È possibile che tu stia iniziando un'attività, avendo assunto il tuo primo dipendente o stia pensando di avere dipendenti e ti stai chiedendo se devi elaborare autonomamente il libro paga o ottenere un servizio di elaborazione delle buste paga.
Mentre pesate le opzioni per l'elaborazione delle buste paga e la gestione delle imposte sui salari, potrebbe essere utile considerare le attività relative all'elaborazione delle buste paga dei dipendenti e al pagamento e alla comunicazione delle imposte sui salari.
Per questa discussione, supponi che tutti i tuoi dipendenti siano collaboratori regolari e non indipendenti.
In primo luogo, alcune decisioni sui salari da effettuare
Potresti voler utilizzare questo articolo sulla selezione delle opzioni per l'elaborazione delle imposte sui salari e sui salari, per aiutarti a prendere una decisione.
Prima di iniziare l'elaborazione del libro paga
Mentre assumi dipendenti, ci sono i documenti che tu e loro devono completare. Ogni nuovo dipendente deve avere nuovi moduli di noleggio firmati e inseriti in un file specifico. Per aiutarti a impostare il libro paga, ecco una lista di compiti che devono essere completati e le decisioni che devono essere prese su come pagherai i dipendenti.
Elaborazione del libro paga
Il libro paga viene elaborato alla fine di ogni periodo del libro paga (settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile).
Il primo compito è preparare uno stipendio per ogni dipendente. Per fare questo, devi:
- Calcola la retribuzione lorda per il dipendente, a seconda che questa persona sia stipendiata o ogni ora.
- Prendete le detrazioni per l'imposta sul reddito federale (ritenuta d'acconto) , le detrazioni salariali per previdenza sociale e Medicare, le trattenute di stato e altre detrazioni concordate dal dipendente.
Dopo aver preparato gli assegni
Dopo aver eseguito i calcoli dello stipendio e preparato uno stipendio per ciascun dipendente, è necessario completare altri compiti prima che il processo di gestione stipendi per quel periodo di pagamento sia completo.
1. È necessario calcolare l'importo dovuto sia per le quote del datore di lavoro che per quelle dei dipendenti delle imposte FICA (previdenza sociale e assistenza sanitaria) e accantonare un importo pari a entrambe le parti dell'impiego e del datore di lavoro di tali imposte, da pagarsi in un secondo momento, mediante busta paga depositi fiscali
2. È necessario calcolare tutto il trattenimento per tutti i dipendenti e accantonare questo totale per essere pagato successivamente, attraverso i depositi delle imposte sui salari.
Fare i depositi delle imposte sui salari
A seconda delle dimensioni del tuo libro paga, devi effettuare versamenti fiscali sui salari sull'IRS su base semestrale o mensile per:
- le somme trattenute dalla retribuzione dei dipendenti per le imposte sul reddito federali e statali
- gli importi detratti dalla retribuzione dei dipendenti per la previdenza sociale e Medicare
- gli importi dovuti come datore di lavoro per la previdenza sociale e il Medicare.
È possibile effettuare i pagamenti del deposito delle imposte sui salari sul modulo 8109 o utilizzando il sistema di archiviazione elettronica IRS (EFTPS) .
Altri depositi delle imposte sui salari
Oltre alle trattenute federali e ai contributi di previdenza sociale / Medicare, devi:
- Effettua regolarmente i pagamenti per l'imposta federale sulla disoccupazione.
- Fai i depositi delle imposte sui salari al tuo stato, e possibilmente la tua località in aggiunta ai depositi delle imposte sui salari federali.
Segnalazione delle imposte sui salari
Le aziende sono inoltre tenute a presentare regolarmente rapporti sulle imposte sui salari.
Devi:
- Invia un rapporto trimestrale all'IRS sul modulo 94 1 che mostra l'importo della tua responsabilità fiscale sui salari e gli importi che hai pagato su questa passività durante il trimestre precedente.
- Invia un rapporto annuale sulla tassa di disoccupazione sul modulo 944 all'IRS indicando l'importo della tua responsabilità fiscale per la disoccupazione e gli importi che hai pagato su tale responsabilità.
- Invia altri disoccupati statali e rapporti di risarcimento dei lavoratori.
Mantenere le attività del libro paga dritte
Per assicurarti di non perdere alcun pagamento o rapporto sulle imposte sui salari, imposta un calendario fiscale sui salari.