In che modo il tuo studio legale può rendere conto dei clienti nei QuickBooks

Consigli pratici del software di contabilità per gli avvocati praticanti

Le buone pratiche contabili sono uno dei più importanti compiti amministrativi che gli avvocati devono affrontare nella gestione delle loro pratiche legali. Che tu sia un unico professionista, possieda un piccolo studio legale o un partner in una grande azienda, hai le stesse responsabilità contabili di tutti gli altri avvocati. Mentre la complessità delle attività contabili e contabili può cambiare con le dimensioni della tua pratica, i principi contabili di base rimarranno gli stessi.

In effetti, ti verrà richiesto di seguire le norme e le normative dello stato in merito alla contabilità dei fondi dei clienti. Poiché queste regole variano da stato a stato, dovresti essere sicuro di familiarizzare con le normative del tuo stato in questo settore. Tuttavia, se tu o il tuo studio legale utilizzi QuickBooks nella tua pratica, il seguente consiglio può aiutarti a rintracciare eventuali pagamenti o conservatori avanzati che ricevi dai tuoi clienti.

Come impostare l'account di fidelizzazione del cliente

Alcuni stati possono consentire che i creditori dei clienti vengano contabilizzati separatamente nei registri contabili, ma che i fondi vengano depositati nel conto bancario operativo dello studio legale. Altri stati richiedono l'uso di conti fiduciari, in cui i retainer dei clienti non solo vengono contabilizzati separatamente ma mantenuti in un conto bancario separato dal conto operativo della propria azienda utilizzato per le spese aziendali quotidiane. Alcuni avvocati hanno fatto le regole della American Bar Association.

I seguenti passaggi possono essere utilizzati quando i tuoi clienti pagano le tasse in anticipo e quando il tuo stato ti consente di depositare i fondi nel conto corrente del tuo studio legale.

1. Vai al menu Elenco .
2. Seleziona il piano dei conti .
3. Fai clic sul pulsante Account .
4. Seleziona Nuovo .
5. Seleziona Altri tipi di account .
6. Seleziona altra responsabilità corrente .

1. Clicca su Continua .
2. Verrà visualizzata la finestra Aggiungi nuovo account .
3. Nel campo Nome account , inserisci Retainer cliente .
4. Fai clic su Salva e chiudi per completare il processo.

Poiché i retainer non vengono guadagnati, registrerai una responsabilità per questi anticipi; non dovresti registrarlo come reddito quando ottieni un fermo. Il fermo verrà riconosciuto come reddito quando la commissione viene percepita quando al cliente viene fornito un servizio legale.

Come applicare un fermo a una fattura

Quando hai fornito al tuo cliente servizi legali, puoi creare una fattura e applicare l'importo del fermo alla fattura. Il fermo verrà quindi sottratto dall'ammontare che il cliente deve a te e il fermo verrà spostato dall'account di responsabilità e riconosciuto come entrate in quel momento.

1. Vai alla Home page .
2. Fai clic sull'icona Crea fatture .
3. Seleziona la fattura personalizzata del tuo studio legale dalla lista.
4. Fare clic sulla freccia del menu a discesa Cliente: lavoro e selezionare un cliente dall'elenco.
5. Fai clic sulla prima riga nella colonna Articolo .
6. Fai clic sulla freccia del menu a discesa e seleziona un elemento.
7. Inserisci le informazioni di fatturazione.
8. Alla fine degli articoli della fattura, inserire la voce Ritenuta (Nota: utilizzare una Quantità di -1 e una Tariffa pari all'importo del fermo che si applica alla fattura).

1. Fai clic su Salva e chiudi per creare la fattura.

Consiglio pratico

Come accennato, gli studi legali sono soggetti a rigidi requisiti contabili per i fondi dei clienti. Questi requisiti variano da stato a stato. Mentre tutti gli stati richiedono agli avvocati di utilizzare conti fiduciari per detenere i fondi dei clienti in determinate circostanze, sarà necessario familiarizzare con i requisiti specifici degli stati. È possibile che venga richiesto di trattenere i titolari di diritti nel conto fiduciario della propria azienda, oppure potrebbe essere richiesto di contabilizzare separatamente i titolari dei trattenimenti nei documenti contabili della propria impresa. La differenza è che con i conti di trust, è necessario impostare una condotta etica separata per gestire i fondi dei clienti. Il mancato rispetto di tali regole e pratiche potrebbe comportare sanzioni amministrative, civili o penali.