Anche se hai solo pochi dipendenti, puoi decidere di esternalizzare il tuo libro paga; vale a dire, trasformare l'elaborazione delle buste paga e altre responsabilità del libro paga a qualcun altro. Ecco alcune considerazioni per aiutarti a decidere se esternalizzare.
Prima esamineremo le situazioni in cui potresti prendere in considerazione l'outsourcing del tuo libro paga, quindi alcune opzioni di esternalizzazione.
Il libro paga in outsourcing riduce i costi del lavoro
Se stai semplicemente pagando gli impiegati, puoi calcolare il salario moltiplicando le ore in base al tasso e determinare se è dovuto uno straordinario.
Ma se si sta producendo un prodotto, è necessario conoscere il costo del lavoro su ciascun prodotto, in modo da poter determinare il costo dei beni venduti. Questo è un processo complicato, più di quanto un impiegato possa probabilmente gestire. Quindi, se si vuole essere in grado di determinare i costi di produzione, il libro paga in outsourcing potrebbe essere l'unico modo per farlo.
Lascia che il servizio si occupi di più Stati, località
Se hai dipendenti in più di uno stato, devi rispettare i requisiti per pagare e dichiarare le imposte sul reddito dello stato. Se la tua azienda opera in diverse città, potresti anche prevedere imposte sul reddito locali per trattenere, pagare e segnalare.
I calcoli alla fonte sono difficili
Calcolare gli importi della ritenuta per i dipendenti è complicato. In breve, devi:
- Determina la ritenuta d'imposta federale sul reddito basata sul W-4 del dipendente (che può essere cambiata tutte le volte che vuole il dipendente)
- Determina la ritenuta di stato per gli Stati con imposte sul reddito, in base allo stato W-4
- Determina le tasse FICA sulle retribuzioni al 7,65% (e devi osservare i dipendenti altamente pagati per essere sicuro che la loro ritenuta di sicurezza sociale sia limitata al massimo per l'anno)
E questo è solo per i principianti. Anche per un dipendente, il processo di determinazione degli importi trattenuti può richiedere molto tempo.
Evita di cercare di tenere traccia delle scadenze
Il pagamento e la comunicazione delle imposte sui salari (federale e statale, ritenute alla fonte, imposte FICA, indennità di disoccupazione e lavoratori, e le singole opzioni sui salari statali) possono essere intimidatori.
E una scadenza mancante per il pagamento o la segnalazione può costare denaro in multe e sanzioni.
Il libro paga in outsourcing, anche con pochi dipendenti, è un'opzione che molti datori di lavoro considerano precocemente nelle loro attività. Potrebbe essere l'opzione giusta per la tua attività, a seconda delle circostanze.
Come vengono addebitati i servizi di elaborazione delle retribuzioni?
Molti servizi di elaborazione degli stipendi fanno pagare una commissione di base in modo che anche se si ha un solo dipendente si paga di più perché il servizio ha tutti gli stessi depositi per un dipendente come farebbe per 10. Ad esempio, dovrebbero comunque presentare un Formare 941 ogni trimestre, anche se hai un solo dipendente. Il costo incrementale per ciascun dipendente aggiuntivo è piuttosto ridotto. Con questo in mente, ecco alcune informazioni sui servizi di elaborazione del libro paga , con i loro costi e ciò che forniscono:
Servizi assistiti sui salari
Alcuni servizi fanno tutto il tuo deposito per te.
Ad esempio, società come Paychex e ADP applicano per assegno per periodo di paga, tra cui deposito, deposito diretto e assegni. È possibile inserire informazioni online e assegnare uno specialista dei salari per aiutarvi. Ad esempio, è possibile visualizzare l'intera gamma di servizi di ADP sul proprio sito Web.
Payroll self-service online
Altri servizi ti aiutano a fare il tuo deposito. Ad esempio, il servizio Paghe online di Intuit ti consente di compilare moduli di buste paga online. Prima di selezionare questi servizi, verificare che siano compatibili con il sistema operativo e l'hardware (alcuni non funzionano su sistemi Macintosh.
Aziende come Paycycle ti permettono di fare il tuo libro paga online. Fanno pagare per il numero di dipendenti e il numero di stati.
Ho fatto solo una breve rassegna di questi servizi. Alcuni potrebbero avere funzionalità aggiuntive che potrebbero essere necessarie per una situazione specifica (ad esempio, input di schede di tempo).
Leggi le informazioni sui siti web e contatta i rappresentanti delle aziende. Questo è sempre un buon modo per dire quanto saranno amichevoli. Ho presentato solo alcuni dei tanti servizi che puoi trovare online. L'IRS contiene informazioni sui servizi di gestione stipendi e sui fornitori che potresti voler esaminare.
Il libro paga in outsourcing vale il costo?
Anche se hai un solo dipendente, potresti prendere seriamente in considerazione un servizio di gestione stipendi per aiutarti a preparare buste paga e pagare e riportare le imposte sui salari. Ricorda, una multa o una sanzione per un pagamento o una segnalazione mancati potrebbe essere superiore a un anno intero di servizio. L'impostazione di un sistema di gestione stipendi per la tua attività non è la tua prima priorità. E se hai un servizio, è una cosa in meno a cui devi pensare.