Una buona gestione del record commerciale significa meno stress del tempo fiscale
Ma mentre la maggior parte di noi sicuramente considera la gestione dei record aziendali come un'attività di scout e tende a dargli una bassa priorità, una buona gestione dei record non solo facilita la nostra vita lavorativa, ma può darci un vero sollievo dallo stress al momento dell'imposta.
Ecco cosa puoi fare per semplificare la gestione dei record:
1. Mantenere separati i costi aziendali e personali
Sembra facile, vero? Ma questa è la parte della gestione dei record che incide sulla maggior parte delle persone. Se prendi un potenziale cliente per una partita di golf, ad esempio, è una spesa personale o una spesa aziendale? (La risposta è personale perché le tasse verdi non sono spese aziendali deducibili.) I veicoli che utilizzi sia per motivi personali che aziendali sono un altro problema perenne. È necessario sapere quali sono le legittime spese aziendali e cosa no e assicurarsi che i record aziendali lo riflettano con precisione.
2. Ottieni una documentazione sufficiente per tutte le spese aziendali
Molti uomini d'affari commettono l'errore di pensare che "elenchi" siano sufficienti per scopi di gestione dei record. Ad esempio, hanno un elenco di acquisti sui loro estratti conto della carta di credito e pensano che sia abbastanza buono in termini di rivendicare tali acquisti come spese aziendali.
Sfortunatamente, il CRA (Canada Revenue Agency) è più esigente. Non accettano assegni di carte di credito o assegni annullati come documentazione sufficiente per le spese in caso di emissione di una fattura o di una ricevuta . L'IRS è più indulgente e, in assenza di una ricevuta, accetterà generalmente estratti conto della carta di credito e assegni annullati come prova delle richieste di rimborso spese.
In termini di tenuta dei registri, ci sono due punti da tenere a mente:
a) Ricevi sempre una ricevuta . Prendi l'abitudine di chiedere una ricevuta ogni volta che effettui un acquisto, non importa quanto sia piccolo. Anche piccole spese si sommano e hai bisogno della documentazione per i tuoi documenti aziendali.
b) Contrassegnare le ricevute, se necessario . Ci sono ancora aziende in giro a consegnare ricevute che non hanno nulla su di esse tranne la data in cui è stato acquistato l'articolo e quanto costa - il che non è molto utile quando si sta guardando una ricevuta cercando di capire cosa l'oggetto in questione era e in quale categoria di spesa aziendale si adatta.
Quando ricevi una ricevuta , guardala e scrivi le informazioni mancanti / rilevanti su di essa, come ad esempio a cosa serve la ricevuta e la categoria di spesa.
3. Ottieni un conto bancario separato per la tua attività
Mentre le commissioni per i conti delle banche commerciali sono notoriamente elevate rispetto ai conti personali, un conto bancario aziendale è assolutamente necessario per una buona gestione dei record aziendali. Un conto in banca commerciale ti aiuta a tenere separate le spese aziendali e personali. Depositerai tutti i tuoi profitti aziendali nel conto commerciale e ritirerai qualsiasi spesa o pagamento relativo al business dal solo account aziendale.
Che tipo di conto bancario commerciale dovresti ottenere? Un account chequing - preferibilmente uno che fornisce dichiarazioni mensili e restituisce gli assegni annullati.
I controlli aziendali semplificano la gestione dei record perché è possibile utilizzare la riga di promemoria sulla parte anteriore di ciascun controllo per documentare lo scopo commerciale della spesa.
4. Avere e utilizzare una carta di credito separata per le spese aziendali
L'utilizzo delle carte di credito personali per scopi professionali ti farà precipitare rapidamente in un pantano gestionale da record. Una carta di credito aziendale semplifica enormemente la gestione dei record aziendali, aiutando a tenere separate le spese personali e aziendali. (Aiuta anche a rendere la tua attività più professionale.)
5. Tieni un registro delle miglia del tuo viaggio d'affari
Se utilizzi uno qualsiasi dei tuoi veicoli per motivi di lavoro , un registro delle miglia sarà di grande aiuto nella gestione dei record.
Annoti la lettura di chilometraggio (o chilometro) sull'odometro all'inizio dell'anno e poi inserisca la data di chilometraggio da ogni volta che usa il veicolo per uno scopo di affari. Mantenere il tuo chilometraggio accedere al vano portaoggetti del tuo veicolo renderà tutto più semplice. Se si dispone di più di un veicolo che si utilizza a fini commerciali, tenere un registro di chilometraggio in ciascuno.
6. Conservare tutti i record aziendali per un anno fiscale particolare insieme
Avere i tuoi record aziendali sparsi dappertutto è una perdita di tempo reale quando si tratta di contabilità o di preparazione delle tasse e l'organizzazione del sistema di gestione dei record aziendali per anno fiscale renderà molto più facile trovare i record aziendali di cui hai bisogno quando ti serviranno loro.
7. Conservare i record aziendali per il periodo di tempo corretto
Per qualche ragione, sembra esserci molta confusione su quanto tempo devi conservare i tuoi documenti aziendali . Ai fini fiscali, "se archivi il tuo reso in tempo, conserva i tuoi documenti per un minimo di sei anni dopo la fine dell'anno fiscale a cui si riferiscono". Questo periodo di sei anni inizia dall'ultima volta in cui hai utilizzato i record aziendali, non dal momento in cui si è verificata la transazione.
Per le dichiarazioni dei redditi degli Stati Uniti, "conservare i record per 3 anni dalla data di deposito della dichiarazione iniziale o di 2 anni dalla data di pagamento dell'imposta, a seconda di quale data è successiva se si inoltra una richiesta di credito o rimborso dopo aver inviato la restituzione. per 7 anni se si presenta una richiesta di perdita per titoli senza valore o detrazione di crediti inesigibili ".
8. Il software di contabilità lo rende facile
Con la loro facilità d'uso, l'accessibilità dai dispositivi mobili e il basso costo, i moderni pacchetti software di contabilità aziendale basati su cloud possono semplificare notevolmente la gestione dei record . Per circa $ 10 al mese, i fornitori di software come FreshBooks e Zoho offrono pacchetti base di base adatti a freelance e ditte individuali , tra cui fatturazione , tracciamento delle spese e reporting semplice. Pensa ai vantaggi di poter, ad esempio, inviare una fattura direttamente dal tuo smartphone, scattare una foto di una ricevuta di pranzo con un cliente e registrarla come spesa, o tracciare il tempo fatturabile con un timer incorporato.
Queste otto cose che puoi fare per rendere facile la tua gestione dei record non sono difficili. Come molte delle attività amministrative legate alla gestione di un'impresa, esse richiedono semplicemente l'instaurazione di buone abitudini e persistenza. Ma se applichi queste regole ora e seguirai, vedrai un'enorme differenza nei prossimi tempi fiscali e la tua contabilità sarà più facile tutto l'anno.