Permettere alla tua azienda di continuare a trattare i lavoratori come imprenditori indipendenti
L'IRS monitora da vicino le aziende per assicurarsi che non stiano erroneamente classificando i lavoratori come appaltatori indipendenti al posto dei dipendenti . Gli appaltatori indipendenti non hanno tasse di occupazione trattenute e non vengono pagate altre tasse per gli appaltatori che sono pagati per i dipendenti.
Se trattate in modo non corretto i lavoratori come appaltatori indipendenti e l'IRS determina che sono dipendenti, potrebbe costare denaro alla vostra azienda in multe e sanzioni per il mancato pagamento delle imposte sul lavoro .
C'è un'eccezione a questa regola. La tua azienda potrebbe essere in grado di soddisfare requisiti speciali per evitare di classificare i lavoratori come dipendenti e pagare le imposte sul lavoro in base alle loro retribuzioni. Questo rilievo è discusso nella Sezione 530 del Codice di Internal Revenue.
La sezione 530 di soccorso è un esempio di una disposizione di approdo sicuro secondo alcune leggi federali. Una disposizione di approdo sicuro consente la protezione dalla responsabilità o dal pagamento se la persona o l'attività commerciale può mostrare uno sforzo in buona fede per conformarsi alla legge. Di solito, questo significa conformità con requisiti specifici.
Cosa succede se un datore di lavoro non classifica correttamente i lavoratori
Diciamo che l'azienda C ha alcuni lavoratori che hanno considerato appaltatori indipendenti. Per due anni, la società non ha trattenuto le imposte sul reddito federali da questi lavoratori e non ha detratto le tasse FICA (per la sicurezza sociale e Medicare) dai pagamenti a queste persone.
L'IRS è arrivato alla società e ha stabilito che i lavoratori avrebbero dovuto essere trattati come dipendenti. Dal momento che nessuna imposta FICA è stata trattenuta per quel periodo di due anni, la società avrebbe potuto essere ritenuta responsabile per tali pagamenti, oltre a multe e sanzioni.
Come funziona la Sezione 530 Protezione
La Sezione 530 dell'Internal Revenue Code (PDF) parla di "Controversie che coinvolgono il fatto che gli individui siano dipendenti a fini di imposte sull'occupazione". Le disposizioni della Sezione 530 consentono a un'impresa di evitare di pagare le imposte sul lavoro se l'azienda tratta i lavoratori come appaltatori indipendenti, ma l'IRS afferma di essere dipendenti.
La sezione 530 stabiliva un porto sicuro per i datori di lavoro. Ciò significa che un'azienda non può essere ritenuta responsabile delle imposte sul lavoro, come nell'esempio sopra riportato. Se l'azienda può dimostrare di avere una base ragionevole per trattare i lavoratori come appaltatori indipendenti, le tasse, le multe e le sanzioni possono essere derogate.
Sezione 530 Requisiti di sussidio
La sezione 530 Relief Requirements (PDF) elenca tre requisiti per ricevere un'esenzione porto sicuro. Tutti e tre devono essere presenti:
1. Base ragionevole. La tua azienda deve avere una base ragionevole per non trattare i lavoratori come dipendenti. Questa ragionevole base potrebbe essere stabilita da:
- Un caso giudiziario collegato o una sentenza dell'IRS.
- Un precedente audit IRS che includeva un esame delle imposte sul lavoro in un momento in cui si trattava di lavoratori simili come appaltatori indipendenti e che non risultavano nella riclassificazione IRS di questi lavoratori.
- Puoi dimostrare che un segmento significativo del tuo settore ha trattato lavoratori simili come appaltatori indipendenti,
- Ti sei affidato ad altre basi ragionevoli, come il consiglio di un avvocato o ragioniere che conosceva i fatti sulla tua attività.
Coerenza sostanziale. Inoltre, voi e tutti i datori di lavoro precedenti avete trattato i lavoratori e tutti i lavoratori simili SOLO come contraenti indipendenti.
Se hai trattato lavoratori simili come dipendenti, questo rilievo non è disponibile.
Coerenza di segnalazione. Infine, la tua azienda deve sempre presentare tutte le dichiarazioni dei redditi federali coerenti con il trattamento dei lavoratori in qualità di contraenti indipendenti e non dipendenti. Questo trattamento includerebbe dare ai lavoratori il modulo 1099-MISC come sommario dei salari annuali e non in qualsiasi momento gli W-2. (Ulteriori informazioni sulla differenza tra Modulo 1099-MISC e Modulo W-2 ). Relief non è disponibile per nessun anno e per i lavoratori per i quali non hai inviato i dati richiesti.
Un esempio
Per continuare l'esempio sopra, la Società C:
- Può dimostrare che trattare gli operai come contraenti indipendenti era uno standard del settore (Base ragionevole)
- Trattati tutti i lavoratori simili come appaltatori indipendenti (consistenza sostanziale), e
- Ha costantemente preparato moduli 1099-MISC ogni anno per tutti i lavoratori in questo caso (coerenza di reporting).
Un'altra possibilità per determinare lo stato del lavoratore
Se non sei sicuro di trattare correttamente i lavoratori come contraenti indipendenti, puoi chiedere all'IRS una decisione. Usa IRS Form SS-8 per richiedere una determinazione dall'IRS. Il modulo ti porta attraverso una serie di domande sulla tua relazione con i lavoratori. L'IRS rivede la situazione ed emette una decisione. L'IRS afferma che una recensione SS-8 non è collegata a una valutazione della Sezione 530; questi sono due processi separati.