Come recuperare i record aziendali
Cosa succede se si perde la documentazione aziendale in un disastro? È un doppio smacco. Hai due problemi qui:
Innanzitutto, non hai i registri per supportare le detrazioni fiscali in generale e,
In secondo luogo, non si dispone di record per sostenere le perdite a causa del disastro.
Sostenere le detrazioni fiscali quando i documenti non sono disponibili
L'IRS richiede alle aziende (e ai singoli individui) di fornire record a supporto delle proprie detrazioni fiscali aziendali o personali. Se non si dispone di registri aziendali per supportare le detrazioni e si è verificati, si ha un dilemma. Le normative fiscali stabiliscono che "l'indisponibilità dei registri di un contribuente non solleva il contribuente dall'onere di dimostrare il suo diritto alle detrazioni richieste".
Dovrai tentare di ricostruire quei documenti aziendali persi. Ma se i record sono stati persi o distrutti in un disastro economico, cosa fai?
Supportare il danno da disastro quando i documenti non sono disponibili
In caso di un disastro che danneggi la documentazione aziendale, segui una procedura in due passaggi.
In primo luogo, documenta che si è verificato il disastro. In un recente caso (2014) di tribunale fiscale, la Corte ha contestato il contribuente perché non aveva mai riferito del disastro.
In questo caso, un contribuente ha dichiarato che il danno provocato dalle inondazioni aveva causato la non recuperabilità dei suoi documenti aziendali, ma non ha documentato il danno da alluvione con una richiesta di risarcimento o altre prove. Se non riesci a provare che i record sono stati persi o distrutti, l'IRS può presumere che non li avessi in primo luogo.
Il modo migliore per documentare un disastro è presentare una richiesta di risarcimento . Anche se vivi in una zona disastrata, l'IRS non ha modo di sapere se la tua azienda ha subito una perdita a meno che tu non abbia messo la perdita per iscritto.
Come documentare le perdite aziendali
Avrai bisogno dei tuoi record di asset per documentare le perdite di beni aziendali, inclusi veicoli, attrezzature, mobili e arredi. Segnalare le perdite per incidente sulla tua azienda o sulla dichiarazione dei redditi personale. La Pubblicazione IRS 547 descrive il processo per determinare le detrazioni per perdite, inclusa la riduzione dell'equo valore di mercato.
È inoltre possibile richiedere assistenza con FEMA (l'agenzia federale di assistenza in caso di calamità di emergenza) o presentare una richiesta di assistenza in caso di calamità con la Small Business Administration.
Per il caso del tribunale fiscale sopra menzionato, se i documenti aziendali vengono persi o distrutti, è necessario fare uno "sforzo serio e persuasivo" per ricostruire i dati aziendali.
Ricostruire i record dopo un disastro
L'IRS ha una pubblicazione eccellente che discute come ricostruire i tuoi record in caso di perdita da un disastro.
Su questi moduli, è necessario fornire la " base dei costi " e la "base adeguata" per qualsiasi proprietà di proprietà dell'azienda.
Puoi farlo? Hai documenti che mostrano ciò che hai pagato per questa roba?
Protezione dei record aziendali dal disastro
Ovviamente, il modo migliore per assicurare che i record aziendali sopravvivano a un disastro è proteggerli prima che il disastro colpisca.
Eseguire il backup dei record e portarli in un luogo sicuro, lontano dalla propria attività. Effettua il backup anche online.
Ulteriori informazioni su come proteggere i record aziendali dalla perdita di disastro .
Cosa fare ora prima che il disastro colpisca il tuo business
- Imposta il tuo sistema di tenuta dei registri aziendali in modo da disporre di tutti i record necessari a fini fiscali.
- Rendi il più possibile i tuoi documenti aziendali al sicuro dal disastro.
- Esegui il backup dei tuoi record.
Per maggiori informazioni
Fonte: TC Summ. Operazione. 2014-75 (PDF)
Riferimenti IRS che potresti trovare utili:
Pubblicazione IRS 547: vittime, disastri e furti
Pubblicazione IRS 584-B: Business Casualty, Disaster and Theft Loss Workbook