Per diversi anni, l'IRS ha trattato le spese telefoniche per aziende e dipendenti come parte di una categoria di beni aziendali denominata proprietà quotata . Questa categoria di attività include attività che possono essere utilizzate sia a fini personali che aziendali, pertanto l'IRS ha richiesto una registrazione più dettagliata delle attività da parte delle imprese al fine di separare l'uso dei telefoni cellulari come spese aziendali deducibili dall'uso personale.
Una disposizione del Small Business Jobs Act del 2010 ha rimosso i telefoni cellulari dalla categoria delle proprietà elencate.
I telefoni cellulari sono un vantaggio marginale
Sebbene l'IRS abbia rimosso i telefoni cellulari dalla categoria di proprietà elencata, non ha rimosso i costi dei telefoni cellulari dalla categoria dei benefici marginali . La maggior parte delle aziende in questi giorni richiede ai dipendenti che viaggiano o che sono in posizioni dirigenziali di avere telefoni cellulari.
Ma quanto dell'uso del cellulare è personale ed è questo uso personale un beneficio tassabile per il dipendente? L'IRS afferma che un telefono cellulare fornito dal datore di lavoro è un vantaggio marginale per il dipendente, e il valore del telefono, inclusi sia il costo del telefono che le spese mensili, è tassabile per il dipendente a meno che non si possa dimostrare che il telefono è essere utilizzato principalmente per scopi commerciali. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Ma l'IRS dice anche che "quando un datore di lavoro fornisce un dipendente con un telefono cellulare principalmente per ... motivi di lavoro , l'uso aziendale e personale del telefono cellulare è generalmente non soggetto a tassazione per il dipendente.
L'IRS non richiederà la conservazione dei registri di uso commerciale per ricevere questo trattamento esentasse. "
I telefoni cellulari come beneficio marginale della condizione di lavoro
L'IRS definisce i telefoni cellulari un "beneficio marginale della condizione di lavoro", ovvero "qualsiasi proprietà o servizio fornito a un dipendente del datore di lavoro nella misura in cui, se il dipendente ha pagato per tali beni o servizi, tale pagamento sarebbe consentito come detrazione "come spesa aziendale ordinaria e necessaria .
Come beneficio marginale della condizione di lavoro, l'uso personale dei dipendenti non influisce sulla capacità dell'azienda di detrarre i costi relativi al telefono cellulare, né è tassabile per il dipendente come un vantaggio marginale.
In primo luogo, deve essere stabilito lo scopo commerciale principale, in modo che le spese connesse all'attività commerciale siano deducibili dall'attività commerciale ed evitare che l'uso personale del telefono fornito dal datore di lavoro sia tassato per il dipendente. L'uso personale non commerciale del telefono cellulare non è deducibile come spesa aziendale dell'azienda.
Se si richiede ai dipendenti di utilizzare i telefoni cellulari a fini commerciali, l'uso personale del dipendente viene considerato ai fini fiscali come un beneficio marginale de minimus come definito dall'IRS. Questa disposizione IRS si applica all'uso di un telefono cellulare fornito dal datore di lavoro dopo il 31 dicembre 2009.
Finalità aziendali per telefoni cellulari
Il "normale e necessario" è determinato dall'IRS e si applica ai telefoni cellulari in modi specifici. Un esempio utilizzato dall'IRS per descrivere "scopi commerciali" è il requisito da parte del datore di lavoro per contattare il dipendente durante le ore non lavorative. L'IRS afferma che fornire il telefono cellulare per scopi "morali o di buona volontà", per attirare un nuovo dipendente o per fornire un risarcimento aggiuntivo a un dipendente non è considerato "scopo aziendale" e non esclude il fatto che il cellulare sia un vantaggio marginale.
Mantenere una buona documentazione sull'uso del telefono cellulare
Prendendo i telefoni cellulari fuori dalla categoria di proprietà elencata non significa che si può ignorare il problema di tenere buoni record sull'uso personale dei telefoni cellulari. Devi comunque essere in grado di dimostrare che il telefono è stato utilizzato principalmente per scopi commerciali.
Cosa fare dopo
Per evitare problemi di verifica fiscale e conformarsi alle leggi sull'uso del telefono cellulare commerciale, discutere il problema con il proprio consulente fiscale. Alcune misure che potresti voler prendere in considerazione:
- Limita i telefoni cellulari solo a quei dipendenti che devono averli per svolgere correttamente le loro funzioni, come i rappresentanti di vendita esterni, i manager che viaggiano frequentemente e i dirigenti.
- Conservare i registri dei telefoni cellulari dei dipendenti per verificare l'utilizzo aziendale. Se questo è oneroso, trova un modo per accedere ai registri dei cellulari online attraverso il tuo operatore, così puoi recuperarli se necessario.
- È necessario che i dipendenti con telefoni cellulari forniti dall'azienda abbiano un altro cellulare per uso personale.
Maggiori informazioni sull'IRS sul trattamento fiscale dei telefoni cellulari forniti dal datore di lavoro.