Passi per controllare i costi e proteggere i profitti della tua azienda
Se sei un datore di lavoro che ha dipendenti che sostengono spese nel processo di fare affari, un ottimo modo per guardare quelle spese e controllare i costi è con le carte di credito aziendali per i dipendenti. Se utilizzate correttamente, le carte di credito aziendali possono aiutarvi a raggiungere molti dei vostri obiettivi aziendali. Sfortunatamente, possono anche rivelarsi la rovina di te e dei tuoi dipendenti mentre aprono la strada alla caduta libera delle aziende, o almeno a qualche gradino giù per la scala.
Cos'è una carta di credito aziendale?
Le carte di credito aziendali sono un gruppo di accordi separati e distinti dal credito personale e di piccola impresa. Una società può fornire ai propri dipendenti carte di credito aziendali per addebitare spese commerciali approvate, di solito di natura turistica. Una carta di credito aziendale viene normalmente emessa a nome dell'azienda e con il nome del dipendente. A differenza delle carte di credito personali e di piccole imprese , le carte di credito aziendali sono emesse solo da poche organizzazioni. Sono anche emesse direttamente tra l'azienda e l'emittente.
Conoscendo le regole
Indipendentemente da dove viene una carta di credito aziendale, dovrebbe essere accettato con una piena comprensione di come funziona. Questo vale non solo per la persona che utilizza la carta, ma anche per l'azienda. Ciò impedisce molte incomprensioni che possono costare a tutti. Il primo tra questi è chi è responsabile del pagamento.
Alcune carte contengono la clausola che, nonostante sia una carta di credito aziendale, il dipendente è responsabile di assicurarsi che il pagamento sia effettuato. Per gli altri, la società per cui lavora un dipendente è responsabile del pagamento.
Mettere le regole in azione
Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo delle carte di credito aziendali è il fatto che consentono ai datori di lavoro di monitorare più da vicino la spesa dei propri dipendenti, soprattutto quando sono fuori dall'ufficio in viaggio.
Qualsiasi azienda che emette una carta di credito aziendale dovrebbe assicurarsi che le sue politiche relative a procedure, limiti di spesa e restrizioni siano comprese e seguite dai dipendenti. Ad esempio, alcuni costi come il biglietto aereo e il noleggio auto possono essere inseriti sulla carta di credito , mentre quelli come i costi di carburante e di pedaggio devono provenire dalla tasca di un dipendente.
I dipendenti devono anche capire che, anche quando vengono approvate cariche di natura specifica, i limiti possono ancora essere imposti su di loro. Regole come questa possono essere applicate a pennello ampio o secondo determinate categorie di commercianti. Ad esempio, un'azienda potrebbe approvare un determinato limite di spesa per i pasti, soprattutto quando i clienti sono intrattenuti, ma se lo stesso rappresentante decide che desidera inviare fiori a un cliente, ciò potrebbe non essere consentito. Le restrizioni precedenti sulla spesa per una carta possono limitare questo tipo di spesa.
Evitare le insidie
Ogni volta che viene emessa una carta di credito aziendale , è necessario che il dipendente comprenda come utilizzare tale carta. Alcune aziende offrono anche corsi di formazione sull'uso delle carte di credito aziendali in modo che le informazioni di base sul loro utilizzo siano comuni a tutti e nessuno può dire di non essere a conoscenza delle regole di emissione.
Un pericolo primario delle carte di credito aziendali è quando i dipendenti mescolano l'uso personale e aziendale . Ovviamente, in nessun momento si dovrebbe addebitare una spesa personale contro una carta di credito aziendale. Fortunatamente, con i giusti controlli su quella carta, questi tipi di problemi di spesa possono essere controllati ed eliminati. Nella maggior parte dei casi, questi problemi si verificano quando un dipendente desidera saltare la seccatura di effettuare due transazioni diverse contemporaneamente, pensando "Posso rimborsare l'azienda più tardi". D'altra parte, in molti casi questo calcolo non ha mai luogo e mette il dipendente in rotta di collisione con la direzione dell'azienda.
Un'applicazione liberale di buon senso
Se c'è un lato positivo nell'uso delle carte di credito aziendali , è la capacità delle aziende di tenere i dipendenti consapevoli di essere osservati.
Questo non dovrebbe essere motivo di preoccupazione, tuttavia. Dovrebbe far notare ai dipendenti che la loro spesa in nome dell'impresa è importante e che dovrebbero esercitare il buon senso nel modo in cui spendono le casse della società. Qualcos'altro influenza solo negativamente la linea di fondo di un'azienda, cosa che colpisce anche gli impiegati.