Funzionalità da cercare nel software di paghe online
Non c'è da meravigliarsi se molte piccole aziende si rivolgono ai servizi di gestione stipendi per queste attività.
Ma quale servizio di paghe è il migliore?
Quali sono i servizi di gestione stipendi?
Esistono due tipi di servizi di buste paga: servizi online e (per mancanza di un termine migliore) servizi personali. I servizi online possono essere app o basati online. I servizi personali sono un'impresa di proprietà di un individuo che può fare il libro paga online o chi può essere locale.
Il processo di valutazione funziona allo stesso modo per entrambi i tipi di servizi di gestione stipendi. Ma questo articolo si concentrerà sui servizi online. Ecco alcune caratteristiche da tenere in considerazione:
Quanto costa un servizio di gestione stipendi online?
La prima cosa che gli imprenditori chiedono quando cercano un servizio di gestione stipendi è "Quanto costa?" Mentre il costo è importante, altri fattori sono altrettanto importanti.
Considera il costo del servizio ora e in futuro. Se hai un'attività molto piccola con solo uno o due dipendenti, potresti voler limitare i costi utilizzando un servizio scalabile, in cui il costo è minimo per pochi dipendenti e che aumenta man mano che aggiungi dipendenti e servizi.
Per la maggior parte dei servizi di gestione stipendi che ho esaminato, il costo è mensile, quindi puoi cambiare in qualsiasi momento. La maggior parte ha basato il costo sul numero di dipendenti. Alcuni offrono un'opzione 1099 per il pagamento di appaltatori, venditori o liberi professionisti. (Troverete una breve lista con i costi alla fine di questo articolo.)
I costi arrivano su due livelli per alcuni dei servizi: un servizio di base che calcola e consegna solo buste paga, con forse un servizio W-2 e un'opzione di servizio completo che prevede anche il deposito e il pagamento delle imposte sui salari e dei documenti fiscali, inclusi Modulo 941 (il modulo per la dichiarazione dei redditi trimestrali).
Cosa dovrebbe includere un servizio di gestione stipendi a servizio completo?
- Setup, Training e Dashboard. Il sistema dovrebbe essere facile da configurare. Dovresti avere una dashboard che ti guidi attraverso i processi e ti permetta di controllare attività come depositi e depositi di stipendi. La formazione dovrebbe essere semplice, con buoni video per aiutarti a lavorare attraverso i vari processi. Che livello di conoscenza del libro paga credono che tu abbia? La maggior parte degli imprenditori ha poche conoscenze, quindi il tuo servizio dovrebbe fornire una conoscenza di base dettagliata dei termini del libro paga, delle buste paga e dei documenti.
- Buste paga Ognuno di questi sistemi consente di inserire le informazioni per ciascun dipendente, incluso il modulo W-4 per la ritenuta fiscale sul reddito federale e altre informazioni necessarie per preparare gli assegni. I sistemi dovrebbero permetterti di scrivere assegni stampati o di depositare direttamente assegni (il modo migliore). Verifica con la tua banca le sue esigenze.
- Forme W-2. Il tuo servizio dovrebbe fornirti I moduli W-2 , il modulo annuale di calcolo delle retribuzioni dei dipendenti e delle tasse che devi fornire ai dipendenti a gennaio. L'opzione di servizio completo dovrebbe inoltre archiviare questi moduli con l'Amministrazione della sicurezza sociale per te al momento opportuno.
- Depositare e depositare le imposte sui salari. Questo è probabilmente il servizio più importante. Avere qualcuno file e pagare queste tasse è una grande responsabilità. Un sistema a servizio completo dovrebbe presentare tutte le tasse sui salari e i documenti relativi all'imposta di lavoro pertinenti. Dovrebbero effettuare pagamenti a vostro nome con le agenzie di regolamentazione federali, statali e locali appropriate. I moduli devono includere il modulo 941 - Salario trimestrale e dichiarazione dei redditi e moduli federali e statali sulla disoccupazione.
Il servizio dovrebbe anche tenere traccia delle imposte statali e locali sui salari, il che è di grande aiuto se si hanno dipendenti che lavorano in città e stati diversi.
Quali altre caratteristiche dovresti aspettarti?
Garanzie fiscali. Il servizio deve garantire che i moduli fiscali vengano inviati prima di tutte le scadenze e che i pagamenti vengano effettuati in tempo, in modo da non incorrere in multe o sanzioni . Il servizio dovrebbe accettare di pagare eventuali multe o sanzioni per il deposito o il pagamento tardivo. Se non fanno questa garanzia, non usarli.
