Come preparare un piano di continuità aziendale per la tua piccola impresa
Un piano che protegge da interruzioni di attività in caso di eventi imprevisti. Oppure, se ti piace, "... le procedure utilizzate per garantire la ripresa tempestiva e ordinata del ciclo economico di un'organizzazione attraverso la sua capacità di eseguire piani con interruzioni minime o nulle alle attività aziendali o di servizio sensibili al fattore tempo" ( Facility Management Journal).
Gli obiettivi della pianificazione della continuità operativa includono:
- Garantire la salute e la sicurezza di tutto il personale
- Riduzione al minimo delle interruzioni alla capacità dell'azienda di fornire i propri prodotti e / o servizi
- Riduzione al minimo delle perdite finanziarie
- Essere in grado di riprendere le operazioni critiche entro un tempo specificato dopo un disastro
Un piano di continuità aziendale ben ponderato può significare la differenza tra la sopravvivenza della vostra azienda e il fallimento se si verifica un disastro. Un incendio, un'inondazione, un guasto del disco rigido o un furto di dati: alcuni o tutti potrebbero mettere fuori servizio la tua azienda. Prendendo il tempo di mettere insieme un piano di continuità aziendale contribuirà a garantire che la vostra azienda è in grado di riprendere le operazioni nel più breve tempo possibile.
Per creare un piano di emergenza aziendale:
1) Determina quali sono i rischi principali per la tua piccola impresa.
È un furto di dati? Allagamento? Terremoto? Immaginare quali tipi di disastri sono più probabili ti aiuterà a focalizzare il tuo piano di continuità e non sprecare tempo e denaro per prepararti a qualcosa che è molto improbabile che accada.
Non ha senso pianificare come recuperare da un terremoto, ad esempio, se la tua azienda non si trova in una zona sismica. Ma non dimenticare i crescenti rischi che spesso vengono trascurati dalle piccole imprese come gli attacchi informatici, le attività degli hacker e il sabotaggio.
2) Decidi quale sarebbe assolutamente essenziale per la tua piccola impresa ricominciare a funzionare se un disastro aziendale ti ha bloccato e prendere provvedimenti per garantire che tali elementi essenziali siano disponibili rapidamente.
Questi elementi essenziali possono includere personale, dati, attrezzature, allocazioni finanziarie e protezione dell'infrastruttura.
Quali persone sono fondamentali per le tue operazioni? Di quale attrezzatura hai bisogno per continuare a produrre e consegnare i tuoi prodotti e / o servizi critici? Forse un accordo può essere fatto con un'altra azienda che ha l'attrezzatura di cui hai bisogno. Quali forniture sono necessarie? Scopri in anticipo chi saranno i fornitori oi caricatori alternativi se il tuo attuale accordo potrebbe non essere funzionale. Per quanto tempo potrebbe funzionare la tua azienda se il suo flusso di entrate fosse stato interrotto? Dove prenderesti i soldi per andare avanti?
2) Preparare un piano di evacuazione in caso di disastro fisico.
Passa sopra con il personale e pubblicalo in modo evidente in tutti i tuoi locali commerciali. In che modo il personale sa di dover evacuare? Cosa dovrebbero fare quando vengono informati di un'evacuazione? Quali percorsi sono disponibili fuori dagli edifici? Dove dovrebbero incontrarsi persone al di fuori degli edifici? Chi è responsabile del controllo per vedere che tutti sono fuori in sicurezza?
3) Creare un sistema di fan-out delle comunicazioni.
Se succedesse qualcosa al tuo business, chi sarebbe responsabile per la notifica di ogni persona che lavora lì? Assicurati che gli elenchi di contatti telefonici ed e-mail siano aggiornati e che le persone responsabili di contattare gli altri abbiano stampato elenchi poiché tutta la tecnologia fallisce prima o poi e di solito nel momento più inopportuno.
Decidere anche chi sarà responsabile della comunicazione con il pubblico e in che modo (aggiornamento del sito web aziendale , pubblicazione sui social media , comunicati stampa, insegne alle finestre, annunci radiofonici ecc.)
4) Assicurarsi che i kit di emergenza sul posto siano completi e aggiornati.
Questi elenchi di controllo dei kit di pronto soccorso sul luogo di lavoro di St. John Ambulance mostrano esattamente quali kit di pronto soccorso per le aziende di varie dimensioni devono contenere in base al numero di dipendenti. A seconda di quali tipi di disastri possono verificarsi nella tua zona, potresti voler aggiungere altri materiali di consumo. Ad esempio, un gallone di acqua per persona al giorno è uno dei materiali consigliati nell'elenco di prodotti di emergenza per il negozio al dettaglio.
