Assicurati che soddisfi le tue esigenze attuali e future
Ma poiché utilizzerai frequentemente il tuo software di contabilità , è importante assicurarsi di scegliere il software di contabilità adatto alla tua attività e alle tue esigenze.
È accessibile ai disabili?
Il mercato dei software per la contabilità delle piccole imprese ha abbracciato il cloud computing in grande stile. La maggior parte dei nuovi vendor come FreshBooks e Zoho non offrono affatto versioni desktop e i tradizionali venditori come Intuit (QuickBooks) hanno migrato le loro offerte di software desktop sul Web e stanno guidando i loro clienti verso la fatturazione basata sull'abbonamento. Alcuni fornitori offrono ancora versioni desktop o ibride desktop / cloud.
Le versioni online sono ideali per gli utenti mobili. Oltre a supportare i browser Web più comunemente utilizzati, in genere offrono app per iPhone / iPad e Android, rendendoli ideali per l'invio di fatture e l'inserimento di informazioni di spesa, indipendentemente da dove ti trovi.
Soddisfa le tue esigenze di contabilità?
Se sei un unico proprietario / imprenditore o un piccolo imprenditore senza la possibilità per i dipendenti, è possibile ottenere con un pacchetto di contabilità di base che gestisce la fatturazione, il tracciamento delle spese e fornisce una serie di report di base per tenere sotto controllo la tua attività.
In genere queste offerte economiche non sono in realtà veri e propri pacchetti contabili poiché non eseguono la contabilità a partita doppia ( Contabilità clienti , Contabilità fornitori e Contabilità generale ).
Le aziende più grandi che hanno dipendenti , sono incorporate o hanno esigenze contabili maggiori necessiteranno di un pacchetto più robusto (e costoso) in grado di eseguire la contabilità a partita doppia e ha caratteristiche più avanzate come il libro paga , la gestione delle scorte, la gestione dei progetti, la gestione delle relazioni con i clienti ( CRM), analisi e una selezione molto più ampia di report (e opzioni per personalizzare i report).
Fortunatamente la maggior parte delle offerte di prodotti ti consente di iniziare con un pacchetto di base e di espandersi man mano che le tue esigenze crescono. Ci sono anche molti componenti aggiuntivi di terze parti per i pacchetti di contabilità più popolari, quindi è possibile (ad esempio) aggiungere un modulo di gestione stipendi se il fornitore non offre tali (vedere Add-on QuickBooks).
Un'altra caratteristica che è molto utile è l'accesso al contabile. FreshBooks, ad esempio, offre un portale per i commercialisti in modo che il contabile possa accedere ai rapporti e alle voci di diario di FreshBooks che consente di risparmiare manualmente lo scambio di informazioni.
Ha delle caratteristiche facili da usare?
- Il software ti consente di inviare assegni, ordini di acquisto e fatture sulla 'Rete?
- Ha la possibilità di collegare online ai tuoi conti bancari?
- È integrato con altri software che usi spesso, come Microsoft Office?
- È in grado di convertire dati da altri programmi o database contabili?
- Che cosa succederà se in futuro deciderai di passare a un altro pacchetto software? Sarai in grado di estrarre e migrare facilmente i tuoi dati esistenti?
In altre parole, il software di contabilità sarà in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze, ora e in futuro?
Quanto è difficile la curva di apprendimento?
Tutti i software di contabilità affermano di essere "user-friendly", ma dovrai comunque dedicare del tempo ad imparare come usarlo.
Questo è particolarmente importante se non si dispone di una conoscenza di base della contabilità; il software è orientato verso i professionisti della contabilità o chiunque può aggiornarlo abbastanza velocemente?
Dai un'occhiata da vicino prima di acquistare. L'interfaccia utente è intuitiva e confortevole? Potresti (e i tuoi dipendenti) essere in grado di sederti e apprenderlo, o avrai bisogno di un ulteriore investimento nella formazione? La maggior parte dei venditori offre un periodo di prova gratuito (in genere 30 giorni).
Quanto è buono il servizio clienti e il supporto?
In termini di curva di apprendimento, l'aiuto online rende il programma. Il software di contabilità ha caratteristiche come suggerimenti per lo schermo, un indice di aiuto ricercabile, demo ed esempi di account per iniziare? Sono disponibili manuali stampabili? E quanto è accessibile il supporto dell'azienda? Controlla le recensioni online per ottenere le impressioni delle persone che hanno utilizzato il software.
È scalabile?
Quanto è facile o costoso spostarsi da un utente a più utenti? La maggior parte delle offerte di software di base sono per utente singolo o per utente singolo + accesso al ragioniere. Per aggiungere utenti è necessario eseguire l'aggiornamento a piani più costosi. Ad esempio, il "Piano base" di Zoho Books consente un account utente +, il "Piano standard" consente due utenti + ragioniere e il "Piano professionale" consente un numero illimitato di utenti (vedere piani / prezzi di Zoho Books).