La retribuzione dei dipendenti e i benefici tassabili devono essere inclusi nel modulo W-2, la dichiarazione dei redditi e delle imposte del dipendente. Il modulo W-2 è una forma complicata e sono inclusi molti tipi di reddito.
Questa discussione è generale e non intende darti tutti i dettagli di situazioni specifiche. I regolamenti dell'IRS per gli stipendi e i benefici dei dipendenti tassabili sono complicati e vi sono molte limitazioni ed esclusioni. Vedere le informazioni alla fine di questo articolo se si desidera approfondire i dettagli di uno di questi articoli.
Paga e benefici tassabili
Tutti i pagamenti effettuati dalla tua azienda a dipendenti per lavoro sono tassabili, inclusi salari e stipendi, mance, commissioni e commissioni, benefici e stock option. Inoltre, tutti i vantaggi che fornisci ai dipendenti. Ecco alcuni dettagli in più
Il reddito lordo dei dipendenti è imponibile per il dipendente, incluse le ore di lavoro straordinario per i dipendenti non esenti e alcuni dipendenti a reddito inferiore.
Tutto il reddito da punta . Il reddito da punta è incluso in tutte le altre entrate nelle caselle relative al modulo W-2. Si noti che i suggerimenti assegnati (quelli determinati da una formula per tutti i dipendenti con mance) devono essere mostrati nella casella 8, ma non in altre voci di reddito.
Le commissioni dei dipendenti sono incluse nel reddito imponibile. Se un dipendente riceve commissioni anticipate per servizi da eseguire in futuro, tali commissioni sono, nella maggior parte dei casi, tassabili quando ricevute dal dipendente.
Se un dipendente utilizza un'auto aziendale a fini commerciali, il chilometraggio personale guidato dal dipendente è tassabile come beneficio. È possibile concedere al dipendente un assegno per l'uso aziendale dell'auto e tale assegno non è soggetto a imposta.
Le stock option possono essere tassabili per i dipendenti quando l'opzione viene ricevuta, o quando viene esercitata, o quando lo stock è ceduto. Ulteriori informazioni su come le stock option sono tassate.
Benefici tassabili e altri pagamenti
Tutti i benefici per i dipendenti sono tassabili, ad eccezione di quelle parti delle prestazioni che il dipendente paga. Ad esempio, se la tua azienda e il dipendente condividono il costo dei premi dell'assistenza sanitaria, la parte dipendente del costo non è tassabile per il dipendente.
Bonus, premi e regali ai dipendenti sono generalmente tassabili per il dipendente. Questo include buoni regalo e oggetti in vacanza. L'eccezione è rappresentata dai piccoli ( minimi ) pagamenti versati ai dipendenti su base non frequente.
Alcuni articoli non soggetti a imposta
Le indennità di compensazione del lavoratore non sono imponibili per i dipendenti.
I vantaggi per i pendolari e i trasporti dalle imprese ai loro dipendenti sono in genere esclusi dall'imposizione di tasse. Esistono eccezioni e limiti, quindi leggi ulteriori informazioni su come funzionano questi vantaggi del pendolarismo e del trasporto , compresi i servizi di bicicletta, parcheggio e trasporto pubblico.
I pasti forniti ai dipendenti potrebbero non essere soggetti a imposta se sono di piccole dimensioni e raramente forniti. L'IRS ha regole complicate su ciò che i pasti forniti dal datore di lavoro sono e non sono tassabili.
Il costo fino a $ 50.000 della copertura assicurativa sulla vita di gruppo fornita ai dipendenti non è incluso nel loro reddito. I costi dell'assicurazione sulla vita pagati dalla tua azienda di oltre $ 50.000 sono tassabili per i dipendenti. Questo costo è incluso nella casella 1 e nella casella 12 come una delle opzioni.
Benefici per l'assistenza educativa meno di $ 5.250 pagati ai dipendenti in un anno solare non sono tassabili per il dipendente se sono forniti come parte di un programma qualificato di assistenza educativa. Per ulteriori informazioni sui programmi di assistenza educativa, vedere Pubblicazione IRS 971 .
I benefici delle condizioni di lavoro non sono generalmente tassabili. Questi sono prodotti o servizi forniti dal datore di lavoro ai dipendenti per aiutarli a lavorare.
Questi benefici includono, ad esempio, strumenti e attrezzature e uniformi.
I contributi del datore di lavoro a un piano pensionistico qualificato IRS per i dipendenti non sono tassabili per il dipendente al momento della contribuzione. Ma i prelievi dai piani pensionistici 401 (k) o IRA sono soggetti a tassazione (sia il contributo del datore di lavoro che il contributo dei dipendenti).
Ritenuta per retribuzione e benefici imponibili per i dipendenti
Giusto per rendere le cose più complicate, devi trattenere le imposte sul reddito federali e statali dalla retribuzione e dai benefici tassabili. Inoltre, è necessario sospendere le tasse FICA (previdenza sociale e assistenza medica) da alcuni, ma non tutti questi benefici. La pubblicazione IRS 15-B elenca tutti i vantaggi applicabili e quale ritenuta deve essere presa.
Quanto valgono questi benefici?
Il valore della retribuzione è abbastanza facile da determinare, ma per quanto riguarda il valore di un regalo o di un pasto o di un vantaggio di trasporto? Valorizzare alcuni di questi benefici che sono tassabili per i dipendenti può essere complicato. L'IRS ha una regola generale di valutazione che viene utilizzata per determinare il valore della maggior parte dei benefici marginali. In genere, il valore è equo valore di mercato; cioè, qual è il prezzo in una transazione di lunghezza.
Ecco un esempio? Qual è il valore dell'uso da parte di un dipendente delle strutture per il fitness aziendale? Probabilmente è il costo di un abbonamento se la struttura operava a scopo di lucro.
Questi pagamenti sono deducibili per la mia attività?
La maggior parte dei pagamenti effettuati a dipendenti e benefici per i dipendenti sono spese aziendali deducibili per la vostra azienda. Questo è un trade-off tra pagamenti e benefici che sono deducibili per il business e tassabili per il dipendente. Ad esempio, se fornisci un laptop a un dipendente, l'utilizzo aziendale di questo articolo è deducibile da te come datore di lavoro. Qualsiasi utilizzo personale è tassabile per il dipendente.
Chi è un dipendente per questi fini fiscali?
Questa informazione serve ad aiutare gli imprenditori a comprendere le retribuzioni ei benefici tassabili per i dipendenti. Non include i pagamenti a fornitori indipendenti, ad eccezione del pagamento diretto per i servizi.
Alcuni azionisti della Società Sottocapitolo S non sono considerati dipendenti ai fini della tassazione di retribuzioni e benefici. L'IRS dice:
Un azionista del 2% è una persona che direttamente o indirettamente possiede (in qualsiasi momento dell'anno) più del 2% delle azioni della società o azioni con oltre il 2% del potere di voto. Tratta un azionista del 2% come un partner in una società di persone a fini di lucro, ma non considera il vantaggio come una riduzione delle distribuzioni all'azionista del 2%.
Per maggiori informazioni
È possibile trovare informazioni più dettagliate sullo stato fiscale dei vari benefici per i dipendenti nella Pubblicazione IRS 15-B, e la Pubblicazione IRS 525 contiene maggiori dettagli sulla retribuzione dei dipendenti e sulle imposte.