Come proteggere i tuoi dati aziendali critici
Perdita di dati
Per parafrasare Paul Simon, ci sono 50 modi per perdere i tuoi dati:
- Un disco rigido desktop / laptop in crash o danni al tuo dispositivo mobile può rendere irrecuperabili i tuoi dati
- Il computer o il telefono possono essere rubati - le interruzioni di lavoro sono comuni e secondo le statistiche dell'FBI il 97% dei laptop / desktop rubati non viene mai recuperato
- I dati possono essere cancellati accidentalmente (o deliberatamente cancellati da un dipendente scontento)
- Il tuo computer può essere dirottato da malware
- I tuoi account di archiviazione online possono essere compromessi
- Un attacco di ransomware potrebbe rendere inaccessibili i tuoi file fino a quando non viene pagata una tassa sostanziale
Un regime di backup dei dati è un must
Per un'adeguata protezione dei dati, è necessario stabilire un sistema di backup dei dati che segua questi tre passaggi:
- Backup periodico dei dati aziendali
- Crea backup su supporti affidabili o nel cloud
- Se si utilizza il supporto per i backup, tenere i dispositivi in un luogo sicuro e fuori sede
La regola di base per la protezione dei dati aziendali è che se la perdita dei dati interferisce con l'attività commerciale, esegui il backup.
I programmi software desktop possono essere reinstallati se necessario, ma il recupero dei dettagli delle transazioni o della corrispondenza commerciale è impossibile se tali file vengono persi o danneggiati irreparabilmente.
Archivio dati vs backup dei dati
I backup sono di solito immagini periodiche a breve termine di dati per scopi di disaster recovery.
L'archiviazione generalmente si riferisce alla memorizzazione a lungo termine di dati che non sono più in uso regolare, ma che possono essere ripristinati, se necessario (ad esempio, un progetto finito o dati di un ex cliente).
Backup dei dati aziendali critici
Ci sono due passaggi per il backup dei dati di successo;
- Identificazione dei dati critici di cui è necessario eseguire il backup
- Implementazione di backup dei dati su una pianificazione regolare
Cosa deve essere in un backup dei dati?
Tutti i file che hai creato e / o modificati dovrebbero essere sottoposti regolarmente a backup. Per molte aziende, questo include tutto, dai file di contabilità tramite e-mail.
Sempre più applicazioni aziendali sono disponibili attraverso il cloud. Tuttavia, se si utilizzano applicazioni desktop (senza browser), queste possono essere reinstallate dal supporto o scaricate, quindi non è necessario eseguire il backup.
Cloud Storage
L'utilizzo di servizi di backup online semplifica il backup dei dati, che è solo uno dei motivi per cui il cloud computing è ideale per le piccole imprese . Ma i servizi cloud possono ancora essere vulnerabili alla perdita di dati tramite hacking o sabotaggio dei dipendenti (si consideri il recente caso dell'americano College of Education di Indianapolis che, dopo aver licenziato un impiegato della tecnologia informatica, ha scoperto che prima di partire aveva cambiato le password amministrative in online conti, impedendo al college di accedere ai propri dati).
Non è una cattiva idea prendere occasionalmente backup locali dei dati del cloud.
Backup di dati locali
Se si salvano i dati localmente (ad esempio, non si sta utilizzando il cloud storage) è possibile semplificare i backup mantenendo tutti i file che dovranno essere archiviati su una singola unità del computer. Ad esempio, supponiamo di dover eseguire il backup di file di contabilità, documenti di elaborazione testi, fogli di calcolo, foto ed e-mail. Mettendo semplicemente Contabilità, Microsoft Office (incluso Outlook) e Paintshop Pro su un'unità separata o sotto una cartella separata, è più semplice archiviare tutti i file creati o modificati con tali programmi. Tutto quello che devi fare è eseguire il backup dell'unità o della cartella.
Una volta selezionati i dati critici da archiviare, è semplice installare e utilizzare un programma software di backup per archiviare i dati aziendali su base regolare.
Si consiglia di eseguire il backup dei dati ogni notte. Sono disponibili molti programmi software di backup che consentono di impostare una pianificazione che eseguirà automaticamente il backup dei dati. Il software di backup che blocca anche e crittografa i file consente di risparmiare spazio su disco e aumenta la sicurezza dei dati.
Conservare i backup dei dati sul posto solo se sono conservati in una cassaforte a prova di fuoco e indistruttibile. Investire su un'unità nastro o su un disco rigido esterno e attenersi scrupolosamente a una normale pianificazione di backup dei dati non sarà di aiuto se tutte le copie di backup dei dati si trovassero in un unico punto e quel luogo sarà colpito da un disastro. Per essere veramente sicuri i tuoi backup dovrebbero essere archiviati fuori sede. (Il backup su cloud non elimina completamente questa preoccupazione, ma è sicuramente migliore rispetto a molte posizioni fisiche.)
Alcune aziende mantengono i loro backup di dati in cassette di sicurezza presso le banche. (La tassa per una cassetta di sicurezza è deducibile dalle tasse, se hai bisogno di ulteriore incentivo.) Altri proprietari di piccole imprese conservano più copie di backup dei propri dati nelle case di diversi amici o familiari. Non importa dove si sceglie di mantenerli, a condizione che il sito scelto per il backup dei dati off-site sia sicuro e si abbia accesso regolare ad esso.
Dispositivi di backup
Servizi di backup online
Per la massima sicurezza, assicurati di utilizzare password complesse, modificale regolarmente e assicurati che i file di backup siano crittografati (poiché lo storage nel cloud è condiviso, i fornitori di servizi cloud normalmente codificano i dati dell'utente).
Unità USB (pollice)
Le chiavette USB aumentano costantemente di capacità e sono ideali per backup di dati rapidi. Pur non avendo la capacità di dischi rigidi esterni, hanno velocità di trasferimento dati elevate e sono altamente portatili. È possibile eseguire facilmente il backup dei dati su un'unità USB e portarli fuori sede. Poiché non hanno parti mobili, le unità USB sono molto affidabili.
Dischi rigidi esterni
Per le piccole imprese, l'acquisto e l'utilizzo di un disco rigido esterno per i backup dei dati è il metodo consigliato. I dischi rigidi esterni sono poco costosi rispetto ai sistemi a nastro. Sono anche facili da usare; è sufficiente collegare il disco rigido alla porta USB del computer. La maggior parte dei dischi rigidi esterni viene fornita con il software di backup.
Memoria LAN (Local Area Network)
Se si dispone di una rete locale (LAN), è anche possibile eseguire il backup dei file su un altro computer o server. Tuttavia, se il dispositivo di backup si trova nella stessa posizione, potrebbe essere vulnerabile al furto o danneggiato da un incendio o un'inondazione. Per prevenire il furto, un server può essere installato in una gabbia, armadio o armadio chiusi.
Archiviazione su nastro
Se si dispone di grandi quantità di dati per il backup (o si desidera creare e conservare regolarmente archivi di dati completi per la memorizzazione a lungo termine), i backup su nastro sono l'opzione migliore. Sono altamente affidabili e possono memorizzare enormi quantità di dati.
Back It Up o rischio di perdere
Non correre il rischio di perdere i tuoi dati aziendali. La migliore difesa contro un simile disastro è la corretta protezione dei dati. Creando un sistema di backup che includa l'archiviazione e il backup dei dati aziendali regolarmente e correttamente, ti assicurerai che la tua azienda sarà in grado di superare qualsiasi tempesta che affronta e continua. Ricorda: non puoi mai avere troppi backup di dati!