Come fare il libro paga in Canada
Come fare il libro paga in Canada
Come datore di lavoro canadese, ci sono cinque passaggi per eseguire il libro paga:
1. Aprire e gestire un conto sulle buste paga con l'Agenzia delle Entrate del Canada (CRA).
2. Raccogliere le informazioni richieste dai dipendenti, come il loro numero di assicurazione sociale (SIN) e un modulo TD1 federale e provinciale completo.
3. Effettuare le opportune deduzioni sui salari canadesi dai salari dei dipendenti per ogni periodo di paga.
4. Remissione di queste detrazioni sui salari, insieme alla quota del datore di lavoro dei contributi del piano pensionistico canadese (CPP) e dei premi assicurativi per l'occupazione (EI), all'Agenzia delle entrate del Canada, come richiesto.
5. Segnalazione delle entrate e delle deduzioni di ciascun dipendente sulla polizza T4 o T4A appropriata e presentazione di una dichiarazione di informazioni entro l'ultimo giorno di febbraio dell'anno civile successivo.
Diamo un'occhiata ai dettagli, quindi.
Step 1) Apri e gestisci un account su buste paga con la Canada Revenue Agency (CRA).
Avrai bisogno di un account del programma di detrazioni sui salari CRA per rimettere le tue deduzioni sui salari all'agenzia delle entrate del Canada.
Se si dispone già di un Business Number e si è precedentemente registrati per altri account del programma CRA (come GST / HST), si aggiungerà semplicemente un account di detrazioni del libro paga agli account del programma esistente.
Se non disponi già di un numero aziendale , dovrai prima averne uno, che puoi eseguire in diversi modi:
- registrarsi online utilizzando il servizio Business Registration Online (BRO)
- contattare l'Agenzia delle Entrate del Canada telefonicamente al 1-800-959-5525
- modulo di posta o fax RC1, Richiesta di un numero di attività al più vicino ufficio dei servizi fiscali (TSO) o centro fiscale (TC)
Una volta ottenuto un numero aziendale, è possibile registrarsi per gli account del programma tramite il servizio di registrazione aziendale online (BRO), tra cui:
- detrazioni sui salari
- GST / HST
- l'imposta sulle società
- import- export
Passaggio 2) Raccogliere le informazioni richieste dai dipendenti, come il loro numero di assicurazione sociale (SIN) e un modulo TD1 federale e provinciale completo.
Come parte del processo di assunzione , dovresti aver esaminato la carta SIN di ogni nuovo dipendente e registrato il nome e il PEC dell'impiegato esattamente come appaiono sulla carta. (Ricordarsi di guardare i numeri di previdenza sociale che iniziano con il numero "9" quando si esegue questa operazione, poiché questo numero segnala una persona che non è possibile assumere, non è un cittadino canadese o residente permanente ed è autorizzato a lavorare solo per un particolare datore di lavoro con un'autorizzazione di lavoro valida rilasciata da Citizenship and Immigration Canada.)
Dovresti anche aver già avuto il nuovo dipendente compilare l'appropriato modulo federale e provinciale TD1, Riscossione dei crediti d'imposta personali, che determina la quantità di imposta da detrarre dal reddito da lavoro di una persona.
Passaggio 3) Apportare le deduzioni del libro paga appropriate dal periodo di retribuzione dei dipendenti.
Aggiungi prima i benefici tassabili del tuo dipendente.
Fornite un dipendente con vitto e alloggio, l'uso di un'auto aziendale, un parcheggio o un prestito a basso interesse? Tutto ciò che fornisci a un dipendente diverso dal denaro può essere considerato un beneficio tassabile.
E se la retribuzione di un dipendente comporta benefici tassabili, questi devono essere aggiunti al reddito di ogni dipendente prima di effettuare le deduzioni del libro paga, perché il reddito totale determina l'importo totale soggetto a deduzioni alla fonte e il beneficio tassabile può essere soggetto ai contributi CPP, ai premi EI e alle detrazioni dell'imposta sul reddito come qualsiasi altro reddito.
La Guida dell'Agenzia delle entrate del Canada T4130, Guida dei datori di lavoro - Beneficio e indennità fiscali fornisce dettagli su come calcolare il valore di tali benefici e quali benefici tassabili sono soggetti a GST / HST.
Allora sei pronto per fare le tue deduzioni sui salari canadesi. In generale, i datori di lavoro devono effettuare le seguenti tre detrazioni dal programma governativo sulla retribuzione dei dipendenti:
- Imposta sul reddito
- Contributi del piano pensionistico canadese (CPP)
- Premi sull'assicurazione sull'occupazione (IE).
