Processo di stipendi e tasse sui salari - Lista di controllo di un datore di lavoro
Come fare le proprie tasse sui salari e sui salari
I principali passaggi nel processo di gestione stipendi sono:
1. Preparazione. Prima di iniziare a assumere dipendenti, è necessario prepararsi per il calcolo e l'elaborazione delle buste paga e decidere chi svolgerà tutte le attività relative ai salari.
2. Pagamento. Quando hai dipendenti che hanno lavorato per la tua azienda, devi impostare un sistema per calcolare la loro retribuzione, scrivere buste paga e distribuirle.
3. Post-pagamento. Dopo aver pagato i dipendenti, devi mettere da parte i soldi per le tasse, fare un registro dei salari, effettuare pagamenti delle tasse e inviare rapporti sulle buste paga nei tempi corretti.
Prima di iniziare a assumere dipendenti:
1. Comprendi le tue responsabilità legali come datore di lavoro , incluso
2. Segui questa semplice lista di controllo in 12 passaggi per assicurarti di completare tutte le attività di pre-assunzione per i datori di lavoro.
3. Avrai bisogno di capire le basi del trattamento dei salari e delle buste paga. Il modo semplice per farlo è quello di passare attraverso il mio corso di elaborazione delle buste paga. Il corso è una serie di newsletter a cui è possibile accedere attraverso questo articolo "Corso Crash per l'elaborazione di buste paga e stipendi".
4. Dovrai prendere decisioni su come e quando pagare i dipendenti , incluso
- Quali impiegati saranno orari e quali stipendiati?
- Quanto spesso pagherai dipendenti - settimanalmente, due volte al mese, a settimane alterne o mensili?
- Come e quando pagherai gli straordinari?
- Come imporrai ai dipendenti orari di tenere traccia del loro tempo?
- Quali ore di ferie retribuite fornirai ai dipendenti orari? Non sei legalmente obbligato a pagare alcun dipendente per qualsiasi periodo di pausa, ma la maggior parte delle aziende paga per ferie, vacanze, giorni di malattia o giorni personali.
5. Decidere su un sistema di contabilità da utilizzare. La maggior parte delle piccole imprese utilizza un sistema di contabilità online con un'opzione di elaborazione delle buste paga. Potresti anche consultare le app per le paghe per le piccole imprese di Android e il libro paga di QuickBooks online.
6. Raccogli i documenti necessari per i nuovi assunti da firmare. Ogni nuovo dipendente deve completare alcuni documenti a noleggio. Tu come datore di lavoro devi essere certo che i nuovi moduli di noleggio e la domanda siano compilati e archiviati. Queste forme includono:
- Un modulo W-4 per designare la ritenuta
- Un modulo di domanda
- Un modulo I-9 per mostrare l'idoneità a lavorare negli Stati Uniti, e
- Tasse statali e locali che trattengono i documenti elettorali.
Pagare i dipendenti
Infine, hai dipendenti, hanno lavorato per un periodo di paga e sei pronto a pagarli.
Fare i depositi delle imposte sui salari
A seconda delle dimensioni del tuo libro paga, devi effettuare versamenti fiscali sui salari sull'IRS su base semestrale o mensile per:
- le somme trattenute dalla retribuzione dei dipendenti per le imposte sul reddito federali e statali
- gli importi detratti dalla retribuzione dei dipendenti per la previdenza sociale e Medicare
- gli importi dovuti come datore di lavoro per la previdenza sociale e il Medicare.
È possibile effettuare i pagamenti del deposito delle imposte sui salari sul modulo 8109 o utilizzando il sistema di archiviazione elettronica IRS (EFTPS) .
Altri depositi delle imposte sui salari
Oltre alle trattenute federali e ai contributi di previdenza sociale / Medicare, devi:
- Effettua regolarmente i pagamenti per l'imposta federale sulla disoccupazione.
- Fai i depositi delle imposte sui salari al tuo stato, e possibilmente la tua località in aggiunta ai depositi delle imposte sui salari federali.
Segnalazione delle imposte sui salari
Le aziende sono inoltre tenute a presentare regolarmente rapporti sulle imposte sui salari. Devi:
- Invia un rapporto trimestrale all'IRS sul modulo 941 che mostra l'importo della tua responsabilità fiscale sui salari e gli importi che hai pagato su questa passività durante il trimestre precedente.
- Invia un rapporto annuale sulla tassa di disoccupazione sul modulo 944 all'IRS indicando l'importo della tua responsabilità fiscale per la disoccupazione e gli importi che hai pagato su tale responsabilità.
- Invia altri disoccupati statali e rapporti di risarcimento dei lavoratori.
Crea un registro dei salari
Per tenere traccia di tutte le informazioni sui salari per ciascun dipendente, è necessario creare e mantenere un registro dei salari. La maggior parte dei sistemi di contabilità online hanno un registro dei salari come parte del loro pacchetto di rapporti, ma nel caso, ecco le informazioni su cosa includere in quel documento. Ne avrai bisogno per i totali e i rapporti sugli stipendi di fine anno.
Infine, imposta un calendario fiscale annuale
La creazione e il mantenimento di un calendario delle imposte sui salari mensili, sia sul tuo software di contabilità / stipendi che manualmente, ti aiuterà a tenere traccia di tutte le date relative alle imposte sui salari durante l'anno. Aggiungi le date delle imposte sui salari del tuo stato per un calendario completo.