Una fattura, a volte denominata fattura di vendita, è un documento inviato da un fornitore di un prodotto o servizio all'acquirente. La fattura stabilisce un obbligo da parte dell'acquirente di pagare, creando un credito . In altre parole, la fattura è una verifica scritta dell'accordo tra l'acquirente e il venditore dei prodotti o servizi.
Le fatture sono una parte importante del sistema di contabilità e contabilità della tua azienda perché registrano le transazioni di vendita.
Cosa include una fattura?
Le solite sezioni di una fattura includono:
- La data in cui è stata creata la fattura. Non dimenticarlo! La data della fattura avvia il ticchettio dell'orologio sul cliente. Se si dispone di termini (un limite di tempo per il pagamento), si desidera includere la data in modo che tutti sappiano quando è dovuto il pagamento.
- Nomi e indirizzi di clienti e fornitori. Se si sta creando la fattura nel software di contabilità, potrebbe essere necessario solo l'indirizzo email del cliente, ma è comunque consigliabile raccogliere e includere l'indirizzo fisico, nel caso sia necessario inviare una lettera o un documento reale.
- Contatta i nomi delle persone presso le due aziende (o aziendali e individuali). È una buona regola per le relazioni con i clienti per assicurarti di scrivere correttamente i nomi.
- Descrizione degli articoli acquistati , prodotti o servizi, inclusi prezzi e quantità. Spesso avrai descrizioni di articoli standard e numeri di inventario. Ma sii il più specifico e dettagliato possibile, quando crei la fattura. Questo evita problemi di confusione e "Non sapevo".
- Modalità di pagamento. Ad esempio, il fornitore potrebbe specificare "30 giorni netti", il che significa che l'intero importo è dovuto entro 30 giorni.
Come fatturare un cliente
È possibile che tu stia utilizzando un software di contabilità aziendale online o che tu stia utilizzando una fattura prestampata che completerai. Il processo funziona allo stesso modo per entrambi i processi di fatturazione.
Preparerai una fattura solo dopo aver spedito o consegnato il prodotto o il servizio al cliente.
- Inizia identificando il cliente . In alcuni casi, potresti anche voler identificare un sub-cliente o lavoro all'interno del file di quel cliente.
- Includere i numeri di documento precedenti relativi a questa vendita, compresi eventuali ordini di acquisto o accordi di vendita o stime.
- Identifica gli oggetti venduti e consegnati . Di solito, includi il nome del prodotto o del servizio, la quantità (o il tempo, per i servizi) e la tariffa (per articolo o per ora). Se si utilizza il software online, viene calcolato il totale per ogni articolo. Questo è il posto in cui potrebbe essere necessario classificare un elemento come " back ordered ".
- Ogni elemento riceve la propria riga e viene aggiunto il totale di tutte le linee.
- Successivamente, includerai informazioni sui depositi già effettuati dal cliente o eventuali sconti applicati a questa fattura.
- Si consiglia di offrire ai clienti diversi metodi di pagamento, eventualmente dando uno sconto per il pagamento in contanti.
- Includi i termini di spedizione per i prodotti spediti. Esistono due tipi: punto di spedizione FOB o destinazione FOB. (F OB sta per "free on board." ) Se i termini sono FOB, il corriere (che è il venditore) paga la spedizione. Se i termini sono di destinazione FOB, l'acquirente paga la spedizione. È anche una buona idea annotare se il cliente preleva l'oggetto o gli articoli, nel caso ci siano domande sull'oggetto ricevuto.
- Includi le condizioni di vendita. Cioè, quando vuoi che l'acquirente paghi e vuoi dare uno sconto per il pagamento anticipato? I termini sono espressi come questo 2/10 Net / 30. Ciò significa che darai uno sconto del 2% se il pagamento è ricevuto entro 10 giorni e l'intero saldo è dovuto in 30 giorni.
Le fatture possono essere spedite per posta o via email o via fax a un cliente.
Quando un cliente paga, il numero della fattura deve essere annotato sulla ricevuta di vendita e abbinato alla ricevuta di vendita nel software di contabilità, quindi è chiaro che la fattura è stata pagata. Il pagamento preleva l'importo residuo dal conto clienti.
Fatture contro ordini d'acquisto
Le fatture sono a volte confuse con gli ordini di acquisto . Gli ordini d'acquisto (OP) sono prima della transazione e le fatture sono successive alla transazione. Gli ordini di acquisto registrano un ordine da un cliente a un fornitore o fornitore.
Una fattura, d'altra parte, registra la ricevuta del prodotto o del servizio e, come indicato sopra, i termini di pagamento. Gli ordini di acquisto sono utilizzati da molte aziende come parte di un processo di approvazione. Alcune aziende richiedono ordini di acquisto di prodotti o servizi per un importo specifico.
Fatture vs fatture
La differenza tra una fattura e una fattura è l'attenzione e il punto di vista. La fattura viene creata da un fornitore ed è una dichiarazione di servizi o prodotti prodotti e consegnati a un cliente, compreso l'importo dovuto. È possibile creare una fattura prima o dopo la ricezione del prodotto o del servizio. È comune che una fattura venga inclusa con i prodotti consegnati, in modo che il destinatario possa spuntare gli articoli per assicurarsi che siano tutti presenti.
Una fattura è una richiesta di pagamento. Una fattura viene generalmente considerata dal punto di vista del cliente. È comune ricevere una fattura senza fattura, come in un ristorante o in un negozio al dettaglio. Di norma viene emessa una fattura con l'aspettativa di pagamento immediato.
Alcuni esempi di fatture
Questa fattura di esempio include informazioni canadesi, ma ti darà un'idea di cosa include una fattura .
Ecco alcune indicazioni passo passo per la creazione di una fattura.