Potresti avere altre deduzioni dei dipendenti specifiche per la tua organizzazione, come i benefici per la salute, l'assicurazione sulla vita, i piani pensionistici, ecc.
1) Detrazione dell'imposta sul reddito
Per scoprire quanta imposta sul reddito è necessario detrarre dalla retribuzione dei dipendenti, utilizzare le tabelle provinciali o territoriali per la provincia o il territorio in cui il dipendente si presenta al lavoro. Il modo più semplice per farlo è quello di utilizzare il calcolatore online delle detrazioni sulle retribuzioni dell'Agenzia delle entrate del Canada, che calcolerà tutte le altre detrazioni del libro paga che è necessario apportare.
Tuttavia, se non è possibile utilizzare il Calcolatore online di Detrazioni paghe, tutte le tabelle delle detrazioni sui salari di cui si ha bisogno sono disponibili nella pagina Payroll dell'Agenzia delle entrate del Canada.
2) Deduzione dei contributi del piano pensionistico canadese (CPP)
In generale, è necessario detrarre i contributi CPP se un dipendente ha più di 18 anni e ha meno di 70 anni, è in pensione, non è disabile e non riceve una pensione CPP o QPP (Quebec Pension Plan).
Troverai un link alla tabella dei tassi di contribuzione del CPP, massimi ed esenzioni e altre informazioni utili sui contributi del CPP su questa pagina del piano pensionistico canadese dell'Agenzia delle entrate del Canada.
Se sei un datore di lavoro in Quebec
Si noti che la provincia del Quebec ha il proprio piano pensionistico provinciale, il Quebec Pension Plan (QPP), il Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) e la propria imposta sul reddito provinciale -
"I datori di lavoro con dipendenti in Quebec devono detrarre i contributi per il QPP invece del CPP, se l'occupazione è pensionabile secondo il QPP. I datori di lavoro devono prendere delle detrazioni sia per QPIP che per EI, se l'occupazione è assicurabile" Guida ai datori di lavoro T4001 - Detrazioni e rimesse dei salari (Agenzia delle entrate del Canada).
Visita il sito web di Revenu Québec per maggiori informazioni.
3) Premi Deducting Insurance (EI)
Normalmente, si detrano i premi EI dalla retribuzione dei dipendenti per ogni dollaro di guadagni assicurabili fino al massimo annuale. Il contributo EI del datore di lavoro è pari a 1,4 volte il premio EI trattenuto per ciascun dipendente. Tieni presente che, a differenza del CPP, non esiste un limite di età per la deduzione dei premi EI. Quando le detrazioni EI dei dipendenti raggiungono l'importo massimo annuale, si interrompe la detrazione.
Fare riferimento alla tabella dell'Agenzia delle entrate del Canada relativa alle tariffe e ai tassi massimi EI per determinare le detrazioni EI per un dato anno. Si noti che esiste una tabella separata per Quebec, che ha una struttura tariffaria diversa.
Nel 2017 i guadagni assicurabili annuali massimi ammontano a $ 51.300 e le detrazioni sui salari devono essere effettuate a un tasso federale dell'1.63% (1,27% in Québec) con un premio federale massimo annuale per impiegati di $ 836,19 ($ 651,51 in Quebec). Il premio annuale del datore di lavoro federale annuale massimo è $ 1,170,67 ($ 912,11 in Quebec).
Come con altre detrazioni sui salari, puoi utilizzare il Calcolatore online di Detrazioni retributive dell'Agenzia delle entrate del Canada per calcolare l'importo dell'assicurazione per l'occupazione che devi detrarre per qualsiasi periodo di pagamento.
È inoltre possibile utilizzare le tabelle fornite dall'Agenzia delle entrate del Canada, dalla Guida T4302, dalle tabelle delle detrazioni sui salari e dalla Guida T4008, dalle tabelle supplementari delle detrazioni del libro paga o calcolarle manualmente utilizzando questo metodo.
Alcuni benefici e pagamenti che date ai dipendenti non sono soggetti all'assicurazione sul lavoro; consulta questo elenco dell'Agenzia delle entrate del Canada.
In quanto datore di lavoro canadese, potrebbero esserci anche situazioni speciali che influenzano le tue detrazioni di IE; consultare la pagina sull'assicurazione per l'occupazione dell'Agenzia delle entrate del Canada per informazioni su argomenti come l'occupazione al di fuori del Canada, pagamenti speciali e l'assunzione di un familiare.
