Il fornitore produrrà un'offerta basata sulla sua comprensione dei requisiti specificati nella RFP e le offerte concorrenti saranno valutate per produrre la selezione del fornitore vincente o un elenco ristretto di fornitori che poi consegneranno le presentazioni alla società .
Definizione della richiesta di documento di proposta
Il documento RFP è fondamentale per ottenere un fornitore in grado di soddisfare i requisiti aziendali di un cliente. Se il documento è difettoso, in base a requisiti ambigui, requisiti mancanti o requisiti irragionevoli del fornitore , la procedura RFP porterà a offerte incomplete o, in alcuni casi, nessuna offerta. I fornitori non sono tenuti a presentare offerte per ogni RFP che ricevono e, anche se potrebbero soddisfare i requisiti RFP, potrebbero non avere la capacità di fornire i requisiti in modo tempestivo. Il successivo si trova spesso quando un cliente invia RFP a venditori più piccoli che possono essere leader nel proprio settore, ma non hanno i mezzi o la capacità di soddisfare le esigenze del cliente.
Ogni richiesta di offerta sarà diversa in base ai requisiti che sono stati definiti e alle esigenze specifiche del cliente. Anche all'interno della stessa azienda, un documento RFP può differire a seconda dei requisiti principali. Per alcuni RFP, l'attenzione può essere sul prezzo, mentre altri possono concentrarsi sui tempi di consegna o sui requisiti di qualità per gli articoli necessari.
Caratteristiche specifiche del documento RFP
Ci sono alcune caratteristiche del documento RFP che sono richieste. Ad esempio, ciascuna RFP dovrebbe avere una data e un'ora specifiche in cui il cliente richiede a tutti i potenziali fornitori di presentare un'offerta. Se le offerte vengono presentate dopo tale data, devono essere scartate. Se un venditore non può presentare un'offerta in tempo, questo potrebbe indicare un possibile problema con l'organizzazione e forse problemi di consegna.
Tuttavia, il cliente deve dare ai venditori un tempo sufficiente per presentare un'offerta. Se i requisiti sono particolarmente complessi, i fornitori potrebbero dover assemblare un team di risposta per suddividere i requisiti in aree che possono comprendere e quindi assemblare un'offerta. Se la linea temporale definita nella richiesta di offerta è troppo breve, le risposte possono essere affrettate e i fornitori potrebbero indovinare la complessità del progetto, piuttosto che comprenderlo appieno. Ciò porterà a offerte inaccurate ea una procedura RFP sprecata.
Il documento RFP dovrebbe indicare il processo se i fornitori hanno ulteriori domande sui requisiti specificati nella RFP. I fornitori non dovrebbero essere autorizzati a chiamare il cliente in quanto ciò può portare a un fornitore di informazioni aggiuntive che offre loro un vantaggio competitivo.
È meglio organizzare una chiamata in conferenza in modo che i rappresentanti di ciascun fornitore possano chiedere e ascoltare le domande rivolte al cliente. Ciò garantisce un equità nel processo di offerta.
Un documento RFP deve anche specificare chiaramente il formato della risposta RFP dei fornitori. Se questo non è chiaramente definito, verranno inviate risposte in formati diversi e sarebbe impossibile confrontare le offerte del fornitore. Il formato della risposta dovrebbe identificare ciò che è richiesto dal venditore in ogni sezione, come riferimenti, curriculum di potenziali membri del team, un documento con la comprensione dei requisiti da parte dei fornitori e un formato per il prezzo. Se ciascun venditore aderisce al formato di risposta corretto, questo renderà più facile il confronto delle offerte.