5) Procedere ora per proteggere i dati aziendali.
I tuoi dati aziendali sono il tuo bene più prezioso. Se fosse stato rubato o distrutto, la tua azienda sarebbe in grado di rialzarsi e correre di nuovo rapidamente o addirittura di continuare a farlo?
3 passaggi per il backup dei dati di successo spiega come ottenere la tranquillità di sapere che i dati aziendali sono protetti e saranno nuovamente accessibili rapidamente. La protezione dei dati è uno dei molti vantaggi del passaggio dell'azienda al cloud computing .
6) Assicurati che la tua azienda abbia un'assicurazione adeguata.
L'assicurazione contro gli incendi è il tipo che ti viene in mente, ma il fuoco non è certamente l'unico disastro che la tua piccola impresa potrebbe sperimentare. Oltre ad altri evidenti disastri fisici come alluvioni o danni causati dal vento, prendi in considerazione il danno che potrebbe derivare da un furto, ad esempio. E poi c'è il potenziale fattore di responsabilità se la tua piccola impresa è impegnata in attività che potrebbero aprirti a cause legali.
La scelta del tipo di assicurazione adeguato per coprire i rischi e avere una copertura assicurativa aggiornata e aggiornata farà grandi progressi per far ripartire la tua piccola impresa in caso di disastro.
8) Conosci i tuoi vicini.
Aprire le linee di comunicazione con gli imprenditori che ti circondano può davvero avvantaggiare la tua pianificazione della continuità aziendale. Fai sapere loro cosa speri di fare e vedi se riesci a coinvolgerli. Potresti essere in grado di condividere i costi di alcune spese relative alla pianificazione della continuità o fare accordi pronti per aiutarsi l'un l'altro in caso di disastro. I piani di emergenza coordinati sono particolarmente importanti per le aziende che condividono spazi adiacenti come quelli nei centri commerciali o lungo le strade della città.
9) Controlla i programmi e le risorse locali.
La tua città, la tua città o il comitato aziendale in azione possono disporre di piani di emergenza / piani di risposta alle catastrofi o fornire risorse che renderanno più facile per te mettere insieme il tuo piano. Ad esempio, la città di Ottawa offre informazioni sulla preparazione alle emergenze per le imprese di Ottawa sul proprio sito Web e offre seminari di formazione sull'argomento. Guarda cosa è disponibile nella tua città prima di iniziare a scrivere il tuo piano di disastro aziendale.
10) Metti tutto insieme.
Mentre lavori nel tuo piano di continuità, metti insieme tutti i pezzi in forma di stampa. (Le copie digitali sono belle ma non molto utili se la corrente si spegne e / oi dispositivi digitali non possono essere utilizzati.) Un raccoglitore a tre anelli funziona bene. Includi il piano di evacuazione della tua azienda, il piano di comunicazione, le informazioni sui kit di emergenza e le polizze assicurative, le misure di protezione dei dati e gli elementi essenziali operativi, nonché i dettagli di tutti gli accordi che hai preso per mantenere o ripristinare le cose.
11) Mantieni a portata di mano il tuo piano di emergenza aziendale.
Ultimo ma non meno importante, si desidera assicurarsi di mantenere il piano di emergenza in un luogo facilmente accessibile e assicurarsi che tutti coloro che hanno bisogno di sapere dove si trova conoscano la sua posizione. Dovresti anche assegnare una persona e un secondo per afferrare il piano di emergenza aziendale all'uscita se il disastro aziendale richiede di lasciare i locali.
12) Utilizzare il sito Web aziendale e i social media
Il tuo sito web aziendale e le piattaforme di social media come Facebook , LinkedIn e Twitter sono ottimi modi per comunicare con clienti e colleghi in caso di emergenza. Non lasciare che i tuoi clienti si chiedano se sei aperto o meno quando il disastro colpisce: un post veloce su Facebook può tenerli aggiornati.
La pianificazione della continuità operativa paga
È facile rinviare la pianificazione della continuità operativa. Ci sono sempre "crisi" immediate che richiedono la nostra attenzione. Ma quanto sono significativi rispetto a un evento che blocca il tuo business per ore, giorni o settimane? Prendendo il tempo di preparare un piano di continuità operativa avrà un enorme profitto se il disastro dovesse mai colpire.