Mantenere organizzate le ricevute commerciali può aiutare gli imprenditori a monitorare lo stato di avanzamento della loro attività e a prepararli per i rendiconti finanziari.
Aiuta anche a identificare le fonti di reddito, tiene traccia delle spese e prepara gli articoli per le dichiarazioni dei redditi.
Un sistema migliore
Nel corso degli anni, è importante sviluppare un buon sistema di archiviazione per le ricevute. Ad esempio, questo può includere un sistema di archiviazione che facilita l'inserimento dei dati e consente di recuperare una ricevuta particolare se è necessario cercarne uno specifico per data o categoria.
Un esempio di come organizzare le ricevute commerciali è mantenere una serie di cartelle di file etichettate per mese e anno, come "Ricevute novembre 2017". Le due cartelle di file più recenti possono essere collocate sulla parte superiore della scrivania in modo che quando si raccolgono le ricevute nei vari turni, è facile inserirle nella cartella mensile corretta.
Quindi, quando si effettuano le voci dei dati mensili, è possibile prendere la cartella di file mensile appropriata e ordinare le entrate aziendali in pile in base alle loro classificazioni delle imposte sul reddito . Ad esempio, puoi incartare tutte le ricevute del software insieme, tutte le ricevute di spesa per cibo e intrattenimento insieme e tutte le ricevute di spesa relative all'automobile.
Quando hai finito di inserire i dati , puoi mettere la cartella delle ricevute del mese nella posizione appropriata in un cassetto di uno dei tuoi archivi.
Se sei un uomo d'affari con un sacco di entrate di spesa, è facile adattare lo stesso sistema descritto sopra insieme a voci più frequenti.
Crea copie o immagini digitali
Se stai cercando di passare a un "ufficio senza carta" come la maggior parte del mondo moderno in questi giorni, puoi scansionare le ricevute di spesa e archiviarle con altre informazioni di contabilità digitale.
In effetti, alcune delle più recenti applicazioni software di contabilità basate su cloud dispongono di app mobili che consentono di scattare una ricevuta di spesa per il cellulare e registrarla al volo.
Per coloro che conducono affari in Canada, le copie cartacee o le immagini digitali delle ricevute di spesa sono generalmente accettabili per l'Agenzia delle Entrate del Canada (CRA), a condizione che siano chiaramente leggibili. In caso contrario, la CRA potrebbe richiedere di vedere i documenti cartacei originali durante una verifica o una richiesta di documentazione di routine. Pertanto, gli originali dovrebbero essere sempre conservati per il tempo prescritto, che è in media per sei anni suggeriti.
Ease Tax-Time Burden
Il risarcimento per aver avuto il tempo di organizzare le ricevute di spesa prima di depositarli sta facendo la dichiarazione dei redditi della tua azienda. Per prima cosa, avrai tutte le tue ricevute che serviranno come prova per le tue deduzioni relative all'imposta sul reddito. Per un altro, avendo già ordinato le vostre entrate per categorie di spese commerciali, tutte le entrate rilevanti per ogni categoria sono pronte per il conteggio, rendendo facile e veloce la compilazione della dichiarazione dei redditi.
Nota: in Canada, se gestisci una ditta individuale o una partnership , le spese aziendali vengono inserite nel modulo T2125 che fa parte della dichiarazione dei redditi personali T1.
Se stai gestendo la tua attività come una società in Canada, richiederete le spese aziendali sulla dichiarazione dei redditi delle persone giuridiche T2.
Quando viene registrata l'imposta sul reddito
Poiché così tante dichiarazioni dei redditi sono ora archiviate online, non è più comune o necessario inviare le ricevute di spesa quando si registra la tua imposta sul reddito. Invece, metti tutte le ricevute rilevanti per l'anno fiscale in una singola cartella etichettata per anno, come "Ricevute fiscali 2017" e aggiungi la cartella al tuo archivio, digitale o fisico.
Se dovessi avere qualsiasi tipo di controversia con l'Agenzia delle Entrate del Canada, IRS, o semplicemente essere controllato , le tue entrate saranno una prova cruciale.