Il sistema CCRRA: acquisizione, controllo, revisione, registrazione, atto
Ecco cinque semplici passaggi per creare un semplice sistema di registrazione dei dati finanziari: Cattura, Verifica, Registra, Rivedi, Agisci.
Per prima cosa, CATTURA le informazioni.
Se non è lì, non esiste. Quando inizi la tua attività, prendi l'abitudine di catturare tutto, quindi diventa automatico. "Cattura" è la parte più difficile e più importante del processo; si tratta di formare l'abitudine di raccogliere informazioni. Tieni traccia di ogni importo che spendi per la tua attività e di ogni importo che assumi come vendite. Non preoccuparti a questo punto di fare qualcosa con le informazioni. Assicurati solo che tutto ciò che acquisisci includa (a) una descrizione dell'articolo, (b) l'importo e (c) la data.
In secondo luogo, VERIFICARE per assicurarsi che le informazioni siano complete e corrette.
Ogni due settimane, passa un'ora a esaminare tutto e controllarlo. Controlla che tutte le informazioni che hai siano pronte per la registrazione.
Assicurati di aver incluso la data e l'importo, e abbastanza dettagli su quale sia stata la spesa per poterla registrare con precisione. Ad esempio, una nota per "carta, $ 3,55, 7/12" potrebbe non essere sufficiente informazione. Per cosa era la carta? Era un giornale che hai comprato per l'ufficio? O hai comprato una risma di carta per il computer?
Imposta un orario specifico per un appuntamento con te stesso al termine di settimane alterne (ogni altro venerdì, ad esempio) per controllare tutto. Non aspettare troppo a lungo; più a lungo si aspetta di farlo, più difficile sarà ricordare e raccogliere informazioni.
Terzo, REGISTRA le informazioni per salvarlo.
Registrazione significa mettere le tue informazioni finanziarie in una forma utilizzabile. Dopo aver controllato tutto, consegnalo al tuo contabile per registrarlo o registrarlo da solo. Fatelo mensilmente Inserisci le informazioni in un foglio di calcolo o in un software di contabilità. Potresti anche scoprire che il software online funziona per te, così tu e il tuo contabile potete sia vedere le informazioni sia discuterne. Assicurati di avere tutto registrato ogni mese, quindi puoi esaminarlo.
In quarto luogo, consolidare e rivedere le informazioni.
Dopo che le tue informazioni finanziarie sono state registrate ogni mese, stampa quattro rapporti:
- bilancio
- conto economico (p & l)
- relazione sull'affidabilità dei crediti , e
- conto fornitori.
Per ogni rapporto, includere un confronto con le stesse informazioni del report del mese scorso. Prestare particolare attenzione alle informazioni specifiche contenute in questi rapporti.
Infine, ACT, in base a ciò che sai.
Nella maggior parte dei casi, "ACT" può significare non fare nulla, se tutto sembra a posto.
In altri casi, potrebbe significare fare un cambiamento. Crea "punti trigger" in cui le informazioni ti obbligano ad agire. Ecco alcuni punti trigger suggeriti:
- Bilancio Se vedi che le passività aumentano di mese in mese per tre mesi (il che probabilmente significa anche aumento delle attività e / o delle spese), ridurre le spese.
- Conto economico . Se vedi che una spesa particolare aumenta come percentuale delle vendite, chiediti perché è in aumento. Se l'aumento è necessario, potresti voler tagliare la spesa per altre spese, per mantenere il tuo livello di profitto.
- Accounts Receivable Invecchiamento . Essere assertivo nel perseguitare i debitori lenti. Più a lungo si lascia andare il debito non pagato, meno è probabile che si riceverà il denaro. Imposta un sistema di raccolta, come ho discusso sopra, per assicurarti di essere pagato in modo tempestivo e che i debitori lenti non siano disposti ad assumere che tu non voglia i tuoi soldi.
- Contabilità fornitori . Paga quanto puoi nel più breve tempo possibile. Prova a pagare in anticipo per ottenere sconti. Se non puoi pagare tutte le tue fatture, paga quelle che ti faranno incorrere in sanzioni o che influenzeranno il tuo rating. Anche se qualcun altro è responsabile del pagamento delle bollette, tu sei la persona che è in ultima analisi responsabile per assicurarsi che i tuoi debiti commerciali siano pagati.
Anche se non hai familiarità con i sistemi finanziari, dovresti essere in grado di impostare questo in movimento e mantenerlo in esecuzione. La parte più difficile è la raccolta delle informazioni. Una volta che hai formato l'abitudine alla collezione, troverai che il resto verrà con esso.
Ricorda, CCRRA - Acquisisci informazioni finanziarie per la tua attività, controlla ogni due settimane, registra e rivedi le informazioni mensilmente, quindi agisci come necessario per mantenere la tua situazione finanziaria senza intoppi. Se segui questo semplice sistema in cinque fasi, riduci al minimo la "spazzatura" ei problemi che ne derivano e ottimizzerai la tua situazione finanziaria.
Un sistema finanziario ben organizzato manterrà la vostra attività finanziariamente redditizia per molti anni a venire.