Accessibilità mobile Dovresti essere in grado di accedere alla dashboard e apportare modifiche, inviare informazioni sul tuo computer, cellulare o tablet o persino chiamare le informazioni.
Dipendente self-service. Alcuni di questi servizi dispongono di una dashboard a cui i dipendenti possono accedere e ottenere informazioni sugli stipendi annuali.
Potrebbero essere in grado di modificare le informazioni W-4 online.
Integrazione con il tuo sistema contabile. Avere il tuo servizio di paghe si integra con il tuo sistema di contabilità ti fa risparmiare tempo e denaro. Intuit Payroll è venduto solo con QuickBooks Online, quindi questa potrebbe essere una buona opzione se hai già QBO. Il software Patriot ha un sistema di contabilità che puoi aggiungere al tuo servizio di gestione stipendi.
Altre importanti domande da porre
Supporto e assistenza. Questo è davvero importante. Le cose accadono e i libri paga devono essere eseguiti in momenti specifici. Devi sapere che il tuo servizio è disponibile e utile.
Il più alto livello di servizio è la telefonata. Che ore ha l'help desk?
Il secondo livello più alto è la chat. Quali sono le loro ore?
Il terzo livello è email. In quanto tempo il vostro servizio risponde alle e-mail?
Durante il periodo di prova o i primi 30 giorni, assicurarsi di contattare più volte per valutare il supporto fornito.
Aggiornamenti. Le normative fiscali sui salari e le aliquote fiscali sono in continua evoluzione. Mentre valuti i sistemi, chiedi loro come aggiornano il loro software e come comunicano questi aggiornamenti.
Sicurezza. Quanto è sicuro il loro sistema? È nel cloud (probabilmente)? Quanto spesso fanno il backup?
Altri servizi aggiuntivi che potresti desiderare
1099 Servizio. Alcuni di questi sistemi dispongono di un componente aggiuntivo (per costi aggiuntivi) che consente di pagare lavoratori a contratto, fornitori e freelance e di inviare loro moduli 1099-MISC (simili ai moduli W-2 per i dipendenti). Il servizio dovrebbe anche fornire l'archiviazione di moduli 1099-MISC con l'IRS.
Ritenuta di riserva . Se si pagano i non dipendenti, potrebbe essere necessario disporre di ritenuta di riserva prelevata dai loro pagamenti. Se disponi del servizio 1099, il tuo servizio dovrebbe essere in grado di farlo e pubblicare rapporti.
Dove verificare i potenziali servizi
Dopo aver ristretto la selezione a un paio di servizi, controllali. Controlla le valutazioni online, ma non dipendono troppo da esse. Un posto migliore per controllare è il Better Business Bureau . Scopri quali reclami sono stati presentati contro questa società e come sono stati risolti.
Quali sono i servizi di gestione stipendi da considerare?
Troverai molti servizi di gestione stipendi se cerchi online. Qui ci sono solo alcuni per iniziare la ricerca con. Abbiamo selezionato l'opzione di servizio completo per ciascuno.
I ntuit Payroll del servizio completo. Questo servizio è un componente aggiuntivo di QuickBooks Online. Il prezzo dipende dalla versione di QBO che desideri e dal livello di servizi di gestione stipendi di cui hai bisogno. Il prezzo è mensile.
Patriot Payroll Software. Il loro sistema di buste paga completo inizia a $ 25 al mese per un dipendente, aumentando con il numero di dipendenti.
Paychex. Il loro sistema è basato sul numero di dipendenti. Richiedono un'offerta scritta da un potenziale cliente prima di rilasciare le informazioni sui prezzi.
Gusto: Il loro prezzo è di $ 39 al mese di base più $ 6 al mese per persona (Supponiamo che si intenda per persona pagata).
ADP ha tre livelli di buste paga, tra cui risorse umane. Nessun prezzo era disponibile.
Come provare un sistema di buste paga
Un ultimo problema: il problema con la verifica di questi sistemi è che richiedono di "andare in diretta" e non è possibile emettere buste paga più di una volta. Patriot e Gusto hanno versioni demo che puoi provare. ADP ha due mesi gratuiti di buste paga, ma ciò significa che ti impegni a gestire due mesi con il loro sistema.