In entrambi i casi, quando ciò accade, è necessario apportare modifiche alla transazione originale dopo che è stata registrata e è possibile farlo facilmente nel software di contabilità QuickBooks effettuando una registrazione a giornale.
È possibile creare voci di diario in QuickBooks per regolare o correggere le transazioni e inserire voci che non possono essere eseguite in altri modi, ad esempio le rettifiche di profitti o perdite.
Il processo di registrazione a giornale è abbastanza semplice, ma è possibile effettuare una registrazione a giornale solo per un cliente o un fornitore alla volta. Se si desidera correggere più saldi cliente o fornitore in questo modo, sarà necessario inserire voci separate. Al momento QuickBooks non ha rilasciato un'opzione di immissione di massa, sebbene QuickBooks 2017 introduca alcune opzioni di immissione dei dati che consentono di risparmiare tempo.
Che cos'è un diario?
Una registrazione a giornale generale è una transazione contabile inserita o inserita direttamente nella contabilità generale . La contabilità generale di un'azienda funge da principale gruppo di conti utilizzato per registrare le operazioni di bilancio e di conto economico.
Ad esempio, potresti aver inserito la bolletta mensile di $ 100 nel conto spese assicurative della tua azienda per sbaglio. È possibile pubblicare una registrazione a giornale di registrazione per ridurre o accreditare il conto spese di assicurazione di $ 100 e aumentare o addebitare il conto spese di utilità di $ 100 per correggere l'errore.
Tutti i tuoi account sarebbero quindi nell'ordine corretto e non dovresti modificare l'importo dovuto dal tuo fornitore perché quella parte della transazione è stata registrata correttamente.
Voci di diario per attività di fine anno
Il tuo commercialista o contabile qualificato potrebbe voler inserire voci di diario per completare le attività di fine anno, ad esempio registrare gli aggiustamenti fiscali sui tuoi libri, registrare le spese di ammortamento o riclassificare entrate e spese.
Il tuo commercialista può fornirti informazioni specifiche se desideri pubblicare le voci del diario personalmente alla fine dell'anno, insieme a spiegazioni sul motivo per cui le voci sono state necessarie per la tua situazione specifica.
Come creare voci di diario generale in QuickBooks
Puoi creare voci di diario generale in QuickBooks seguendo queste istruzioni dettagliate:
- Vai a Company > Crea voci di diario generale dal menu nella parte superiore dello schermo.
- Modificare il campo Data , se necessario, nella finestra Crea registrazioni a giornale generali. QuickBooks imposterà automaticamente la data corrente, quindi se vuoi pubblicare una voce per un mese o un anno precedente, assicurati di cambiarla in modo che la tua registrazione venga registrata nel giusto periodo finanziario.
- Immettere un numero per la registrazione a giornale nel campo N. voce. QuickBooks numererà automaticamente le voci del diario successive in sequenza.
- Inserire il numero di conto corrente generale nella colonna Account. Puoi anche selezionare il primo account da un menu a discesa nella colonna Account.
- Inserisci l'importo del debito o del credito per l'account che hai selezionato nelle colonne Addebito o Credito. I debiti e i crediti devono essere uguali per rendere equilibrata la voce e consentire a QuickBooks di pubblicare la voce.
- Inserisci un memo descrittivo nella colonna Memo. Verrà visualizzato nei report che includono questa voce di diario. Questo passaggio è facoltativo, ma è consigliato in modo che ti ricorderai in seguito perché è stata effettuata l'immissione.
- Ripeti i passaggi da 4 a 6 finché le voci non si compensano completamente e la transazione raggiunge il saldo zero. Il totale nella colonna Addebito dovrebbe essere uguale al totale nella colonna Credito e la registrazione a giornale verrà quindi correttamente bilanciata.
- Fare clic su Salva e chiudi per salvare la voce del diario e chiudere la finestra, oppure fare clic su Salva e Nuovo per salvare la voce del diario e aprire una nuova finestra.
È possibile effettuare le voci di giornale più generiche in QuickBooks seguendo questi passaggi, ma se si desidera rendere le voci del diario che incidono su un determinato cliente del cliente o sui conti fornitori di un fornitore, è necessario mettere il cliente o il venditore sulla prima riga del iscrizione.