Come funziona il modulo Acquisti in SAP?
Le aziende di qualsiasi dimensione utilizzano la loro funzione di catena di approvvigionamento per acquistare articoli per la produzione di prodotti finiti o per fornire servizi. Prima che un reparto acquisti possa acquistare materiale in SAP, è necessario configurare l'infrastruttura unica del dipartimento.
Per progettare una struttura che soddisfi al meglio le esigenze di un'azienda, è necessario comprendere la struttura organizzativa di SAP e le decisioni che un reparto acquisti deve prendere.
Struttura organizzativa acquisti SAP
Ogni reparto acquisti è unico, ma la struttura organizzativa definita all'interno di SAP consentirà a un'azienda di adottare le migliori pratiche al fine di massimizzare i vantaggi del sistema.
- Organizzazione degli acquisti: questo è il livello più alto dell'infrastruttura di acquisto. Un'organizzazione acquisti è definita come un gruppo di attività di acquisto associato a tutto oa una parte specifica dell'azienda.
Se una società ha un numero elevato di località geograficamente indipendenti, ciascuna area può avere la propria organizzazione acquisti. Tuttavia, una piccola azienda con una o due sedi può utilizzare solo un'organizzazione di acquisto.
- Gruppo acquisti: il gruppo acquisti può essere definito come una persona o un gruppo di persone che si occupa di determinati prodotti o gruppi di prodotti acquistati tramite l'organizzazione acquisti.
Nelle organizzazioni più grandi spesso ci sono gruppi di professionisti degli acquisti nel reparto acquisti che lavorano con determinati fornitori o tipi di fornitori.
Documenti d'acquisto
Esistono numerosi documenti di acquisto utilizzati dagli uffici acquisti di SAP.
- Richiesta d'acquisto - Se un prodotto è richiesto attraverso il processo di pianificazione della produzione, può essere generata una richiesta d'acquisto. I prodotti e i servizi che non fanno parte del processo di pianificazione possono essere richiesti manualmente utilizzando una richiesta di acquisto.
Una richiesta può essere creata dagli utenti autorizzati e richiederanno gli articoli da un catalogo Web o inserendo le richieste direttamente nel sistema SAP . Se viene richiesta una richiesta per un articolo che non è stato acquistato in precedenza, è possibile creare una richiesta di offerta e inviarla a venditori esistenti o nuovi.
- Richiesta di offerta - Se il prodotto non può essere acquistato da un fornitore a contratto o se il prezzo e la qualità non sono accettabili, il reparto acquisti può inviare una richiesta di offerta (RFQ) a fornitori nuovi o esistenti.
Il fornitore può esaminare la richiesta di offerta e rispedire il prezzo e le condizioni migliori per gli articoli.
- Offerta: quando il fornitore rispedisce le quotazioni, può essere inserito in SAP e quindi il reparto acquisti può rivedere e confrontare.
Potrebbero esserci negoziazioni con i fornitori per la migliore quotazione, in cui il reparto acquisti cercherà di ottenere tempi di consegna, sconti o costi di trasporto più favorevoli.
- Ordine d'acquisto - Si tratta di un documento commerciale rilasciato da un reparto acquisti al venditore, che identifica il prodotto o il servizio richiesto, le quantità e il prezzo negoziato concordato dal fornitore e dal reparto acquisti.
È possibile configurare il sistema in modo che un venditore debba riconoscere di aver ricevuto l'ordine di acquisto.
Inoltre, è possibile richiedere ai fornitori di inviare un avviso di spedizione avanzato, in modo che sia possibile sapere quando gli articoli devono essere consegnati .
- Contratti - Invece di un singolo ordine di acquisto con un venditore, è possibile creare un contatto in cui il venditore accetta di inviare una certa quantità degli articoli in un determinato periodo di tempo.
Inoltre, il contratto può essere un contratto di valore in cui invece di una quantità; il contatto è per una quantità totale di beni acquistati in un determinato periodo.
- Accordo di programmazione - Questo accordo con il venditore significa che ci sarà un contratto per fornire gli articoli a intervalli programmati per un periodo di tempo.
La funzione Acquisti di SAP è stata progettata in modo tale che i suoi utenti possano aiutare le loro organizzazioni a fornire ai propri clienti gli ordini che desiderano i clienti, quando quei clienti desiderano tali ordini - e lo fanno spendendo il meno possibile sull'inventario.
Questo articolo sull'acquisto di SAP è stato aggiornato da Gary Marion, esperto di logistica e catena di fornitura.