Esistono diversi programmi di carte di approvvigionamento, alcuni riguardano solo l'uso di fornitori approvati dall'azienda, mentre altri consentono l'utilizzo di qualsiasi fornitore.
Gli acquisti effettuati da un dipendente utilizzando una carta di approvvigionamento sono generalmente di valore basso e di piccole dimensioni. Un sacco di reazioni negative sui programmi di carte d'appalto sono specificamente mirate all'abuso della carta da parte dei dipendenti. Tuttavia, i benefici dei programmi di approvvigionamento sono di gran lunga maggiori dei rischi e dei costi legati alla gestione del programma.
Vantaggi delle carte di approvvigionamento
Il governo degli Stati Uniti ha riscontrato che gli acquisti inferiori a $ 2500 comprendevano solo il 2% della spesa pubblica complessiva, ma che rappresentavano l'85% di tutti gli acquisti. Poiché i costi amministrativi di questi piccoli acquisti spesso superavano la spesa effettiva in dollari, l'uso delle schede di approvvigionamento è aumentato in molti dipartimenti governativi. Un'agenzia governativa, il Dipartimento del commercio, stimò che l'uso di carte di approvvigionamento li salvasse oltre 22 milioni di dollari all'anno sui costi amministrativi e sulla riduzione dei tempi di elaborazione degli acquisti.
L'uso delle carte ha permesso ai reparti acquisti di concentrare i propri sforzi sul 15% della spesa totale per gli acquisti, che rappresenta il 98% della spesa totale.
Implementazione di controlli interni
L'abuso di carte d'appalto è una notizia principale, ma spesso questi abusi, soprattutto nei dipartimenti governativi, di solito mostrano un alto valore in dollari, ma spesso rappresentano meno della metà dell'uno per cento della spesa totale.
Tuttavia l'abuso si verifica ma può essere controllato implementando adeguati controlli interni per ridurre sprechi e abusi.
Una forte direzione di gestione è cruciale per un programma di carte d'appalto di successo. La direzione dovrebbe definire chiaramente quali sono gli usi consentiti per la carta e definire e imporre le sanzioni per la morosità, la frode e l'abuso di pagamento. Naturalmente, le procedure e le risorse del back office devono essere implementate per implementare i controlli. Se non ci sono abbastanza risorse per monitorare e gestire gli abusi delle carte d'appalto, gli abusi continueranno e aumenteranno man mano che i suoi utenti vedono la mancanza di impegno nel programma.
Chi ottiene una carta?
Un altro aspetto negativo dei programmi di carte di gara è che le aziende pensano di dover distribuire carte a tutti i dipendenti che effettuano acquisti. Questo non è il caso; all'emissione di una carta d'appalto viene data fiducia. Una società deve essere in grado di fidarsi dell'utente della carta in quanto in realtà spendono i soldi dell'azienda . Dovrebbe essere in atto un processo di approvazione in cui i dipendenti devono essere selezionati, esaminati e approvati. Se un dipendente ha un cattivo credito, allora dovrebbe ricevere una carta di approvvigionamento aziendale?
Imporre limiti di spesa
Come qualsiasi carta di credito, dovrebbe esserci un limite di credito per l'utente.
Le società di carte di credito danno ai titolari delle carte un limite basato sulla loro capacità di pagare. Per i titolari di carte d'appalto, le società dovrebbero dare ai titolari della carta un limite di spesa adeguato alla loro posizione e alla loro probabile spesa. Ad esempio, a una persona impiegata come analista IT può essere richiesto solo l'acquisto di inchiostro per stampanti e periferiche per computer di piccole dimensioni che possono raggiungere solo un paio di centinaia di dollari l'anno. Il limite di spesa per questo dipendente dovrebbe riflettere questo e non dare un limite di spesa globale di $ 2500 che può essere dato a tutto il personale IT. I limiti di spesa dovrebbero essere rivisti su base periodica in modo tale da fornire ai dipendenti un livello appropriato in base alla spesa effettiva.