Passaggio 4) Rimettere le deduzioni del libro paga dei dipendenti, insieme ai contributi del datore di lavoro, all'Agenzia delle entrate del Canada.
Normalmente, l'Agenzia delle Entrate del Canada ti invia un modulo di rimessa nella posta ogni volta che viene prelevata una rimessa delle detrazioni sui salari. Tuttavia, in qualità di nuovo datore di lavoro canadese, non avrai un modulo di rimessa per il tuo primo pagamento, quindi dovrai inviare un assegno o un vaglia da pagare al Ricevitore Generale con il numero di Business (BN) stampato sul retro al centro fiscale appropriato.
Con questo assegno o vaglia postale, è necessario includere una lettera che indichi:
- che sei un nuovo remitter,
- il periodo coperto dalla rimessa,
- il nome completo del datore di lavoro, l'indirizzo e il numero di telefono dell'attività; e
- il tuo numero aziendale.
I nuovi datori di lavoro sono classificati come rematori regolari dal CRA, il che significa che devi rimettere le tue detrazioni in modo che l'Agenzia delle Entrate del Canada le riceva entro il 15 ° giorno del mese successivo al mese in cui hai effettuato le detrazioni. Successivamente, una volta stabilita una cronologia delle rimesse, potresti ritrovarti riclassificato come remitter trimestrale o accelerato e dover compilare meno documenti.
Per ulteriori informazioni sulla rimessa, incluso il modo in cui correggere gli errori di remissione dei fogli paga, consultare la pagina delle detrazioni sui salari delle retribuzioni del CRA.
Passaggio 5) Completa tutti gli slittamenti T4 e i dati restituiti.
Infine, come datore di lavoro, ogni anno è necessario completare un Slip T4 per ciascun dipendente e completare il modulo Riassunto T4.
È necessario presentare il reso delle informazioni T4 e consegnare gli invii T4 ai dipendenti entro l'ultimo giorno di febbraio successivo all'anno civile in cui si applica il ritorno di informazioni.
Gli slittamenti T4 possono essere compilati elettronicamente utilizzando l'applicazione T4 Web Forms di Canada Revenue Agency (che consente di archiviare da uno a sei biglietti T4 originali o modificati) o compilati online utilizzando un modulo T4 compilabile in PDF.
Per ulteriori informazioni sulle buste T4, consultare la pagina T4 del CRA - Informazioni per i datori di lavoro.
Il modulo di sintesi T4 può anche essere compilato e archiviato elettronicamente. È inoltre possibile archiviarlo in formato cartaceo, nel qual caso sarà necessario inviare il sommario originale e i relativi giustificativi T4 all'Ottawa Technology Center. Troverai un link a questo indirizzo e alle istruzioni linea per linea per compilare il modulo di Riepilogo T4 seguendo il link all'inizio di questo paragrafo.
Ulteriori informazioni sull'esecuzione del libro paga in Canada
Tutti i documenti aziendali , inclusi i registri relativi al libro paga, devono essere conservati nella sede di lavoro o nella residenza in Canada, a meno che l'Agenzia delle entrate del Canada non abbia autorizzato a conservarli altrove.
Nota anche che i documenti aziendali e i documenti giustificativi "necessari per determinare i tuoi obblighi e diritti fiscali" devono essere conservati per un periodo di sei anni.
Mancato rispetto dei requisiti del libro paga canadese
Le sanzioni per la mancata conformità con i requisiti del libro paga canadesi vanno dalle multe di $ 1.000 a $ 25.000, la reclusione fino a 12 mesi o una combinazione di entrambi. La pagina delle sanzioni CRA fornisce i dettagli per particolari reati e omissioni dal non riuscire a fare le deduzioni del libro paga appropriate per inoltrare i moduli informativi in ritardo.
Più paghe in risorse in Canada
L'Agenzia delle entrate del Canada ha molte risorse relative al libro paga. Oltre alle risorse CRA citate sopra, potresti trovare particolarmente utili queste Guide dei datori di lavoro:
- T4001: Guida dei datori di lavoro - Detrazioni e rimesse del libro paga
- T4130: Guida dei datori di lavoro - Benefici e indennità fiscali
Guarda anche:
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Conti in linea dell'Agenzia delle entrate del Canada per le imprese
Guida all'assicurazione risarcimento dei lavoratori in Canada