Come faccio a fatturare i clienti?
Quando inizi un'attività, una delle tue prime attività dovrebbe essere quella di decidere in che modo raccoglierai denaro dai clienti.
Il modo in cui ottieni denaro dai clienti dipende dal tuo tipo di business.
- Se ricevi denaro dai clienti tramite carte di credito o di debito, non devi preoccuparti della raccolta.
- Alcune aziende accettano solo contanti, ma ci sono problemi con un business di cassa, incluso il non tenere buoni record aziendali.
- Se non vieni pagato al momento della vendita, devi fatturare i clienti (comprese le altre attività commerciali), il che significa che dovrai trovare un modo per assicurarti che queste fatture vengano pagate.
Regola n. 1 per essere pagata dai clienti
La cosa più importante da ricordare in merito alla fatturazione e alla raccolta da parte dei clienti è che quanto più il conto non è pagato, tanto meno è probabile che si ottengano i propri soldi. Quindi dovrai impostare un processo di raccolta specifico e assicurarti di seguirlo con ogni cliente.
Un sistema per i clienti di fatturazione
Prima di estendere il credito ai clienti, inizia creando alcune norme sull'accettazione del credito, eseguendo controlli di credito e comunicando con i clienti sul processo di fatturazione e riscossione.
Quindi imposta un sistema per acquisire le informazioni sui clienti: chi ti deve dei soldi, quanto è dovuto e per quanto tempo è dovuto.
La maggior parte dei programmi software di contabilità aziendale ha un modulo cliente che consente di inserire questi dati.
È possibile inserire le fatture quando si esegue il lavoro o consegnare il prodotto e immettere i pagamenti non appena entrano. Tuttavia, è necessario tenere il passo con questa documentazione per tenere traccia dei crediti da saldare ( importi dovuti).
Un rapporto sull'invecchiamento dei conti clienti è il tuo strumento per decidere su una strategia di fatturazione per i clienti.
Invio di fatture
Ricorda la regola n. 1 delle raccolte quando consideri l'invio di fatture. Molte aziende inviano fatture ai clienti solo una volta al mese, il che significa che possono attendere fino a sei settimane per essere pagati (un mese per inviare il conto, quindi diverse settimane prima che il cliente paghi).
Invia le bollette più frequentemente o effettua telefonate intermedie per spingere i clienti a pagare. Alcune aziende inviano fatture in lotti, con una parte dei clienti fatturati ogni settimana. Questa fatturazione in batch aiuta a mantenere i contanti in arrivo su una base più continua.
Pianifica la tua strategia di lettera di fatturazione
Il tuo sistema di collezioni può includere telefonate, lettere o entrambi, a seconda del tipo di cliente. Una strategia è iniziare a un livello più basso di intensità e preoccupazione e gradualmente diventare più assertivi, quindi aggressivi. Questa strategia a livello crescente può funzionare sia per i promemoria di fatturazione per telefono o lettera o per e-mail.
- Livello uno - "Oops"
Questa lettera presuppone che il cliente abbia dimenticato di inviare il pagamento; è "probabilmente lo hai inviato ma il pagamento deve essere per posta.
- Livello due: che cosa è sbagliato?
Questa lettera presuppone che il cliente desideri pagare ma circostanze insolite impediscono il pagamento. La seconda lettera suggerisce alternative di pagamento, ma fornisce una data precisa entro la quale deve essere effettuato il pagamento.
- Livello tre: The Ultimatum
Questo livello dovrebbe essere una lettera. Si presuppone che il cliente non paghi e stabilisce una data precisa entro la quale il pagamento deve essere effettuato oi processi di raccolta saranno avviati. NON inviare questa lettera a meno che tu non intenda effettivamente andare alle raccolte su questo debito.
Se il cliente non pagherà semplicemente, dovrai fare il passo finale - portare la persona in un tribunale per le controversie di modesta entità o trasformare il conto in un'agenzia di recupero crediti . Leggi di più sulle tue alternative. I clienti non pagheranno.
Fatturazione dei clienti: mettere tutto insieme
In conclusione, prendi una decisione sulla tua strategia complessiva per la fatturazione. Manderai lettere? Usa il telefono? Una combinazione? Quando spedirai fatture o effettuerai telefonate?
Metti insieme un sistema generale, con lettere e script telefonici, poi fai in modo che tutto venga esaminato dal tuo avvocato per assicurarti di rispettare la legge.
Quindi utilizza il rapporto sull'invecchiamento dei tuoi crediti per guidarti mentre lavori attraverso questi account cliente e decidi le strategie di fatturazione.