Il software di contabilità può essere un ottimo strumento di gestione finanziaria
Quasi tutti i fornitori di software di contabilità hanno spostato i loro prodotti sul cloud e offrono servizi online basati su abbonamento che vanno da funzionalità di base a funzioni avanzate e prezzo. Per circa $ 10 / mese i venditori come FreshBooks e Zoho offrono pacchetti di avviamento adatti ai liberi professionisti e alle imprese individuali , tra cui fatturazione, tracciamento delle spese e reporting semplice.
Le aziende che sono incorporate e / o hanno dipendenti in genere hanno bisogno di pacchetti di contabilità più avanzati come QuickBooks e Sage 50 in grado di eseguire la contabilità a partita doppia, che include la contabilità clienti , contabilità fornitori e contabilità generale . Altre funzionalità disponibili nelle offerte più avanzate includono il libro paga, l'accesso multiutente, la conversione di valuta, il tempo e la fatturazione, il monitoraggio dell'inventario, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), l'analisi e altro.
Indipendentemente dalle tue esigenze, il software di contabilità può essere un buon compromesso tra provare a fare la tua contabilità usando fogli di calcolo e assumere un professionista per fare tutti i conti della tua piccola impresa.
Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo del software di contabilità per le piccole imprese:
1) Immediatezza
Indipendentemente dal fatto che tu stia gestendo un'operazione di vendita al dettaglio in cui ogni transazione viene inserita elettronicamente nel momento in cui si verifica o una consulenza di una sola persona in cui inserisci personalmente le tue transazioni ogni due settimane, utilizzando il software di contabilità per le piccole imprese ti costringe a tenere il passo con l'immissione dei dati e rimanere aggiornato.
Ed essere costretti a rimanere aggiornati ha l'ulteriore vantaggio di essere sintonizzato con il ritmo finanziario della tua piccola impresa. Hai una possibilità molto migliore di individuare un gap di flusso di cassa o un cliente che sta sviluppando un serio problema di credito rispetto alla piccola impresa che sta gettando tutte le fatture e le fatture in un cassetto e trattandole alla fine del trimestre o dell'anno.
2) Mobilità
Il software di contabilità basato sul cloud ti dà il vantaggio di poter accedere ai tuoi account aziendali da qualsiasi luogo. Oltre a supportare i browser Web più utilizzati, la maggior parte dei fornitori di software di contabilità online fornisce app per iPhone / iPad e Android, consentendo di (ad esempio):
- Invia una fattura direttamente dal tuo dispositivo mobile.
- Visualizza informazioni su client, spese o fatture.
- Registrare immediatamente le spese e allegare le ricevute. Ad esempio, puoi scattare una foto di una scheda cena con un cliente e allegarla a spese.
- Traccia il tempo fatturabile con un timer incorporato.
- Importa un nuovo cliente direttamente dalle informazioni di contatto del telefono.
Un altro vantaggio in termini di tempo e di risparmio di denaro del software di contabilità online è la possibilità di consentire al contabile l'accesso diretto ai libri tramite l'applicazione online, piuttosto che dover trasferire manualmente file cartacei o elettronici ogni volta che è necessario accedere ai propri account.
3) Centralizzazione
L'utilizzo del software di contabilità centralizza molti aspetti della gestione finanziaria della tua azienda in quanto sarai in grado di gestire attività quali gestione dell'inventario, fatturazione, busta paga e anche alcuni aspetti della gestione delle relazioni con i clienti tutto dal tuo programma di contabilità.
La centralizzazione consente di risparmiare tempo e denaro in quanto non è necessario acquistare programmi software separati per fare cose come i clienti delle fatture.
4) Semplifica la conformità fiscale
Oltre a mostrare la quantità di imposte pagabili su fatture particolari, il software di contabilità per piccole imprese consente anche di preparare report che mostrano, per esempio, la quantità di un'imposta specifica che la tua azienda ha pagato in un determinato periodo di tempo, rendendo più facile la raccolta dei dati è necessario compilare e archiviare i moduli di imposta governativa richiesti (ad esempio, in Canada, resi GST / HST ). Alcuni software di contabilità aziendale consentono anche di presentare direttamente i rendimenti GST / HST.
5) Fornisce strumenti di analisi
Avere un buon software di contabilità aziendale è come avere un consulente finanziario interno; i report personalizzabili consentono di analizzare diversi aspetti della tua piccola impresa, fornendo i dati necessari per prendere decisioni finanziarie migliori.
Rapporti come i riepiloghi dello stato patrimoniale mostrano esattamente come sta andando la tua attività al momento, mentre i rapporti come i clienti che ti pagano ti consentono di gestire più facilmente i tuoi crediti .
6) Precisione
Poiché il software di contabilità per le piccole imprese esegue molti dei calcoli necessari per te, i tuoi dati finanziari avranno un livello di accuratezza superiore a quello che avresti se avessi conservato i vecchi record di carta e penna, specialmente se hai diverse persone che inseriscono i dati .
Inoltre facilita l'accesso e fornisce informazioni accurate. Hai bisogno di un indirizzo postale di un fornitore? Sapere quando un cliente ha effettuato un ultimo pagamento su un conto in sospeso? O quante stuoie di yoga ACME hai in magazzino? Va tutto bene.