo dipendente W-4 - Certificato di indennità sostitutiva del dipendente
I dipendenti possono compilare moduli W-4 in qualsiasi momento e la fine dell'anno civile è un buon momento per ricordare loro di rivedere il loro W-4 per assicurarsi che le informazioni siano accurate e l'importo che si vuole nascondere dalle imposte federali sul reddito sia accurato .
Se il tuo stato richiede un'imposta sul reddito, i dipendenti dovrebbero anche verificare il modulo di ritenuta d'imposta sul reddito del loro stato per le modifiche e gli importi trattenuti. Basta ricordare che i dipendenti possono cambiare le loro forme W-4 tutte le volte che vogliono durante l'anno, solo non più di una volta per ogni busta paga, ovviamente.
Modulo W-9 non dipendente - Richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione
Un modulo W-9 è simile al modulo W-2, ma è per i non dipendenti. Il modulo W-9 viene utilizzato per verificare l'indirizzo della persona e il numero di identificazione fiscale. Il codice fiscale è l'informazione più importante, perché l'IRS lo usa per corrispondere ai 1099 depositati dai contribuenti con 1099 archiviati dai datori di lavoro.
Ordinare moduli W-2 e moduli 1099-MISC
Se invii i tuoi moduli W-2 (il riepilogo delle imposte di fine anno per i dipendenti) e i moduli 1099-MISC (riepilogo delle tasse di fine anno per gli appaltatori indipendenti), ora è il momento di ordinare i moduli per questo anno fiscale.
Se si dispone di un servizio di gestione stipendi, verificare di disporre di ciò di cui hanno bisogno per preparare questi moduli a gennaio. Ricorda che i moduli W-2 e i moduli 1099-MISC devono essere presentati a individui prima della fine di gennaio.
È possibile ottenere i moduli W-2 dai negozi di forniture per ufficio o dall'IRS. Non è possibile utilizzare un modulo W-2 scaricato da Internet, poiché l'inchiostro rosso sulla Copia A è speciale e non può essere copiato.
Devi usare il modulo ufficiale.
Ulteriori informazioni su W-2 e 1099
Verifica i nomi dei dipendenti e i numeri di previdenza sociale (SSN)
Prima di preparare i moduli W-2, verificare con l'Amministrazione della sicurezza sociale per accertarsi che i nomi dei dipendenti e i numeri di previdenza sociale corrispondano e siano accurati. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Online dei servizi aziendali di SSA.
Verificare le informazioni non dipendenti prima di inviare moduli 1099-MISC.
Prima di inviare un dipendente non dipendente, come un appaltatore o un'azienda che hai pagato, devi verificare il codice fiscale per quella persona. Come indicato sopra, dovrai inviare un modulo W-9 per ottenere l'indirizzo e il codice fiscale.
Altre attività relative alle imposte sui salari di fine anno
- Assicurati che le retribuzioni dei dipendenti siano registrate nell'anno corretto. L'utilizzo del concetto contabile di ricevuta costruttiva come la data in cui la persona ha accesso illimitato ai fondi è ciò che conta. Quindi, quindi, metti i salari nell'anno corretto usando la data di stipendio. Se stai pagando le retribuzioni dei dipendenti per l'ultima settimana di dicembre, ma lo stipendio è datato a gennaio, quel reddito conta fino a gennaio. L'eccezione è che se per qualche motivo pagherai i salari in dicembre, per gli impiegati, per gli stipendi dovuti per gennaio. Ulteriori informazioni sulla tempistica degli stipendi dei dipendenti alla fine dell'anno, nonché su altre questioni relative al reddito e alla spesa a fine anno.
- Determina come gestirai gli stipendi dei dipendenti che non sono stati incassati per molto tempo. È necessario fare uno sforzo sincero per trovare il dipendente (utilizzare le lettere certificate in modo da poter dimostrare che la lettera non è stata consegnata). Se non riesci a trovare il dipendente, sei obbligato dalla legge statale a consegnare gli stipendi non incassati al tuo dipartimento delle entrate statali. Continueranno a lavorare per trovare l'individuo. Dovrai inoltre tenere conto della responsabilità delle buste paga per lo stipendio non incassato nel tuo sistema contabile. Il modo in cui viene gestito dipende dalla probabilità che il dipendente incasserà l'assegno.
- Determinare gli importi imponibili per i dipendenti W-2 per determinati benefici, comprese le percentuali per l'uso personale di veicoli aziendali e telefoni cellulari da parte di proprietari e dipendenti e spese di formazione retribuite a carico del datore di lavoro che potrebbero essere soggette a imposta. Rivolgersi al proprio consulente fiscale in merito agli obblighi di segnalazione di tali benefici.